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Alcance o Metas Taller De Investigación II
Administración de proyectos (Admon proyectos)
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Alcance o metas
Teoría:
El alcance del proyecto te permite establecer límites en tu proyecto y definir con precisión los objetivos, plazos y entregables del proyecto que deseas lograr. Al definir claramente el alcance de tu proyecto, puedes asegurarte de lograr las metas y objetivos de tu proyecto sin sufrir demoras ni sobrecarga de trabajo.
Una declaración del alcance del proyecto es simplemente un documento escrito que especifica el alcance de dicho proyecto. Dependiendo de la complejidad del proyecto, la declaración del alcance podría ser una sección del plan del proyecto o un documento independiente. Además, si estás trabajando con un equipo o agencia externos, puedes convertir la declaración del alcance en una declaración de trabajo (SOW) para consolidar el acuerdo con tu proveedor.
Una ‘corrupción’ en el alcance sucede cuando los entregables exceden el alcance del proyecto. Imagina, por ejemplo, que estás trabajando en el lanzamiento de un producto, pero no has redactado una declaración del alcance del proyecto. De repente, en la mitad del proyecto, un involucrado agrega un entregable adicional: redactar un comunicado de prensa. Unos días después, otro involucrado solicita una publicación de blog sobre el producto nuevo. Estos entregables adicionales que tu equipo de proyecto no esperaba o no estaba preparado para realizar, podría causar estrés innecesario o incluso retrasos en los entregables originales del proyecto.
Cuando tu proyecto sufre una corrupción en su alcance, acabas trabajando en tareas que no habías previsto al inicio del proyecto. Esto puede provocar retrasos, sobrecarga de trabajo o entregables de menor calidad.
La mejor manera de prevenir corrupciones en el alcance es crear una declaración clara del alcance al inicio del proyecto y compartirla con todos los involucrados relevantes tan pronto como sea posible. De esa manera, todos estarán informados sobre lo que está incluido en el proyecto y lo que no.
Los beneficios de definir el alcance de tu proyecto
durante la etapa inicial:
Asegurarte de que todos los involucrados comprendan claramente los límites del proyecto Controlar las expectativas de los involucrados y ganar adeptos Reducir los riesgos del proyecto Establecer un presupuesto y realizar la planificación de los recursos de forma adecuada Alinear a tu proyecto en torno a los objetivos principales Evitar la corrupción en el alcance Establecer un proceso formal para las solicitudes de cambio (para proyectos complejos)
8 pasos para definir el alcance de tu proyecto:
1. Comienza con los objetivos de tu
proyecto
Antes de poder definir el alcance, primero necesitas plantear los objetivos del proyecto. Los objetivos del proyecto son los activos que planeas entregar al final de tu proyecto. Si bien determinar el alcance del proyecto te ayuda a lograr tus objetivos, primero debes saber cuáles son esos objetivos.
4. Crea un borrador de la declaración del
alcance de tu proyecto
Este es el momento de consolidar todos los elementos que has recopilado durante la investigación en un solo lugar: la declaración del alcance de tu proyecto. La declaración debe detallar lo que harás y lo que no harás, y explicar por qué.
Dependiendo de la complejidad del proyecto, la declaración del alcance puede redactarse de diferentes maneras: puede ser una lista con viñetas, un párrafo más detallado o una declaración de trabajo (SOW) completa. Independientemente de su extensión, la declaración del alcance debe establecer cuáles son los objetivos del proyecto e indicar qué se abordará en el proyecto y qué no.
Si necesitas ayuda para definir el alcance, comienza por responder a estas preguntas:
¿Por qué estamos trabajando en este proyecto? ¿Cuáles son nuestros objetivos y entregables finales? ¿Cuáles son nuestras limitaciones? ¿Cuál es el presupuesto? ¿Cuántos empleados y recursos tenemos disponibles? ¿Qué miembros del equipo trabajarán en este proyecto? ¿Cuáles son las fechas de los entregables? ¿A qué cronograma debemos ceñirnos? ¿Qué elementos se encuentran fuera del alcance?
5. Obtén la aceptación y aprobación de
los involucrados clave
Antes de aprobar la declaración del alcance del proyecto, asegúrate de obtener la aceptación de todos los participantes del proyecto. Esto te brinda la oportunidad de realizar los ajustes finales, reconsiderar los objetivos de tu proyecto y decidir qué forma parte del proyecto y qué no. Una vez que tu proyecto esté en marcha, será más difícil cambiar cualquier elemento de la declaración del alcance. Por lo tanto: asegúrate de comunicar el alcance del proyecto a todos los involucrados.
6. Establece un proceso de control de
cambios si es necesario
Si tu proyecto cuenta con muchos participantes o si te encuentras gestionando una iniciativa compleja, puede ser muy útil establecer un proceso de control de cambios. En proyectos grandes o complejos, es inevitable que se realicen cambios. Tal vez el cronograma haya sido demasiado optimista o quizás hayas recibido nuevos comentarios de clientes por lo que debes ajustar varios entregables importantes. No es recomendable tener un proyecto que sea imposible de modificar, pero tampoco es recomendable que todos puedan realizar cambios fácilmente, ya que podría provocar una corrupción en el alcance. Un proceso de control de cambios consiste en un conjunto de procesos establecidos que deben seguir los involucrados antes de que se apruebe su cambio. Para crear un proceso de control de cambios, establece un método para que el equipo del proyecto y los demás involucrados puedan enviar sus solicitudes de cambio. Puedes configurar, por ejemplo, un formulario centralizado para las solicitudes. Luego, un grupo de involucrados clave debe revisar el cambio y
Ejemplo de declaración de un proyecto:
Supongamos que estás rediseñando el sitio web de tu empresa. A continuación, te mostramos cómo podría ser el alcance de tu proyecto:
Objetivos del proyecto: Migrar el backend del sitio web a la plataforma CMS para aumentar la velocidad y flexibilidad de la página. Recursos: Equipo web (tres personas): 30 horas de trabajo a la semana durante 6 semanas Gerente de ingeniería (una persona): 10 horas de trabajo a la semana durante 6 semanas Revisión de TI y de Asuntos Legales (dos equipos): 5 horas de trabajo ad hoc a la semana $7000 por un sistema de gestión de contenido (CMS) Entregables: Capacitación para todos los redactores de contenido a fines de mayo de 2021 Migrar todo el sitio web al nuevo CMS para junio de 2021 Hoja de ruta del proyecto y cronograma: 26 de abril: Empezar a definir el alcance del CMS 10 de mayo: Revisión de TI y de Asuntos Legales Del 17 de mayo al 3 de junio: Migración del equipo web 31 de mayo: Capacitación a los redactores de contenido 4 de junio: Lanzamiento del nuevo CMS Fuera del alcance: Nuevo sistema de gestión de activos digitales (DAM) Páginas web personalizables en el nuevo CMS
Referencia bibliografica:
asana/es/resources/project-scope
Alcance o Metas Taller De Investigación II
Materia: Administración de proyectos (Admon proyectos)
Universidad: Instituto Tecnológico Superior de Cosamaloapan
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