Proceso administrativo de una empresa: etapas, ejemplo y funciones

El proceso administrativo de una empresa y todas las demás actividades de gestión ordinaria exigen una gran cantidad de tiempo de trabajo. En el caso de las firmas, esto hace que socios y abogados tengan que dedicar una parte importante de su jornada laboral a tareas que, aunque necesarias, no son productivas a nivel de rentabilidad.

En este contexto, es fundamental agilizar todas las etapas del proceso administrativo para poder realizarlas en el menor tiempo posible, y esto se puede lograr solo a través de la tecnología, especialmente con herramientas legaltech.

Sin embargo, antes de entrar a profundidad en cuanto a las etapas y ejemplo de proceso administrativo de una empresa, veamos primero los aspectos más básicos.

¿Qué es el proceso administrativo de una empresa?

El proceso administrativo de una empresa se define como la gestión de todos los recursos internos (talento humano, medios tecnológicos, capital financiero, etc.) de la forma más eficiente y eficaz posible, para alcanzar los objetivos del negocio. Para las firmas de abogados, esto se traduce en actividades no jurídicas que requieren de una gran cantidad de tiempo.

Veamos:

Un ejemplo de proceso administrativo de una empresa jurídica es el de facturación y cobranza, tareas que necesitan de un mayor esfuerzo cuando se gestionan numerosos proyectos y clientes.

Otro ejemplo de proceso administrativo de una empresa legal es la gestión del tiempo, la cual implica llevar un registro de las horas laboradas, así como de las actividades cobrables y no cobrables realizadas por los abogados. De esta forma, se puede valorar de manera objetiva el servicio que la firma ofrece a sus clientes. 

En ese mismo orden de ideas, también se encuentra la medición de la productividad y del rendimiento de la firma. Este es un tipo de proceso administrativo que se apoya en el registro de horas y de la facturación, lo cual permite identificar cuáles son los abogados, clientes y proyectos más rentables para el negocio.

¿Cuáles son las etapas del proceso administrativo de una empresa?

Las etapas del proceso administrativo de una empresa son:

1. Planificar
2. Organizar
3. Dirigir
4. Controlar

Estas 4 etapas del proceso administrativo de una empresa funcionan de forma interrelacionada, ya que una siempre depende de las demás. Cada una son eslabones de una misma cadena organizacional.

• Planificación del proceso administrativo

La etapa de planificación del proceso administrativo tiene que ver con definir los objetivos que se esperan alcanzar y con establecer las estrategias y los métodos necesarios para lograr dichos objetivos. Así, en el documento del plan deben figurar todas las actividades futuras del proceso administrativo a desarrollar y los plazos de tiempo en las que se deben cumplir. Por ejemplo, una actividad puede ser “automatizar las tareas de facturación a clientes”. Aquí es fundamental implementar técnicas y herramientas de planeación.

• Organización del proceso administrativo

La etapa de organización del proceso administrativo consiste en establecer quién, cuándo y cómo se encargará de cada tarea propuesta en la planificación hecha en el paso anterior. Esto significa que se tienen que conformar grupos de trabajo en función de habilidades y capacidades, y cada grupo debe cumplir una función específica acorde al plan, de modo que todos en la firma puedan ayudar a que el proceso administrativo se desarrolle de manera sincronizada y sinérgica.

En esta etapa del proceso administrativo de una empresa legal es importante también asignar a cada equipo las herramientas adecuadas para que puedan cumplir con sus asignaciones. Por ejemplo, una herramienta puede ser un sistema para generar facturas electrónicas.

• Dirección del proceso administrativo

La etapa de dirección del proceso administrativo ya tiene que ver con la ejecución del mismo. Esta consiste en asignar a un socio de la firma para que se encargue de dirigir a todos los equipos de trabajo para que se apeguen al plan establecido. 

Este responsable no se encarga solo de “mandar”, sino de liderar y apoyar al personal ante cualquier necesidad que tengan, solucionando los problemas que se puedan presentar en el camino.

• Control del proceso administrativo

La etapa de control del proceso administrativo es cuando se comienza a supervisar el desarrollo del plan establecido. Esto a través de la medición y análisis de una serie de indicadores como por ejemplo los KPI financieros, los cuales ayudan a tener controlada la rentabilidad del negocio. Gracias a este tipo de indicadores resulta mucho más sencillo saber qué tareas, abogados y clientes son realmente rentables para la firma.

Esta etapa es muy importante porque las firmas modernas están operando en un entorno competitivo altamente cambiante, por lo que es necesario revisar de forma frecuente todos los procesos administrativos de la empresa para descubrir si hay margen para la mejora.

Definir los indicadores que se van a medir y las herramientas que se van a utilizar para ello es uno de los primeros pasos a dar si se quiere mejorar la eficacia del proceso administrativo de una empresa. El análisis de los KPI es algo que mejora mucho la toma de decisiones y que permite detectar amenazas, fortalezas, debilidades y oportunidades.

¿Quién desarrolló las 4 etapas del proceso administrativo?

Las 4 etapas del proceso administrativo de una empresa no pueden atribuirse a un único autor específico, ya fueron desarrolladas y popularizadas por varios teóricos y pensadores de la administración a lo largo del tiempo.

Sin embargo, podemos decir que los principales autores relacionados con estas etapas del proceso administrativo son Henri Fayol y Luther Gulick:

1. Henri Fayol: A principios del siglo XX, el ingeniero y teórico de la administración francés Henri Fayol desempeñó un papel importante en la formulación de los principios de la administración. Fayol identificó cinco funciones de la administración, que incluían la planificación, organización, dirección, coordinación y control. Su trabajo sentó las bases para muchas de las ideas posteriores sobre administración.
2. Luther Gulick: En la década de 1930, Luther Gulick, un experto en administración pública, desarrolló el concepto de “POSDCORB”, que representaba las iniciales de las funciones clave de la administración: Planificación, Organización, Dotación al personal, Dirección, Coordinación, Reporte y Presupuesto. Esto contribuyó a la consolidación de las 4 etapas del proceso administrativo descritas anteriormente.

Características del proceso administrativo de una empresa

En el sector legal, las principales características del proceso administrativo de una empresa jurídica son las siguientes: 

• Requiere de mucho tiempo por parte de los abogados. Al no estar especializados en materia administrativa, a los letrados les toma una cantidad considerable de horas. En este caso, aquellas herramientas que automatizan el proceso administrativo suelen ser un apoyo importante. 
• Es dinámico. El proceso administrativo empresarial no es monótono ni homogéneo, cambia de acuerdo a los objetivos y las necesidades de la empresa. Por lo tanto, evaluarlo y analizarlo para optimizarlo debe ser un ejercicio frecuente dentro de las labores de la firma. 
• Es una actividad no cobrable para los abogados. Las horas que se dedican a este tipo de procesos son horas que se consideran improductivas, pues no generan ningún tipo de ganancia económica. Por lo tanto, reducir el tiempo y esfuerzo empleado en estas tareas a través de un sistema de control administrativo es una forma de mejorar la productividad laboral. 
• La intervención humana no siempre es necesaria. Gracias a los avances en legaltech los abogados tienen a disposición herramientas prácticas y especializadas que se encargan de automatizar y/o agilizar ciertas tareas repetitivas de las etapas del proceso administrativo de la empresa.

¿Cuáles son las funciones del proceso administrativo de una empresa?

Teniendo como referencia las etapas que hemos descrito, algunas de las principales funciones del proceso administrativo de una empresa son las siguientes:

Etapas del proceso administrativo	Funciones del proceso administrativo
Planificación	Establecimiento de objetivos: definir metas y resultados deseados para la firma en el corto y largo plazo. Desarrollo de estrategias: identificar los medios y enfoques para alcanzar los objetivos establecidos. Formulación de políticas: crear reglas y directrices que guíen las acciones y decisiones dentro de la firma. Desarrollo de planes: elaborar planes detallados que describan cómo se lograrán los objetivos, incluyendo planes operativos, financieros y de recursos humanos.
Organización	Asignación de responsabilidades: determinar quién es responsable de qué tareas y áreas dentro del estudio. Diseño de la estructura organizativa: establecer la jerarquía de autoridad y responsabilidad, y definir las relaciones entre los departamentos y equipos de socios y abogados. Alineación de recursos: garantizar que los recursos, como personal, presupuesto y equipos, estén disponibles y se utilicen eficientemente para cumplir los objetivos. Creación de procedimientos: desarrollar procedimientos y procesos que guíen las operaciones diarias y la toma de decisiones.
Dirección	Liderazgo: inspirar, guiar y motivar a los abogados para lograr los objetivos de la organización. Comunicación: facilitar la comunicación efectiva dentro de la firma para asegurar que todos estén alineados con los objetivos y las expectativas. Toma de decisiones: tomar decisiones cruciales y resolver conflictos cuando sea necesario. Supervisión: monitorear el progreso y el desempeño de los abogados y los procesos para garantizar que se cumplan los objetivos.
Control	Establecimiento de estándares de desempeño: definir criterios y métricas para evaluar el rendimiento organizacional. Medición y evaluación: recopilar datos y comparar el desempeño real con los estándares establecidos. Acciones correctivas: tomar medidas para corregir desviaciones o problemas identificados durante el proceso de control. Retroalimentación: utilizar la retroalimentación obtenida del proceso de control para mejorar la planificación y la toma de decisiones futuras.

Importancia del proceso administrativo

La importancia del proceso administrativo de una empresa jurídica se puede entender desde varias perspectivas, por ejemplo:

• Las firmas de abogados a menudo gestionan una gran cantidad de casos, clientes y documentos. Un proceso administrativo bien establecido ayuda a organizar y gestionar eficientemente estos recursos, conduciendo a una mayor productividad y ahorro de tiempo.
• Cada caso legal tiene su propio conjunto de plazos, documentos, citas y actividades. La administración eficaz de estos aspectos es esencial para evitar errores, omisiones y retrasos que puedan tener un impacto negativo en los clientes y en la reputación de la firma.
• Las firmas de abogados dependen en gran medida del talento humano. El proceso administrativo de una empresa jurídica incluye la selección y asignación adecuada de abogados y personal de apoyo a casos específicos, así como la gestión de su desempeño y desarrollo profesional.
• Todo buen ejemplo de proceso administrativo de una empresa legal ayuda a mantener registros precisos de la comunicación con los clientes, el tiempo facturable y la gestión de facturación y pagos.
• El proceso administrativo implica la revisión constante de los procedimientos y políticas para identificar áreas de mejora, esto fomenta la optimización de los recursos y la adopción de mejores prácticas dentro de la firma.
• La administración adecuada también incluye la identificación y mitigación de riesgos legales, financieros y operativos. Esto es especialmente importante en un entorno legal en constante cambio.
• Una firma de abogados bien administrada es más propensa a brindar servicios de alta calidad, lo que puede llevar a una mejor reputación y a la recomendación de clientes satisfechos. Esto, a su vez, puede impulsar el crecimiento de la firma.

¿Cómo mejorar el proceso administrativo de una empresa?

En la actualidad, agilizar las etapas del proceso administrativo de una empresa pasa necesariamente por la automatización de tareas. Al digitalizar y automatizar tareas repetitivas el abogado comienza a disponer de más tiempo dentro libre dentro de su jornada laboral, lo que le permite dedicarlo a aquellas obligaciones que de verdad son productivas y de las que se deriva un rendimiento económico, por ejemplo, obligaciones de carácter jurídico respecto a los clientes de la firma.

En el sector legal, la mejor forma de agilizar las etapas del proceso administrativo de la empresa es a través de plataformas legaltech. Un buen ejemplo es la herramienta TimeBillingX, con la cual no solo es posible automatizar diferentes tipos de tareas, sino que también permite mantener una monitorización analítica sobre la gestión de la firma de manera constante.

Hay que tener en cuenta que es posible que un determinado ajuste en los procesos administrativos no esté dando los resultados esperados, o podría ocurrir que un cambio que haya dado resultados positivos durante un tiempo ahora esté dejando de hacerlo. En cualquier caso, con el software TimeBillingX se puede realizar la medición de resultados y el análisis de la productividad en todos los niveles para detectar puntos de mejora.

Ejemplo de proceso administrativo de una empresa

Ten en cuenta que la gestión de un negocio varía en función de la naturaleza de cada organización, sector e industria. Dicho esto, el ejemplo de proceso administrativo de una empresa de alimentos

Será muy diferente al ejemplo de proceso administrativo de una empresa de ropa o al de una firma de abogados.

En este sentido, como ejemplo de proceso administrativo de una empresa podemos destacar el de la firma peruana Barrios & Fuentes Abogados, la cual tenía una fuerte limitación en el manejo sincronizado de las diferentes plataformas tecnológicas ya implementadas. Esto traía como consecuencia que cada uno de los sistemas no se comunicara de forma eficiente con los otros, afectando así el flujo de información, la toma de decisiones y el análisis del rendimiento de los proyectos por parte de los abogados.

Al implementar la herramienta TimeBillingX, la firma pudo desarrollar un control absoluto sobre todo el flujo de información de su ejemplo de proceso administrativo de la empresa jurídica. Esto gracias a que la versatilidad de la herramienta permitió su sincronización perfecta con los demás sistemas utilizados por la firma, centralizando así toda la información en los dashboards de la plataforma.

Al igual como lo hizo Barrios & Fuentes Abogados, todas las firmas pueden aprovechar las funcionalidades de TimeBillingX para reducir los márgenes de error, estandarizar procesos, optimizar la carga de trabajo de cada profesional, automatizar tareas administrativas y realizar análisis de inteligencia de negocio. De aquí que sea tan importante saber cómo optimizar las etapas del proceso administrativo de una empresa legal.

Preguntas frecuentes del proceso administrativo de una empresa