Organización de archivos físicos: paso a paso!

La organización de archivos físicos es un cuidado que debe existir en cualquier oficina, independientemente de su tamaño. Ayuda a prevenir la acumulación de roles, facilita el acceso a la información y genera seguridad contra pérdidas y pérdidas que pueden socavar las rutinas comerciales.

A medida que crece el negocio, aumenta el flujo de documentos en papel, que a su vez debe organizarse y almacenarse de la mejor manera posible para garantizar que todos los datos estratégicos e importantes de su negocio sean fácilmente accesibles, tanto Para consultas internas y para posibles compromisos fiscales.

A pesar de toda la tecnología que involucra escanear documentos, hay compañías que prefieren realizar el almacenamiento de ciertos archivos físicamente. Sin embargo, se debe tener cuidado: no hay ningún uso para almacenar documentos de forma desorganizada. Debe tener una organización de rutina y planificación para que los archivos permanezcan fácilmente accesibles cuando sea necesario.

¿Por qué organizar archivos físicos?

Nada peor que llegar por la mañana a la oficina y frente a una mesa llena de documentos apilados. O incluso necesita consultar un documento con urgencia y perder horas buscando documentos que no estén donde deberían.

La verdad es que cuanto más organización haya en la empresa, más productiva será la rutina, ya que ya no es necesario dedicar mucho esfuerzo a la búsqueda de documentos. Además, esta organización bien hecha también evita posibles pérdidas de archivos, lo que podría afectar el día a día del negocio.

Con tantas tareas, una rutina de ejecución y sin una organización estándar de documentos, es difícil recordar dónde se almacenó un archivo de hace dos años.

Cuando los archivos físicos están organizados, el departamento de recursos humanos puede encontrar rápidamente información de los empleados, los contadores pueden encontrar fácilmente datos con fines contables y los empleados de la escuela pueden acceder a los registros de los estudiantes rápidamente.

La gestión de archivos físicos es algo directamente relacionado con el aumento de la productividad en el negocio.

Indicaciones iniciales

Existen varios estándares de organización de documentos: ideográficos, numéricos, geográficos, alfabéticos, entre otros.

Antes de comenzar a crear un sistema de organización, es importante conocer la empresa, que son los sectores por niveles jerárquicos, las áreas que utilizan la mayor parte de la documentación y, a partir de ahí, establecer qué estándar realmente será efectivo para su realidad.

Organización de archivos físicos paso a paso

Organizar archivos físicos puede parecer difícil, especialmente si tiene un gran volumen de documentos. Por lo tanto, separamos un paso a paso completo que lo guiará en este proceso.

Iremos a través de 11 temas simples para organizar archivos físicos y mantenerlos organizados. Son ellos:

• Cuidado del entorno de almacenamiento;
• Selección inicial;
• Géneros en la organización de archivos físicos;
• Creación de un índice;
• Elija un método de almacenamiento;
• Atención a la fecha de caducidad;
• Microfilmación;
• Mantenga un ojo en la colección de documentales;
• Retirarse? Entonces tendrás que ahorrar;
• Es hora de limpiar;
• Escaneo de documentos.

1. Cuidado del entorno de almacenamiento.

El primer detalle de la organización de los archivos físicos es reservar un espacio en la empresa para realizar el almacenamiento. Puede ser necesario comprar algunos cajones de acero para garantizar la seguridad de los documentos.

Es importante reservar un área que sea lo suficientemente grande para los archivos actuales, siempre pensando también en los nuevos lotes de documentación que surgirán en el futuro.

Organizar la información buscando siempre facilitar consultas posteriores. Es importante mantener todo organizado para cumplir con las normas y leyes fiscales, asegurando la preservación de los documentos físicos. La organización también ayuda a brindar servicios a los clientes de manera más rápida y conveniente, ya que el acceso a la información será mucho más hábil.

2. Selección inicial

La selección inicial es el momento más crítico, en el que todos los documentos se analizarán en pilas de documentos, y se separarán según un tema específico.

A continuación, es necesario separar por categorías, facilitando consultas adicionales:

Clientes, temas, fechas, tipos de servicios, etc.

Define los temas que mejor se ajusten a la realidad de su negocio. Por ejemplo:

• Carpeta de documentos administrativos, separados por fechas;
• Carpeta de documentos de negocios, separados por fechas;
• Carpeta con datos del empleado, separados por área de desempeño;
• Carpeta con facturas;
• Carpeta con registros catastrales de clientes con la letra A.

3. Géneros en la organización de archivos físicos.

Los géneros de los archivos físicos, también conocidos por el término "arreglo", son los nombres dados a los cajones principales, donde colocamos los documentos organizados en carpetas.

Este tipo de organización debe suceder según el sector de la empresa.

Por ejemplo:

• Operación;
• RRHH (Recursos Humanos);
• Contabilidad;
• Mercadeo
• Área comercial.

4. Elija un método de almacenamiento

La mayoría de los archivos en carpetas o cajones están organizados de diferentes maneras, según el tipo de documento o la estructura organizativa de la oficina. En las lecturas centradas en la organización, hay 4 metodologías de métodos de almacenamiento:

• Alfabético
• Geografico
• Numérico
• Ideográfico

Vayamos a las explicaciones de cada punto en las siguientes palabras:

Alfabético

Es uno de los estándares más utilizados, porque es simple, rápido y fácil de entender.

Casi siempre presente en la organización de archivos físicos de secretarias escolares.

Geográfico

Una estandarización común en los departamentos públicos. En este sistema, usted organiza los datos de acuerdo con la fuente o la ubicación.

En este modelo organizativo también es posible organizar en orden alfabético.

Numérico

El orden numérico ocurre con un sistema de prioridad y / o archivos con elementos numéricos, como tickets, documentación de personas físicas, etc.

Ideográfico

Con esta base organizativa, debe utilizar vocabulario especializado y tener un buen conocimiento de las áreas de la empresa, ya que cada documento debe analizarse con el más mínimo detalle antes de recibir una clasificación ideográfica.

5. Creando un índice

Desde el momento en que los archivos se organizan en categorías, carpetas y cajones, es el momento de crear un índice que, en la práctica, sirva como una especie de guía para localizar cada documento con mayor facilidad.

Si el archivo físico es grande, puede considerar colocar un mapa en el índice para mostrar los nombres de cada uno de los estantes, cajones y otras ubicaciones de almacenamiento.

Sin embargo, antes de nada, es necesario registrar todos los documentos en el archivo en modo alfanumérico, asegurándose de que al lado de cada registro de documentación haya una pequeña leyenda que especifique mejor los temas.

Ejemplo: Folleto B: Recibos de suministros de oficina y recibos de limpieza.

6. Atención a la fecha de caducidad.

Varios documentos tienen un período de validez legal. Esto significa que, después de un cierto período, ese archivo no tiene validez legal.

Cuando trabaje con la organización de este tipo de documento, debe considerar la fecha de vencimiento en el proceso de la organización.

Esto ayuda a optimizar el proceso de descarte y renovación de documentos cuando sea necesario, asegurando que su empresa cumpla con las exigencias legales y no acumule roles no válidos dentro de la empresa.

Para esto, es necesario considerar dos términos de organización de los archivos:

1. Preste atención a los documentos con plazos vencidos y deséchelos de la manera correcta, aliviando el espacio en el archivo físico y renovando lo que sea necesario.
2. Organice el resto de los archivos lo mejor que pueda para no perder archivos sin vida útil, almacenándolos correctamente de acuerdo con sus respectivas leyes.

7. Microfilmación.

De acuerdo con la Ley 5433/1968, la microfilmación es un recurso que ayuda a reemplazar documentos físicos, en papel. Esta solución está ganando cada vez más popularidad, porque es una forma legal y práctica, que permite la organización y el almacenamiento de información sin la necesidad de mucho espacio físico disponible.

Este proceso ocurre de la siguiente manera: cada documento es capturado por cámaras específicas, lo que garantiza la calidad de la información y una imagen clara que mantiene el valor legal de los materiales. Estas imágenes se pueden almacenar en formato digital o físicamente, según las necesidades de la empresa.

Cada archivo microfilmado puede durar más de 500 años, siempre que el proceso se realice de acuerdo con las normas ANSI e ISO.

8. Vigilando la colección de documentales.

Con todos los documentos organizados de acuerdo con los consejos que ha leído en el artículo hasta el momento, es el momento de garantizar una rutina de la organización. Esto significa que al final del día se recopilan todos los documentos de los diversos sectores de la empresa, lo que garantiza que estos materiales se organicen correctamente a la mañana siguiente, evitando la acumulación de documentos fuera de lugar.

9. ¿Retirar? ¡Mantenlo en el lugar correcto!

Un pequeño error es suficiente para que toda la organización se vea comprometida. Después de tanto trabajo para organizar el archivo, no querrás arriesgarte a tener que reorganizar todo de nuevo, ¿correcto?

Luego, cree una rutina diaria de organización dentro de la empresa, fortaleciendo la cultura que, cada vez que un archivo se elimina de su lugar, debe almacenarse correctamente después de su uso.

10. hacer una limpieza

Al menos cada 12 meses, vale la pena analizar cada documento para realizar una limpieza del papeleo, deshacer los archivos sin necesidad y sin validez legal.

Limpiar el entorno en el que las funciones también ayuda a reducir las posibilidades de incidencia de hongos, lo que puede deteriorar los documentos almacenados allí.

11. Escaneado de documentos

Escanear documentos está ganando más y más seguidores. Es común encontrar algunas compañías que temen invertir en este proceso, por temor a la invalidación de documentos, la pérdida de archivos y otros detalles.

Sin embargo, con los avances tecnológicos y la necesidad de mejorar el almacenamiento interno de las empresas, la digitalización de documentos se ha vuelto necesaria: es un proceso de escaneo, microfilmación y otras técnicas que transforman los archivos físicos en archivos digitales, que ahora ocupan muchos lugares. menos espacio durante el almacenamiento, lo que facilita la organización de estos archivos y la mejora de las operaciones diarias de la empresa.

Escanear documentos puede ayudar a su negocio a:

• para reducir roles en el lugar de trabajo;
• Organice la información de acuerdo a las necesidades de su negocio;
• reducir el costo de las operaciones;
• para reducir posibles daños a los documentos;
• Incrementar la productividad dentro de la empresa.

Con estos 11 consejos, es posible organizar los archivos de Office de forma segura, cómoda y funcional.

Ahora es poner las manos sobre la masa y poner en práctica este paso a paso.

CONSEJO EXTRA: Solución para organizar archivos físicos y digitales.

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