FORMATO DEL ACTA. PARTES 1. MEMBRETE: Si la institución utiliza papel de seguridad membretado puede suprimirse este apartado 2. Título del documento 3. Encabezado, y Registro de Miembros: presentes, ausentes con o sin justificación, registro de invitados. Capítulo I. Determinación y aprobación del cuórum. Capítulo I. Lectura y aprobación del orden del día. Capítulo II. Lectura y aprobación del acta de la sesión anterior 4. Cuerpo del Acta: Capítulo IV y siguientes. 5. Párrafo de cierre 6. Firma(s) DESCRIPCIÓN DE LAS PARTES: 1. MEMBRETE: Incluir en la esquina superior izquierda el logotipo de la institución. Además, se debe foliar en el margen superior derecho frente de cada folio en razón de una futura encuadernación y para una mejor visibilidad. 2. TÍTULO DEL DOCUMENTO: Se indica que es un documento tipo Acta, se debe identificar si la sesión es ordinaria extraordinaria y el número que corresponde según el orden consecutivo que generalmente suele llevar y el año en cuatro dígitos. Es importante señalar que la numeración de las actas debe ser consecutiva independientemente de si es ordinaria o extraordinaria. Cada año se debe reiniciar el consecutivo. (MAYÚSCULA, negrita y a espacio sencillo). Ejemplo: ACTA ORDINARIA 20-2019. 3. ENCABEZADO Y REGISTRO DE MIEMBROS PRESENTES, AUSENTES CON O SIN JUSTIFICACIÓN E INVITADOS Es el párrafo inicial de un acta; en este se consignan los siguientes datos básicos establecidos en el artículo 56 de la Ley General de la Administración Pública: número de sesión, lugar, fecha y hora de reunión en letras, lista de personas asistentes, ausentes con o sin justificación e invitados. Con respecto a los asistentes se registra el nombre completo de todas aquellas personas que estuvieron presentes en la sesión del cuerpo colegiado. Al lado del nombre se indicará, cargo y la función representativa dentro del órgano. Los nombres se mencionan respetando el orden jerárquico. En párrafos aparte se indican los miembros ausentes con justificación y sin justificación y los invitados. Ejemplo: ACTA ORDINARIA 20-2019. Acta número veinte correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Junta Directiva del ITCO a las catorce horas con catorce minutos del ocho de junio de dos mil diecinueve, presidida por el señor Donato Mora Cascante, presidente, con la asistencia de los siguientes miembros: Edgar López Gud, vicepresidente, Ana Soto Agüero, secretaria de actas, Luz Chacón León, primer vocal y María Fernanda Guzmán Calderón, fiscal. Ausentes con justificación: las señoras Raquel Umaña Alpízar, tesorera, Rocío Valle Fallas, segundo vocal, ------------------------------------------------Invitados: señores Roger Chaves Rocha, jefe del Departamento Administrativo Financiero e Ivannia Vega Trejos, jefa del Departamento Servicios Externos. 4. CAPÍTULOS I, II Y III DEL ACTA Se refiere a los aspectos de cuórum, orden del día y lectura del acta de la sesión anterior. Ejemplo: CAPITULO I. REVISIÓN Y APROBACIÓN DEL ORDEN DEL DÍA.---------------------------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO 1. Revisión y aprobación del orden del día de la sesión 20-2019 ---------------------------------------------------------------------------------ACUERDO 1. Se lee y aprueba el orden del día n° 18-2016 propuesto para esta sesión sin modificaciones y adiciones. Aprobado por unanimidad.-------5. CUERPO DEL ACTA El resto del acta estará estructurada en capítulos, artículos y acuerdos de la siguiente forma: Se desarrollan los capítulos que de acuerdo con la temática del órgano colegiado sean necesarios, a partir del IV. Así: Ejemplo: CAPÍTULO IV. INFORME DE PRESIDENCIA. ARTÍCULO 4. Informe relativo a un punto básico. Se refiere a las reuniones mensuales e indica el señor Mora que solamente se han podido realizar dos veces en este semestre,por temas de sobrecarga de trabajo, que se han venido suscitando en el ámbito empresarial. El seño López propone la moción referente a que se apruebe el rubro de horas extras para cubrir las sobrecargas de trabajo. Se somete la moción a voto y se aprueba por unanimidad. ACUERDO 4. Se acuerda aprobar el rubro de horas extras a partir del próximo mes. ACUERDO FIRME. 6. PÁRRAFO DE CIERRE: Es el párrafo que indica que la sesión ha finalizado y a qué hora. Se debe indicar la hora en letras. Ejemplo: Al ser las dieciséis horas con treinta minutos se levanta la sesión. 7. FIRMAS: De acuerdo con lo que establece el artículo 56 de la Ley General de Administración Pública, las actas serán firmadas por el Presidente y por aquellos miembros que hubieren hecho constar su voto disidente. Ejemplo: Dennis Portugez Cascante, Presidente Javier Gómez Jiménez Voto disidente , acuerdo 4 Nota: El párrafo anterior no impide que personas habilitadas por normativa (leyes, reglamentos y directrices) incorporen sus firmas al acta.
Las actas constituyen el tipo documental que refleja y testimonia las funciones y actividades del quehacer institucional, permiten conocer los movimientos importantes de una sociedad a través de sus acuerdos; convirtiéndose en la constatación escrita de la historia de la organización en particular y de la sociedad en general. Por dicha razón deben ser elaboradas de manera metódica y ordenada. Definiciones Acta: Documento de carácter permanente en el cual se refleja lo que históricamente ha sido el quehacer de una institución, un órgano o grupo colegiado. Se considera un testimonio de los hechos ocurridos en una sesión dado que registra todas las deliberaciones y acuerdos que fueron tomados. Acuerdo firme: es aquel que se aplica desde el momento mismo de su aprobación, por lo que no será necesario que el acta sea aprobada para su debida ejecución. Su firmeza debe ser acordada por dos tercios de la totalidad de los miembros del colegio, según lo dispuesto en el artículo 56, inciso 2) de la Ley General de la Administración Pública. Acuerdo: es la decisión tomada una vez deliberado un determinado asunto. Artículo: corresponde al detalle de los temas que debe deliberar el órgano colegiado. Capítulo: apartados en los que se estructura el acta. Espacio: Distancia horizontal de escritura. Estilo: Disposición de las partes del acta. Expediente de actas: Es el conjunto de documentos conocidos en cada una de las sesiones del órgano colegiado que sirven para la toma de decisiones y respaldan los acuerdos tomados. Fecha: Lugar de origen del documento, día, mes y año de creación. Foliación: Acción y efecto de numerar las hojas o folios de los documentos mediante la secuencia de los números naturales, sólo por una de las dos caras llamada frente, mientras que la otra queda sin numerar y se llama folio vuelto. Folio: Hoja de papel que compone un tomo. Este concepto no debe confundirse con la página, que corresponde a cada una de las caras de un folio Interlínea: Distancia vertical entre dos renglones. Por extensión se le denomina renglón. Logotipo: Símbolo que identifica a una organización. Mayoría Absoluta: Corresponde a la mitad más uno de los votos de los miembros presentes en la sesión del órgano colegiado. Mayoría Calificada: Es un número de votos superior al requerido para la mayoría absoluta, corresponde generalmente a dos tercios de los miembros presentes. Mayoría: La cifra mayor de votos emitidos Membrete: Información que identifica a la persona u organización que produce el documento. Organización: Conjunto de oficinas, dependencias o empleos que forman un cuerpo, institución o entidad que persiguen el cumplimiento de objetivos. Órgano colegiado: Se caracteriza por que el titular del órgano es un grupo de personas físicas que actúan en plano de igualdad, unos respecto de los otros. Las personas físicas que lo componen están llamadas a deliberar simultáneamente a efecto de formar la voluntad del órgano. Renglón: Serie de palabras o caracteres escritos y espacios entre palabras en sentido horizontal en una misma línea. Texto: contenido del acta. Tomo de actas: Conjunto de actas organizadas que conforman una unidad como resultado de una misma actividad. Voto disidente: Es el voto contrario al acuerdo adoptado por el órgano colegiado, debe expresar los motivos que lo justifiquen, el miembro que lo realiza queda exento de las responsabilidades que pudieren derivarse de dicho acuerdo. Tamaño de la hoja. Se recomienda tamaño oficio ya que permite una mejor manipulación del tomo. Debido a que mediante resolución CNSED-01-2014, publicada en La Gaceta n°. 05 de 8 de enero de 2015 se declararon las actas de órganos colegiados con valor científico cultural, la calidad de papel a utilizar, así como la tinta deben obedecer a lo estipulado en la Directriz para la producción de documentos en soporte papel de conservación permanente, publicada en la Gaceta n°. 39 del 25 de febrero de 2015. Con respecto a la confección material de las actas, se deben elaborar en todo caso con nitidez y exactitud. Resultan improcedentes las tachaduras, entrerrenglonados, borrones y alteraciones, pudiéndose subsanar cualquier error mediante nota al final del texto y previo a las firmas pertinentes. Cada folio deberá contener 30 líneas o renglones, para ello debe escogerse en el procesador de texto la opción de interlineado exacto en 23 puntos aproximadamente. Se utilizará la fuente en tamaño 12, tipo Times New Roman o Arial, preferiblemente, evitando el uso de letras poco legibles o informales. Se debe utilizar siempre un mismo tipo de letra, de manera que cada página contenga treinta renglones3 Al finalizar un párrafo, si aún queda espacio para completar la línea o renglón, éste deberá llenarse empleando una línea, como se mostró en ejemplos anteriores. Debe considerarse dejar un espacio prudente, en los márgenes para que faciliten su proceso de empaste y posterior manipulación.
La cantidad de folios que debe incluir cada tomo de actas es no menos de 250 y no más de 400 folios.
LOGO FOLIO -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ACTA ORDINARIA 20-2019. Acta número veinte correspondiente a la sesión ordinaria celebrada por la Junta Directiva del ITCO a las catorce horas con catorce minutos del ocho de junio de dos mil diecinueve, presidida por el señor Donato Mora Cascante, presidente, con la asistencia de los siguientes miembros: Edgar López Gud, vicepresidente, Ana Soto Agüero, secretaria de actas, Luz Chacón León, primer vocal y María Fernanda Guzmán Calderón, tesorera -------------------Ausentes con justificación: las señoras Raquel Umaña Alpízar, fiscal, Rocío Valle Fallas, segundo vocal, -------------Invitados: señores Roger Chaves Rocha, jefe del Departamento Financiero e Ivannia Vega Trejos, jefa del Departamento Servicios Administrativos. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------CAPÍTULO I. REVISIÓN Y VERIFICACIÓN DEL CUÓRUM-----------------------------------------------------------ARTÍCULO 1. Revisión y verificación de cuórum de la sesión 20-2019. ---------------------------------------------------ACUERDO 1. Se verifica la cantidad de asistentes y se aprueba con 5 miembros presentes. ACUERDO FIRME. CAPÍTULO II. LECTURA Y APROBACIÓN DE LA AGENDA. --------------------------------------------------------ARTÍCULO 2. Lectura, comentario y aprobación de la agenda de la sesión ordinaria 20-2019. ------------------------ACUERDO 2. Se lee, comenta y aprueba la agenda n° 20-2019 propuesta para esta sesión, sin modificaciones y adiciones. Aprobada por unanimidad. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------CAPÍTULO III. LECTURA Y APROBACIÓN DEL ACTA DE LA SESIÓN ANTERIOR. ---------------------------ARTÍCULO 3. Lectura, comentario y aprobación del acta n° 19-2019 del 8 de febrero del 2019. -----------------------ACUERDO 3. Se aprueba sin correcciones el acta n° 19-2019 del 8 de febrero del 2019. ACUERDO FIRME. CAPÍTULO IV. INFORME DE PRESIDENCIA.----------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO 4. Informe relativo a un punto básico. Se refiere a las reuniones mensuales e indica el señor Mora que solamente se han podido realizar dos veces en este semestre, por temas de sobrecarga de trabajo, que se han venido suscitando en el ámbito empresarial. El señor López propone la moción referente a que se apruebe el rubro de horas extras para cubrir las sobrecargas de labor. Se somete la moción a voto y se aprueba por unanimidad. ACUERDO 4. Se acuerda, con la totalidad de votos a favor, aprobar el rubro de horas extras a partir del próximo mes. ACUERDO FIRME. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------CAPÍTULO V. INFORME DE TESORERÍA. -----------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO 5. La señora Guzmán informa que no ha sido posible inscribir en el Banco Nacional las firmas para acreditarla a ella como nueva tesorera, por lo cual la señora Vega, anterior en el cargo, está aún colaborando y asesorando para la realización de las gestiones e informes pertinentes a las funciones respectivas. Procede a someter a votación el presupuesto para el 2020 después de la lectura y comentario de los rubros presupuestarios, en cuyo momento explica que hubo una disminución de remesas para gastos de representación. -----------------------------------------------------------------------------ACUERDO 5. Se acuerda, con la totalidad de votos, aceptar el presupuesto para el período 2020, según el documento entregado en la sesión a cada miembro presente. ACUERDO FIRME. CAPÍTULO VI. VARIOS. ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ARTÍCULO 6. El señor mora comunica los aspectos relacionados con la feria organizacional, por celebrarse durante las dos últimas semanas de noviembre y entrega desplegables con información alusiva a las actividades por desarrollar para que sean divulgadas dentro y fuera de la empresa. Al respecto, la señorita Chacón señala la necesidad de realizar una divulgación comprometida utilizando diferentes medios digitales para asegurar la cobertura más completa y oportuna. El vicepresidente, señor López, propone una moción para que se de directriz al Departamento Financiero en la asignación de un rubro que permita contratar un funcionario que se dedique exclusivamente a la divulgación por medios digitales. Se somete la moción a voto. Se aprueba por unanimidad. También, se somete a voto moción, relacionada con la anterior, por parte del señor Mora Cascante, presidente, para que se ordene al Departamento de Servicios Administrativos la contratación del funcionario para divulgación. Se aprueba por unanimidad.------------------------------------------------ACUERDO 6. Se acuerda destinar un rubro para cancelar el salario de un funcionario de divulgación, durante cinco meses anteriores a la feria organizacional. ACUERDO FIRME. -----------------------------------------------------------------------ACUERDO 7. Se acuerda que el Departamento de Servicios Administrativos contrate un funcionario para labores exclusivas de divulgación, durante cinco meses. ACUERDO FIRME. ------------------------------------------------------Al ser las dieciséis horas con treinta minutos se levanta la sesión. --------------------------------------------------------------
Ana Soto Agüero Secretaria de actas
Donato Mora Cascante Presidente
Asa