Por Marcelo Lobos,
Fundador 2talk.
Los dos primeros pasos para una reunión efectiva, que detallamos en nuestros dos blogs anteriores fueron, en primer lugar, definir el propósito de la reunión, es decir, ¿para qué estoy realizando este encuentro o qué objetivos quiero conseguir? Y, un segundo paso, consistió en definir una estrategia, de acuerdo al propósito planteado.
En este blog nos enfocaremos en el tercer paso, el cual consiste en alinear la agenda con mis intereses y los del equipo. Esto quiere decir que al preparar mi reunión debo ser consciente de que en la misma participaré yo, con mis objetivos, expectativas e intereses, como así también otras personas del equipo que, de la misma manera, cuentan con expectativas, inquietudes e intereses propios.
Es clave, entonces, preparar una reunión donde todos tengamos la posibilidad de participar y sentirnos como una pieza importante del encuentro. ¿Cómo lo conseguimos? A continuación algunos tips:
- Sugiero enviar la agenda de la reunión, a todos los que van a participar en la misma, que revele tus preocupaciones y el propósito de la reunión. Se puede también pedir opiniones de la agenda y escuchar si hay otros requerimientos de temas a ser abordados.
- Insistir en que los asistentes claves estén confirmados en caso de tener decisiones pendientes con ellos.
- Declarar el (los) propósito(s) de la reunión y chequear el estado de ánimo de los asistentes.
- Programar los espacios de tiempo de la reunión, marcar el orden de temas y la asignación de minutos.
- Definir si el control de la reunión radica en el líder o tendrá un ritmo expositivo donde hará seguimiento a los compromisos adquiridos en la última reunión.
- Los integrantes de tu equipo directo (de confianza) de la reunión, deben saber los temas que quieres abordar, lo que quieres evitar y lo que quieres hacer sentir en la reunión. Lo clave es hacer llevar la preocupación central a un espacio de resolución y acción.
- Durante las exposiciones, debes poner atención y no abrir tu laptop, a menos que sea estrictamente necesario.
- Si estás esperando una llamada importante o si necesitas irte antes, preocúpate de excusarte previamente con quien dirija la reunión.
- Al cierre de la reunión, es necesario revisar lo que se llevan o un repaso de los compromisos acordados. Este es el momento para aclarar dudas, malos entendidos o responsabilidades/acciones sin dueño.
En conclusión, para alinear mis intereses con los de mi equipo, es clave una buena comunicación, una escucha activa y la participación de todos en la reunión. Por último y para concluir este blog, cabe recordar que idealmente, al cierre de cada reunión se deben generar acuerdos, donde cada miembro del equipo se comprometa a generar ciertas acciones a las cuales, cómo líder, debo realizar un seguimiento.
