Cada empresa o negocio tiene una forma particular de ordenar su información, y estamos seguros que tu caso no se escapa de dicha afirmación. Sin embargo, son muchos los errores que se pueden cometer por la falta de información o por desconocimiento sobre los tipos de archivos que existen. Si quieres saber más sobre este tema, te invitamos a seguir leyendo.
Para empezar, es importante saber que un archivo es un conjunto de documentos ordenados de acuerdo con un criterio particular que supla las necesidades de la empresa. De esta forma, tu archivo puede contener diversos métodos de clasificación y conservación. Es por eso que existen tantos tipos de archivos como se requieran para las necesidades particulares de cada negocio.
También te va a interesar: Conoce la importancia del archivista en la gestión documental.
Tipos de archivos y sus documentos
Existen al menos dos criterios primordiales para tipificar los archivos documentales que se pueden clasificar de las siguientes formas:
Por su organización
Centralizados: Hay una dependencia dentro de tu compañía que se encarga de manera específica del manejo de los documentos. Este tipo de departamento suele llamarse propiamente «archivo» y requiere de un orden superior al promedio, con personal especializado encargado de realizar las labores de conservación, organización, acceso y destrucción del archivo.
Toda vez que se requiera un documento será necesario acercarse a esta dependencia para solicitarlo.
Descentralizados: Se trata de un tipo de organización donde cada dependencia de tu compañía se hace cargo de la documentación que genera, incluyendo su clasificación y manejo. Si tu empresa cuenta con este sistema, es probable que tengas dependencias internas como «archivo de contabilidad», «archivo de almacén», «archivo de recursos humanos», etcétera, pero no necesariamente cuentas con personal especializado.
Por su independencia, es necesario solicitar una consultoría periódica que revise y unifique los métodos de manejo documental en cada área de la empresa.
Mixtos: Son aquellos que reúnen documentos de áreas aisladas o dependencias, pero con un organismo central que los captura periódicamente, los organiza y los conserva, apareciendo tanto en los registros de «archivo» por departamento, como en los de «archivo central».
Este método permite contar con disponibilidad de los documentos en cada área de tu empresa sin perder la posibilidad de tener un archivo histórico central donde se almacenen los papeles menos inmediatos.
Por su frecuencia de uso
Los archivos también se clasifican por su necesidad en el día a día de la empresa.
- Archivo activo: Se trata de los documentos generados recientemente y que seguramente se utilizarán y agotarán su uso el mismo día. La mayoría pasará a un segundo plano, pero hay documentos que siguen vigentes por largos periodos y se usan al menos una vez por mes. Es por eso que deberán permanecer accesibles.
- Archivo semiactivo: Se refiere a los documentos que han terminado su vida útil dentro de una actividad concreta o han cumplido su ciclo fiscal. Los documentos llegan aquí del archivo activo y su fin es dar cuenta de las operaciones realizadas.
- Archivo inactivo: Finalmente, a este archivo llegan los documentos que han perdido todo valor útil para las operaciones de la compañía, pero que se mantienen por su valor político, documental, histórico, o incluso porque la Ley General de Archivos exige un periodo de conservación.
Otras clasificaciones:
Un archivo también se puede clasificar de acuerdo con las necesidades propias de la empresa. Por ejemplo, en cada área puede existir una clasificación personal para cada colaborador. Es el caso de los departamentos de ventas, donde cada vendedor tiene su cartera de clientes.
Otro tanto se puede decir del soporte en el cual se conservan, sea este archivo físico o digital. Sin embargo, estos y otros tipos más de archivos se interrelacionan con los ya señalados.
Como ves, un archivo, en tanto que es fuente organizada de la documentación de tu empresa, no solo es vital en sí mismo, sino en la forma en que tu empresa lo desarrolla. Por eso es muy importante contar con la asesoría de expertos para tener un manejo documental adecuado.
