La gestión documental engloba todo lo relacionado al correcto manejo de la información y de los documentos producidos y recibidos por la empresa a través de tecnologías y técnicas aplicadas para gestionar sus documentos, así como su control, revisión, almacenamiento, digitalización. Todo lo anterior con la finalidad de poder construir un nivel de estructura orgánica, organizada y eficiente y un sistema que permita el manejo integral de toda la información, la cual, como sabes, es la columna vertebral de todas las operaciones más importantes de la empresa. Pero la gestión documental no es un proceso mecánico, requiere de expertos y profesionales para que pueda llevarse a cabo de la mejor manera, es por ello que a continuación vamos a explicarte el papel de un archivista y su importancia en la custodia de la información.
En el mundo de la gestión documental existen diversos conceptos que contribuyen en la categorización eficaz de la información, uno de ellos es el archivo, el cual, como lo puedes repasar en nuestro artículo “Aprende qué es y para qué sirve la Gestión de Archivos”, es el conjunto de documentos que es almacenado teniendo en cuenta su serie, subserie y tipologías. El archivo es gestionado por un archivista, quien, por medio de un conocimiento especializado del manejo documental, se dispone a almacenar y categorizar la información.
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¿Qué se conoce como un archivista en la gestión documental?
El archivista es todo profesional en la disciplina de producir, receptar, conservar y almacenar información y documentación. En sí, es el encargado de planear, analizar e implementar las buenas prácticas y métodos que permitan la preservación de los documentos, con el fin de proteger el contenido del archivo y así, facilitar su consulta y acceso.
Funciones básicas de un archivista:
- Recepción de documentos:Diseñar e implementar estrategias de control para el recibimiento de la información. Por lo tanto, deberá coordinar la recepción y recibir el material a archivar.
- Rotulación y archivo de documentos:En este punto el archivista dentro de la gestión documental, procederá a diseñar, aplicar y perfeccionar procedimientos y metodologías para la clasificación e identificación de los documentos. Para ello debe leer el documento recibido, identificarlo, clasificarlo, rotularlo, codificarlo, almacenarlo y registrarlo.
- Conservación de archivo:En la gestión documental es imprescindible que los documentos cuenten con un almacenamiento idóneo para su conservación, es por ello que el archivista deberá efectuar medidas que coadyuven a ese tipo de procedimientos, verificando que los medios físicos y ambientales sean los adecuados.
- Vida y consulta del archivo:El manejo del archivo y la facilidad que este le da a cada uno de los usuarios para su consulta, es uno de los deberes más importantes que tiene el archivista, ya que debe no solo alimentar, sino que también revisar los catálogos e inventarios, con el fin de mantener el orden de los archivos para su consulta eficiente. De igual modo deberá llevar el control de los registros, entregas y salidas de la información.
Como puedes darte cuenta, el archivista es el mediador entre los usuarios y su documentación, ya que gracias a su trabajo se puede acceder a la información, respetando su categorización y su orden. Los documentos y la información son de gran relevancia en los procesos empresariales, por lo que también el archivista puede brindar asesorías para que el orden y manejo establecidos sean mantenidos a lo largo del proceso.
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La gestión documental es un procedimiento inmerso en el profesionalismo de todos los involucrados a fin de que el proceso se ejecute de la mejor manera. Si deseas mayor información sobre este servicio no dudes en contactarnos. La asesoría profesional es la gran diferencia que permite establecer la eficacia y la eficiencia como pilar organizacional.
