Manejo de archivos fisicos y electronicos
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Manejo de archivos fisicos y electronicos
- 1. MANEJO DE ARCHIVOS FISICOS Y ELECTRONICOS Bayron T. García Luisa Fernanda Goez Neydi Johana Hernández DOSENTE: Yamileth Vivas
- 2. ¿ QUE ES UN ARCHIVO Y UN DOCUMENTO? Se define archivo como el conjunto de varios documentos. También se puede definir como el lugar donde estos documentos se conservan documentos elaborados y recibidos por una entidad como consecuencia de la realización de sus actividades. Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.)
- 3. Según el grado o frecuencia de utilización: Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de consulta frecuente. Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado sobre ellos el trabajo concreto. Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor histórico, político, o documental.
- 4. Según el lugar de emplazamiento: Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado por distintos departamentos. Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad. Estos a su vez pueden ser: - Departamentales o por secciones.- en el propio departamento por ser utilizado constantemente por este. - Personales.- de cada puesto de trabajo para que pueda ser de acceso inmediato a la persona que trabaja con ellos.
- 5. ARCHIVO FÍSICO Son aquellos que en forma permanente van almacenar información en forma física. Cada archivo físico contiene únicamente un formato de registro fijo. Puede tener una vía de acceso en secuencia por claves para presentar de una forma mas eficiente los documentos según el orden en que se añadieron los registros. Custodia y administración de archivos físicos inactivos y activos manteniendo la confidencialidad y disponibilidad de la información. El proceso consiste en la recepción, codificación, elaboración de base de datos, almacenamiento , administración y transporte los archivos físicos.
- 6. ARCHIVO ELECTRONICO La Digitalización: Otro recurso informático útil para la gestión documental es la digitalización, que consiste en la captura de la información y su transformación a formato digital, para que se pueda manipular desde un ordenador. Es útil sobre todo para evitar la manipulación de la documentación original, documentos históricos, en mal estado y para documentos de mucha consulta y desde diferentes puestos de trabajo. Se pueden almacenar en formato de imagen, o en formato de texto, para lo cual es necesario utilizar un programa de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), es una tecnología cara y esta tarea se complementa con una indexación de los documentos.
- 7. La Intranet: Es un recurso para la gestión integral de la documentación activa de una institución. Es un modelo de arquitectura de red, que usa protocolos y estándares abiertos, transparente con Internet y que dispone de un modelo de cliente universal ósea el navegador. Se aplica sobre todos los documentos que una organización va produciendo como documentos de texto, correo electrónico, hojas de cálculo, etc. y sus aplicaciones a sus bases de datos, etc.
- 8. Sistemas de archivos de red: Un sistema de archivos de red es un sistema de archivos que accede a sus archivos a través de una red. Dentro de esta clasificación encontramos dos tipos de sistemas de archivos: los sistemas de archivos distribuidos (no proporcionan E/S en paralelo) y los sistemas de archivos paralelos (proporcionan una E/S de datos en paralelo).
- 9. CUSTODIA DE LOS ARCHIVOS La custodia de documentos es un paso más en la gestión documental e implica la existencia de un tercero que se responsabiliza de archivar, con garantías técnicas y legales, los documentos de otras organizaciones.