Aun hoy en día con el grado de digitalización existente es necesario manejar un mínimo de papel que dependerá en cada caso de la actividad que desarrollemos (Ej.: contratos, correo de papel relevante, documentos de la hipoteca o del piso, partidas de nacimiento, etc.). Por tanto tener algún tipo de archivo para material físico de papel es aún necesario, aunque el papel va a continuar reduciéndose en el corto y medio plazo no va a desparecer del todo.
Os voy a contar en la entrada de hoy como organizo yo mi archivo físico por si a alguien le pude dar ideas o ayudar para organizar o restructurar el suyo. Yo antes de construir este archivo físico lo guardaba todo en carpetas y luego encontrar algo, cuando lo necesitaba, era tarea físicamente imposible o muy difícil. Me obligaba a revisar todas las carpetas hasta dar con el papel correspondiente con la consecuente frustración, gasto de energía y estrés añadido (sobre todo si era algo importante que necesitaba en el momento).
Este archivo físico lo he construido siguiendo las ideas que se proponen en el libro «Organízate con Eficacia» de David Allen.
Señalar que el archivo físico (y el archivo digital) si somos estrictos no forma parte de la metodología GTD. Esta metodología no te dice como debe ser ese archivo, simplemente te indica que es necesario disponer de uno para cuando en el flujo de aclarado de GTD (Paso 2: Aclarar) se determina que el elemento que estamos aclarando debe organizarse en el Archivo (Paso 3: Organizar).
Aunque GTD no define como debe ser este archivo (debe ser de la manera que mejor te funcione a ti) David Allen si da en el libro «Organízate con Eficacia» una serie de ideas de cómo puede ser y, sobre todo, indica las características importantes que debe tener:
– Debe ser fácil y ágil, incluso agradable, archivar en él. Que te de cierta satisfacción hacerlo. Esos archivos en los que para guardar algo tienes que empezar a buscar al material, tardas mucho en etiquetarlo, prepararlo y guardarlo al final se dejan de utilizar.
– Debe ser fácil y ágil recuperar un elemento del mismo. Lo cual es la clave y el principal motivo de su existencia. Esta facilidad y rapidez refuerza que sigamos utilizándolo.
Cualquier parte del archivo físico para mantener su funcionalidad es recomendable que no se llene más del 75%. Si llega a ese nivel es importante ampliarlo para que mantenga su facilidad y rapidez de archivado y recuperación (es de sentido común: si los papeles, carpetas, etc. están comprimidos no será fácil ni guardar ni recuperar elementos). Por tanto el archivo debe ser fácilmente escalable, es decir debe poder crecer sin tener que destruir nada de lo construido, de forma sencilla
Debo decir que en mi día a día no recurro mucho a consultar mi archivo físico, no suele ser necesario, pero cuando lo hago es por algo que suele ser importante y que necesito rápido, y el resultado es «espectacular» en cuanto a la facilidad y rapidez de recuperación de elementos (y a la tranquilidad que ello me da).
Paso a describiros como lo tengo organizado:
Forma de ordenación
– Secciones: Alfabéticas: A, B, C….
– Subsecciones: Por temas relevantes para mí, cada persona tendrá los suyos según su vida y actividad (#salud, #familia, #hogar. #finanzas…). La subsección #salud iría en la letra «S», la subsección #familia irá en la «F» , etc.
– Elemento a archivar: Tiene un título y pertenece a un tema (Ej,: Titulo: Recetas del médico. Tema: #Salud) por lo que se archiva en la Sección: «S» al empezar el tema por «S».
Materiales utilizados:
– Fundas de plástico: Para cada elemento a archivar. El elemento se mete dentro de una funda.
– Pegatinas medianas: En mi caso pego la pegatina en el borde de la funda y escribo: «<Título del elemento> <#Tema>». Por ejemplo «Recetas #Salud». Meto el elemento dentro de la funda. La funda es realmente el elemento físico a archivar.
– Carpeta de cartulina colgante: Introduzco la funda en una carpeta de cartulina colgante (que tiene unas pestañas que permiten colgarla en una caja de archivado) etiquetada con la letra «S» del tema. Para etiquetarlas pego una pegatina pequeña con la letra «S». En esta carpeta irían todas los temas que empiecen por la letra «S».
– Caja de plástico para carpetas colgantes: Las carpetas colgantes con cada letra (por ejemplo «S») las cuelgo en una caja de plástico para carpetas colgante ordenadas alfabéticamente: Primero la «A», luego la «B», etc. Tengo concretamente 5 cajas de plástico. Hay que tener en cuenta que hay letras de las cuales no tengo ningún elemento ni Tema que archivar. Por ejemplo en la letra «W» o «X» no tengo ningún tema y por tanto no necesito crear ni carpeta para ella ni hay ningún espacio en las cajas para ellas, con el consiguiente ahorro de espacio. A cada caja le pego una pegatina pequeña con un número de orden: 1, 2, 3, 4 y 5 para saber en qué orden va cada caja al colocarlas en la estantería. En la caja 1 se ubicará la carpeta colgante con la letra «A» primero y a continuación la carpeta «B», etc. hasta que se llene (al 75% la caja 1) y así pasamos sucesivamente a la caja 2 siguiendo el orden alfabético.
¿En qué momento debe ampliarse una sección o subsección? Cuando estén aproximadamente al 75%, como comentamos anteriormente.
La característica importante de este archivo físico que he construido es que es escalable: Si no me caben más elementos en una carpeta de cartulina (por ejemplo en la «S») puedo ampliar con una nueva carpeta de cartulina la cual etiqueto como «S(2)», y si siguiese creciendo le podría poner un «S(3)», etc.
Si en una Caja no me caben más elementos puedo repartir ordenadamente en todas las cajas existentes (1,2,3,4 y 5) para que haya más holgura en las cajas. Si esto no es posible puedo adquirir una caja adicional y etiquetarla como «6» y repartir entre todas siguiendo el orden alfabético para que haya la holgura necesaria.
Aunque parece un poco complicado no lo es y es más sencillo de lo que parece si se ve visualmente. Pongo unas fotos aquí para que os hagáis una idea más clara. No obstante si tenéis dudas dejadlas en los comentarios y las iré contestando.
Resumen Materiales (deben estar siempre a mano para que en el momento que tengáis que archivar lo hagáis sin procrastinarlo) con enlace a Amazon de lo que he adquirido en mi caso:
– Cajas de ordenación para carpetas colgantes con carpetas de cartulina colgantes.
– Bolígrafo
Y hasta aquí todo lo que os quería contar sobre el archivo físico. Os dejo unas fotos de mi archivo de papel y una cita anónima que viene al pelo en esta ocasión:
«Una persona feliz tiene su ayer archivado, su presente en orden y su mañana sujeto a revisión constante» (Anónimo).
¿Y tú? (si no lo tienes ya) ¿Te atreverías, a partir de las ideas que acabamos de ver, a poner en marcha tu archivo físico para mejorar tu efectividad?
Fotos del archivo físico:
Efectividad y Propósito 