APRUEBA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS ÁREAS DEL DIARIO OFICIAL DE LA REPÚBLICA DE CHILE
Núm. 2.108 exenta.- Santiago, 15 de mayo de 2020.
Vistos:
Lo dispuesto en la ley N° 19.880, de Bases de los Procedimientos Administrativos que Rigen los Actos de los Órganos de la Administración del Estado; en la ley N° 18.575, Orgánica Constitucional de Bases Generales de la Administración del Estado; en la ley N° 20.520, que Crea el Ministerio del Interior y Seguridad Pública; el decreto supremo N° 22, de 2016, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, que Aprueba Reglamento sobre Organización y Funcionamiento del Diario Oficial de la República de Chile; la resolución N° 7, de 2019, de la Contraloría General de la República.
Considerando:
1.- Que, de conformidad al artículo 3°, letra e), del decreto con fuerza de ley N° 7.912, de 1927, del entonces Ministerio del Interior, que fija atribuciones de las Subsecretarías de Estado, a dicha Cartera le corresponderá el Diario Oficial.
2.- Que, por resolución exenta N° 6.793, de 2013, de la Subsecretaría del Interior, se creó el Departamento Diario Oficial, acto modificado a su vez por resoluciones exentas N° 9.336, de 2017 y N° 28, de 2019.
3.- Que, por decreto supremo N° 22, de 2016, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, se aprobó el Reglamento sobre Organización y Funcionamiento del Diario Oficial de la República de Chile, el cual dispone que el Diario Oficial integra la Subsecretaría del Interior, y se encuentra a cargo de su Director.
4.- Que, conforme al mismo decreto supremo Nº 22, referido, el Diario Oficial ha de publicar las instrucciones de orden interno que permitan dar cabal cumplimiento a los requisitos y obligaciones que le impone su Reglamento, las que serán aprobadas por resolución de la Subsecretaría del Interior.
5.- Que, por resolución exenta N° 28, de 2019, se modificó la resolución exenta N° 9.336, de 2017, de la Subsecretaría del Interior, con el objeto de aprobar instrucciones de orden interno, relativas al nuevo organigrama y manual de funciones del Departamento Diario Oficial.
6.- Que, en el marco de la mejora continua de sus procesos y servicios, el Departamento Diario Oficial requiere formalizar el manual de procedimientos que imparte instrucciones para el desarrollo de sus actividades, tanto operacionales como administrativas, mediante la expedición del correspondiente acto administrativo.
7.- Que, por las consideraciones previamente expuestas,
Resuelvo:
Apruébense las instrucciones de orden interno que se establecen en el Manual de Procedimientos de las Áreas del Diario Oficial de la República de Chile, versión 01, de fecha 14 de mayo de 2020, documento que se adjunta al presente acto administrativo y que se entiende formar parte del mismo, impartidas en virtud de lo dispuesto en el artículo 3° del decreto supremo N° 22, de 2016, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública.
Anótese, comuníquese y publíquese.- Juan Francisco Galli Basili, Subsecretario del Interior.
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE LAS ÁREAS DEL DIARIO OFICIAL DE LA REPÚBLICA DE CHILE
Ministerio del Interior y Seguridad Pública
Subsecretaría del Interior
Departamento Diario Oficial
Contenido
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVO DEL PROCESO
3. MARCO LEGAL
4. RESPONSABLES
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1. ÁREA DE OPERACIONES DEL DIARIO OFICIAL
5.1.1. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE PUBLICACIÓN DE ORGANISMOS PÚBLICOS
5.1.2. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES DE PUBLICACIÓN USUARIOS PARTICULARES
5.1.3. COTIZACIÓN DE SOLICITUDES DE PUBLICACIÓN USUARIOS PARTICULARES
5.1.4. GENERACIÓN DE NOTAS DE VENTAS A USUARIOS PARTICULARES
5.1.5. PAGO POR CAJA DE LA SOLICITUD DE PUBLICACIÓN
5.1.6. RECEPCIÓN DE SOLICITUDES EN BOLETÍN OFICIAL DE MINERÍA
5.1.7. RECEPCIÓN RESPALDO FÍSICO DE LA PUBLICACIÓN
5.1.8. OTRAS ACTIVIDADES DE OPERACIONES
5.2. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
5.2.1. FACTURACIÓN DE SOLICITUDES
5.2.2. SUPERVISIÓN DEL PROCESO CONTABLE
5.2.3. PROCESO DE INFORMÁTICA Y DESARROLLO
5.2.4. PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS Y CONTRATACIÓN DE BIENES Y SERVICIOS
5.2.5. PROCEDIMIENTOS DE RECURSOS HUMANOS
5.3. ÁREA DE ESTUDIOS, PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
5.3.1. ACTUALIZACIÓN DE PUBLICACIONES Y MEMORIA ANUAL
5.3.2. DEFINICIÓN, SEGUIMIENTO Y SUBIDA DE METAS CDC Y PMG
5.3.3. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN PRESUPUESTARIA
5.4. ÁREA JURÍDICA Y COORDINACIÓN DE ERoP
5.4.1. TRAMITACIÓN JURÍDICA
5.4.2. ANÁLISIS JURÍDICO ADMINISTRATIVO
5.4.3. COORDINACIÓN DE ERoP
5.5. ASISTENTE DE DIRECCIÓN
6. GLOSARIO
7. ANEXOS
8. VALIDACIÓN
9. CUADRO DE CONTROL DE VERSIONES
1. INTRODUCCIÓN
El presente manual es una guía de uso interno con la cual el Director del Diario Oficial entrega lineamientos y orientaciones, e imparte instrucciones para el desarrollo de las funciones administrativas y operacionales de este Departamento.
El manual es una herramienta de gestión que facilita el desarrollo de los procesos llevados a cabo periódicamente por todos los funcionarios y funcionarias que se desempeñan en este Departamento. Representa una guía en la evaluación y verificación del grado de consistencia existente entre lo que está descrito en los procesos y las prácticas cotidianas.
La descripción de las actividades relacionadas con cada procedimiento orienta al personal en la ejecución uniforme de las mismas, a la vez, permite identificar las unidades responsables y operativas de cada tarea.
Con el objetivo de mantener actualizados los distintos procedimientos ejecutados, el manual deberá ser sometido a revisiones periódicas para efectos de incorporar modificaciones, si es necesario, e integrar potenciales mejoras.
El alcance del manual comprende los procesos de las áreas: i) Operaciones del Diario Oficial, ii) Administración y finanzas, iii) Jurídica y coordinación de ERoP, iv) Estudios, planificación y control de gestión, y v) Asistente de dirección.
2. OBJETIVO DEL PROCESO
El manual tiene como finalidad describir los procesos que están involucrados en las diferentes áreas del Diario Oficial. En detalle, se especifica cómo las acciones de todas las unidades operativas y administrativas del Diario, se articulan de manera sistemática para llevar a cabo las tareas cotidianas. De igual forma, el manual permitirá compartir el conocimiento sobre procedimientos y actividades a realizar, con funcionarios y funcionarias que se incorporen a este Departamento, facilitando su integración.
Por último, la documentación formal de los procedimientos deberá contribuir al logro de las metas institucionales, así como, a un funcionamiento más eficaz y eficiente de los servicios que se presten a los usuarios.
3. MARCO LEGAL
El Diario Oficial, conforme a lo establecido en el artículo 2° del decreto supremo N° 22, de 2016, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, que Aprueba Reglamento sobre organización y funcionamiento del Diario Oficial de la República de Chile, integra la Subsecretaría del Interior y es la institución oficial del Estado encargada de la publicación de las normas jurídicas que rigen el país.
Su misión consiste en ser el constituyente de la certeza jurídica que el Estado de Derecho necesariamente requiere, lo que se materializa a través de la publicación de la ley y de la presunción de que todo cuerpo legal promulgado en la forma prescrita en la Constitución se supone conocido por todos, sin admitir prueba en contrario, desde su publicación en el Diario Oficial. De la misma forma, se publican en este medio todas aquellas actuaciones que tanto en el ámbito público como privado tienen relevancia en la vida jurídica, económica y social del país, cumpliendo así con el requisito de publicidad que la ley exige.
De igual forma, al Diario Oficial le corresponde la publicación del Boletín Oficial de Minería, en conformidad con lo dispuesto en el artículo 238 del Código de Minería y en cumplimiento de lo ordenado en el artículo 2º transitorio de su Reglamento. Todas las publicaciones que ordena el Código de Minería se harán en el señalado Boletín, el primer día hábil de cada mes y los primeros días hábiles de cada semana, según corresponda. El Diario Oficial seleccionará, en conformidad con las normas de la ley N° 19.886, a Encargados Regionales o Provinciales (ERoP) del Boletín Oficial de Minería, en las ciudades de Arica, Iquique, Antofagasta, Copiapó, Coquimbo, Ovalle, Illapel, La Ligua, San Felipe y Santiago.
A continuación, se detallan las principales normas relacionadas con la actividad del Diario Oficial:
Normativa institucional y funcional, de carácter general
- Decreto con Fuerza de Ley Nº 7.912, de 1927, del Ministerio del Interior, que Fija las Atribuciones de las Secretarías de Estado. En particular, su artículo 3°, letra e).
- Ley N° 20.502, que Crea el Ministerio del Interior y Seguridad Pública y el Servicio Nacional para la Prevención y Rehabilitación del Consumo de Drogas y Alcohol, y modifica diversos cuerpos legales.
- Ley N° 19.799, Sobre documentos electrónicos, firma electrónica y servicios de certificación de dicha firma.
- Decreto Supremo Nº 22, de 2016, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, que Aprueba Reglamento sobre Organización y Funcionamiento del Diario Oficial de la República de Chile.
- Resolución Exenta N° 3.067, de 2016, de la Subsecretaría del Interior, que Establece especificaciones técnicas para la recepción de documentos a publicar en el Diario Oficial de la República de Chile.
- Resolución Exenta N° 3.068, de 2016, de la Subsecretaría del Interior, que Establece requisitos de formato de representaciones impresas de la edición electrónica del Diario Oficial de la República de Chile.
- Resolución Exenta N° 3.069, de 2016, de la Subsecretaría del Interior, que Establece instrucciones de orden interno para el cumplimiento del decreto supremo N° 22, de 2016, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública.
- Decreto Supremo N° 1.227, de 2017, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, que Establece Tarifas de Publicación e Impresión en el Diario Oficial de la República de Chile.
- Resolución Exenta N° 28, de 2019, de la Subsecretaría del Interior, que Modifica resolución N° 9.336 exenta, de 2017, y aprueba nuevo manual de instrucciones de orden interno del Diario Oficial.
Normativa general que establece la publicación en el Diario Oficial, su autenticidad y obligatoriedad
- Constitución Política de la República, artículo 75°, inciso final. ‘‘... La publicación se hará dentro de los cinco días hábiles siguientes a la fecha en que quede totalmente tramitado el decreto promulgatorio''.
- Código Civil, artículo 7º. "La publicación de la ley se hará mediante su inserción en el Diario Oficial, y desde la fecha de éste se entenderá conocida de todos y será obligatoria".
- Ley N° 19.880, que Establece bases de los procedimientos administrativos que rigen los actos de los órganos de la Administración del Estado, artículo 49°. "Los actos publicados en el Diario Oficial se tendrán como auténticos y oficialmente notificados, obligando desde esa fecha a su íntegro y cabal cumplimiento, salvo que se establecieren reglas diferentes sobre la fecha en que haya de entrar en vigencia".
- Decreto de 1877, del Ministerio del Interior, que Declara auténticos todos los documentos que se publiquen en la parte oficial del Diario.
- Decreto N° 2.710, de 1942, del Ministerio del Interior. Dispone que los decretos supremos que contengan disposiciones que afecten a particulares deben publicarse íntegramente en el Diario Oficial.
Normativa especial que obliga a publicar en el Diario Oficial
Se encuentran vigentes más de ciento cuarenta normas jurídicas que obligan a publicar en el Diario Oficial. A modo de ejemplo, se citan algunas disposiciones:
- Los extractos de constitución, modificación y disolución de sociedades, se deben publicar en el Diario Oficial, de acuerdo a lo establecido en el artículo 4° de la Ley N° 20.494.
- La publicación de extractos de solicitudes de Marcas y Patentes se efectúa en el Diario Oficial, de acuerdo al artículo 4° de la Ley N° 19.039.
- La publicación de "extractos de solicitud de concesión o modificación de servicios públicos e intermedios de telecomunicaciones", se encuentra establecida en el artículo 15° de la Ley N° 18.168.
- Un extracto de constitución, modificación y disolución de escrituras sociales de cooperativas autorizado por el notario respectivo, deberá publicarse, por una sola vez, en el Diario Oficial. Según lo establecido en el artículo 5° y siguientes, de la Ley General de Cooperativas.
- La publicación de los extractos de solicitudes de derechos de aprovechamiento de aguas se realiza conforme a lo establecido en el artículo 131°, del Código de Aguas.
- En caso de pérdida, hurto o robo de un certificado de subsidio habitacional, deberá publicarse un aviso de este hecho en el Diario Oficial, según establece el artículo 41° del decreto N° 40, del Ministerio de Vivienda y Urbanismo, sobre Nuevo Reglamento del Sistema de Subsidio Habitacional.
- La publicación de los avisos de llamado a citación a junta de accionistas podrá realizarse conforme a lo dispuesto en el artículo 58°, de la ley N° 18.046, sobre Sociedades Anónimas. La publicación de los avisos de Citación a Legatarios debe efectuarse de acuerdo a lo establecido en el artículo 45°, letra a) del Reglamento de Sociedades Anónimas.
- Los extractos de resoluciones que autorizan la realización de actividades pesqueras, deben ser publicados en el Diario Oficial, conforme a lo dispuesto en el artículo 15° de la ley N° 18.892, Ley General de Pesca y Acuicultura; y en el decreto supremo N° 430, de 1992, del Ministerio de Economía, Fomento y Turismo.
- Las siguientes publicaciones de notificaciones por aviso deben realizarse en el Diario Oficial:
. Notificaciones por aviso realizadas de acuerdo a lo establecido en el artículo 54°, del Código de Procedimiento Civil. Esto es, cuando la notificación hecha por este medio sea la primera de una gestión judicial, será necesario para su validez que, además, se inserte el aviso en el Diario Oficial, y debe publicarse por una sola vez. Estos avisos deben insertarse en la edición de los días 1 o 15 de cada mes y el extracto original debe consignar la firma y timbre del Secretario del Tribunal o ministro de fe respectivo.
. Notificaciones por aviso de acuerdo al artículo 439° del Código del Trabajo. Se debe publicar en el Diario Oficial, un resumen de la demanda y copia íntegra de la resolución que recae sobre la demanda. Debe insertarse por una sola vez en el Diario Oficial los días 1 o 15 de cada mes. Esta notificación es gratuita para los trabajadores.
o El artículo 6° del Libro IV sobre "Las Quiebras" del Código de Comercio, establece que, siempre que la ley o el tribunal ordenen que una resolución se notifique por avisos, se entenderá que debe publicarse un aviso en el Diario Oficial. El aviso, aprobado en su texto por el tribunal, contendrá un extracto de la petición y copia íntegra de la resolución, a menos que la ley o el tribunal disponga lo contrario.
. El extracto de solicitud de cambio de nombre se debe publicar en el Diario Oficial, de acuerdo al artículo 2°, de la Ley N° 17.344.
o La publicación de extractos de extravío de documentos (pagarés, bonos de reconocimiento AFP y letras de cambio), se realiza de acuerdo a lo establecido en el artículo N° 89°, de la Ley N° 18.092.
-Las siguientes publicaciones deben realizarse en el Diario Oficial:
. Los extractos de citaciones se deben realizar de acuerdo a lo establecido en el artículo 81° N° 2 del Código Civil. Esta norma establece que las citaciones del desaparecido deberán publicarse por tres veces en el Diario Oficial, corriendo más de dos meses entre cada dos citaciones. Estas citaciones se publican cualquier día hábil del mes.
. El extracto de sentencia de muerte presunta, se encuentra regulado por el artículo 81 N° 5, del Código Civil.
. Las publicaciones de solicitudes de concesión eléctrica y otras, se rigen por los artículos 18° y siguientes, del DFL N° 1, de 1982, del Ministerio de Minería.
. Las solicitudes de concesión de energía geotérmica se publican en el Diario Oficial, de acuerdo a lo dispuesto en los artículos 13° y 40°, de la Ley N° 19.657.
Normativa especial aplicable al Boletín Oficial de Minería
- Código de Minería, en especial su artículo N° 238.
- Decreto N° 1, de 1986, del Ministerio de Minería, que aprueba el Reglamento del Código de Minería.
- Decreto Supremo Nº 88, de 2016, del Ministerio de Minería y del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, que Establece el Boletín Oficial de Minería como suplemento especial del Diario Oficial y deja sin efecto el decreto N° 6, de 2005.
- Decreto Supremo N° 134, de 2016, del Ministerio de Minería y del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, que Establece nueva fecha para la obligación de efectuar la publicación del Boletín Oficial de Minería como suplemento especial del Diario Oficial.
4. RESPONSABLES
Los responsables de los procesos que se detallan en el presente manual son:
- Director del Diario Oficial.
- Encargado del área de Operaciones y las unidades operativas que están bajo su responsabilidad.
- Encargado del área de Administración y Finanzas, y las unidades operativas que están bajo su responsabilidad.
- Encargado del área de Estudios, Planificación y Control de Gestión, y las unidades operativas que están bajo su responsabilidad.
- Encargado del área Jurídica y Coordinación de ERoP.
5. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO
5.1. ÁREA DE OPERACIONES DEL DIARIO OFICIAL
El objetivo de esta sección, es detallar los pasos y documentos involucrados en los procesos previos a la Edición del Diario Oficial, asegurando la legitimidad de la documentación a publicar y el correcto ingreso de la misma al flujo de trabajo y sistemas electrónicos del Diario.
5.1.1. Recepción de solicitudes de publicación de organismos públicos
Las solicitudes de publicación emanadas desde organismos públicos pueden ser ingresadas por una de las siguientes maneras:
- A través del correo oficinadepartes@diarioficial.cl
- A través de la plataforma electrónica sitio de pagos del Diario Oficial.
- Por correo postal dirigido a oficina de partes del Diario Oficial, con domicilio en calle Dr. Torres Boonen N° 511, Providencia, Santiago.
Estas solicitudes corresponden a normas de carácter general, particular, judicial y avisos. Entre ellas se encuentran: leyes, reglamentos, decretos, resoluciones de orden general, documentos ministeriales y de otros organismos de la administración del Estado.
Solicitudes de organismos públicos (electrónico, presencial y correo postal)
5.1.2. Recepción de solicitudes de publicación usuarios particulares
El objetivo de esta sección es detallar los pasos y documentos involucrados en los procesos previos a la edición del Diario Oficial, asegurando la legitimidad de la documentación a publicar, el correcto ingreso de la misma y el flujo de trabajo a seguir.
En esta etapa se contempla el ingreso, generación de nota de venta y pago de la publicación.
Para los usuarios particulares, la tramitación de la solicitud de publicación puede ser realizada a través de correo postal, presencialmente en dependencias del Diario Oficial y en forma remota, vía internet.
a) Remoto vía correo postal
El ingreso y recepción de las solicitudes de publicación tramitadas por correo postal es atendido en la oficina de partes del Diario Oficial, ubicada en calle Dr. Torres Boonen N° 511, Providencia, Santiago.
Las solicitudes de publicación de particulares pueden involucrar un costo para el solicitante (ejemplos: derechos de aprovechamiento de aguas, quiebras, modificaciones por aviso, entidades religiosas, asociaciones gremiales, decretos sobre concesiones y solicitudes de telecomunicaciones de la Subsecretaría de Telecomunicaciones "Subtel", etc.), o bien ser gratuitas cuando la ley así lo establece (ejemplo: cambio de nombre, adopciones, demandas laborales cuando el trabajador es el demandante, etc.).
En aquellas solicitudes de publicación donde el usuario particular deba pagar un monto, podría ser eximido de tal pago si presenta un certificado de privilegio de pobreza emitido por un organismo competente. En este caso, el Diario Oficial realiza la publicación de manera gratuita, marcando el documento original con SC (sin costo) y escribiendo el número del certificado de privilegio de pobreza sobre el documento a publicar.
Solicitudes de publicación vía correo postal particulares (con costo)
Solicitudes de publicación vía correo postal particulares (sin costo)
b) Presencial
A través de esta vía de ingreso se recepcionan aquellas solicitudes de publicación por Particulares realizadas de manera presencial en las oficinas centrales del Diario Oficial, ubicadas en calle Dr. Torres Boonen N°511, Providencia, Santiago. Este tipo de solicitudes pueden involucrar un costo para el solicitante o bien ser gratuitas si la ley así lo determina.
Ejemplos de solicitudes de publicación que deben ser pagadas son: derechos de aprovechamiento de aguas, quiebras, notificaciones por aviso, entidades religiosas, asociaciones gremiales, decretos sobre concesiones y solicitudes de telecomunicaciones de la Subsecretaría de Telecomunicaciones (Subtel), etc. Entre los documentos de publicación gratuita se encuentran: cambio de nombre, adopciones, demandas laborales cuando el trabajador es el demandante, etc.
En el caso de publicaciones, donde el usuario deba cancelar un monto, es posible eximir a dicho usuario del pago si éste presenta un certificado de privilegio de pobreza emitido por un organismo competente. En este caso, el Diario Oficial realiza la publicación de manera gratuita.
Para el caso de las solicitudes de publicación de documentos emitidos por la Subsecretaría de Telecomunicaciones, existen algunas diferencias en términos de procedimiento, las cuales serán detalladas en otra sección. Este tipo de publicaciones también involucra un costo para el solicitante.
Solicitudes de publicación presencial (con costo)
Solicitudes de publicación presencial (sin costo)
Solicitudes de publicación presencial Subtel
Solicitudes de publicación presencial de marcas
Solicitudes de publicación presencial de patentes
c) Remoto vía internet
A través de esta vía de ingreso se recepcionan solicitudes de publicación de particulares, para los siguientes documentos: i) actuaciones de sociedades y cooperativas (constituciones, modificaciones y disoluciones y otros), ii) marcas y patentes, iii) decretos de concesiones y solicitudes de telecomunicaciones de carácter particular de la Subsecretaría de Telecomunicaciones (Subtel), iv) avisos, v) judiciales, vi) otros.
En el caso de las actividades de extractos de sociedades y cooperativas, las solicitudes de publicación deben efectuarse solo a través de internet. Para el caso de los documentos como Subtel, derechos de aguas y marcas, las solicitudes de publicación podrán realizarse de manera presencial o bien a través de internet.
Para poder llevar a cabo una solicitud de publicación a través de internet, el solicitante deberá previamente registrarse en el sitio de trámites del Diario Oficial https://pagos.diarioficial.cl/Registro y luego activar su cuenta a través de un correo electrónico enviado con ese fin. Una vez realizada la activación de su cuenta, el solicitante estará en condiciones de requerir vía internet una publicación en el Diario Oficial.
A continuación, se esquematizan de manera general los pasos que debe seguir el solicitante para concretar una solicitud de publicación a través de internet:
Efectuado y acreditado el pago de la publicación, el sitio de trámites web asignará de manera automática una fecha de publicación y un código de identificación electrónico del documento (CVE). Finalizado el proceso se creará una orden de publicación digital, la cual contendrá toda esta información y estará disponible para verificación y consulta del solicitante en su panel de usuario, en el link "Mis pagos pendientes y terminados". Los datos de confirmación de la orden de publicación se enviarán automáticamente al mail registrado del solicitante.
Desde la fecha de publicación asignada al extracto solicitado, se podrá consultar la publicación en el sitio web, ingresando el CVE o directamente a través del sitio https://www.diariooficial.interior. gob.cl/verificacion/.
Solicitudes de publicación de sociedades y cooperativas
De acuerdo a lo estipulado en la Ley N° 20.494 inc. 4°, desde el 29 de marzo de 2011 la publicación de actividades societarias sólo se realiza en formato digital, en la sección "Empresas y Cooperativas" del sitio web del Diario Oficial.
Con respecto al cobro, cuando el solicitante acredita que el capital de la sociedad o cooperativa es inferior a 5.000 UF, la publicación se realizará en forma gratuita. Caso contrario, si el capital de la sociedad o cooperativa excede las 5.000 UF, el valor de la misma será equivalente a un costo fijo de 1 UTM por cada extracto publicado.
Por su parte, la Ley N° 20.659 establece un sistema simplificado para la constitución, modificación, transformación, fusión, división, terminación y disolución de sociedades, aplicable a los principales tipos de sociedades (empresa individual de responsabilidad limitada, sociedad de responsabilidad limitada, sociedad anónima cerrada, sociedad anónima de garantía recíproca, sociedad colectiva comercial, sociedad por acciones, sociedad en comandita simple y sociedad en comandita por acciones).
Esta ley y su reglamento permitieron que, a partir de mayo de 2013, las actividades societarias puedan tramitarse en un solo día a través del portal web "Tu empresa en un día", sitio que es administrado por el Ministerio de Economía, Fomento y Turismo. Las actividades societarias llevadas a cabo a través de esta vía y que dan lugar al "Registro de Empresas y Sociedades", no son publicadas en el Diario Oficial.
Diagrama: publicación de actividad societaria
Solicitudes de publicación Subtel
El ingreso se realizará en el sitio de trámites del Diario Oficial. En este caso, el solicitante debe estar previamente registrado en el sitio de trámites.
Solicitudes de publicación Marcas y Patentes
En este caso, el solicitante debe estar previamente registrado en el sitio de trámites.
Solicitudes de publicación de Avisos a Junta de Accionistas
El ingreso se realizará en el sitio de trámites del Diario Oficial. En este caso, el solicitante debe estar previamente registrado en el sitio de trámites.
A diferencia de otro tipo de solicitudes de publicación vía internet, el solicitante debe mecanografiar el contenido del extracto original o aviso que desea insertar en el sitio de trámites durante el proceso de solicitud.
El solicitante podrá optar por dos formas de pago: i) pago electrónico vía Tesorería General de la República (TGR), ii) pago por depósito, vía convenio con Banco Estado.
Solicitudes de publicación materias y/o notificaciones judiciales
En este caso, el solicitante debe estar previamente registrado en el sitio de trámites.
5.1.3. Cotización de solicitudes de publicación usuarios particulares
La cotización de documentos se realiza según número de caracteres o según número de líneas, lo cual depende del tipo de documento a publicar. Para valorar los documentos, se utiliza el sistema de cotización electrónica del Diario Oficial, que cumple con lo dispuesto en el Decreto Supremo N° 1.227, de fecha 7 de septiembre de 2017, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública.
a) Cotización en sitio de trámites
La cotización de documentos se realiza a través del sistema de cotización electrónica del Diario Oficial. Existen dos variantes dependiendo del tipo de documento: i) la cotización por número de caracteres y ii) la cotización por línea. En este caso, el sistema reconoce automáticamente qué tipo de cotización realizar al indicarle el tipo de documento que se desea cotizar. Sólo se debe ingresar el número de caracteres o el número de líneas que se ha contabilizado en el documento.
El conteo del número de caracteres en el documento se realiza de manera automática escaneado el documento y ejecutado macro en Word.
La estimación del número de líneas, se obtiene a partir de la cantidad de caracteres reportados con macro en Word.
Si el texto puede ser editado y ajustado, la cantidad de caracteres se divide por 95 para obtener el número de líneas estimadas a valorar. En caso contrario se considerará el número de líneas reales que muestra el documento.
b) Cotización solicitudes concesión de Subtel
Para el caso de solicitudes de publicación de documentos emanados desde la Subsecretaría de Telecomunicaciones con cargo a Particulares, la cotización se realiza contabilizando manualmente el número de las líneas de texto y tablas en el documento original en papel. Luego, con la ayuda de la Intranet del Diario, se realiza la valoración del documento, quedando la cotización de este almacenada en un repositorio electrónico para su posterior pago. Seguido, se chequea que la cotización haya sido cargada correctamente en el sistema.
Conteo de líneas: El conteo de líneas se realiza sobre el documento original en papel de manera manual, contando las líneas completas e incompletas del texto desde su encabezado hasta el pie de firma. Si el texto incluye tablas, las líneas de estas también se contabilizan como parte del documento.
Cotización Subtel
c) Cotización automática en internet
Actualmente, todas las publicaciones que se realizan por internet se cotizan automáticamente al momento de realizar la solicitud de publicación.
La cotización de documentos se realiza ya sea por número de caracteres, por número de líneas o costo fijo, lo cual depende del tipo de documento a publicar.
Por otra parte, la Resolución Exenta N° 1.715, de fecha 18 de marzo de 2015, de la Subsecretaría del Interior, establece que las solicitudes de publicación realizadas de manera electrónica recibirán un descuento efectivo de 20% sobre el precio neto calculado.
En el caso de la publicación de extractos de sociedades y cooperativas, existe una tarifa fijada por ley (Ley N° 20.494), que establece que si el capital de la sociedad o cooperativa excede las 5.000 UF, el valor de la publicación es equivalente a un costo fijo de 1 UTM por cada extracto publicado. Cuando el solicitante está en condiciones de acreditar que el capital de la sociedad es inferior a 5.000 UF, la publicación se realiza en forma gratuita.
d) Cotización marcas
La cotización de solicitudes de publicación de marcas se realiza en línea. La forma de cotizar la publicación se basa en el conteo automático del número de caracteres en el texto. El número de caracteres contabilizado se multiplica por una tarifa y se le suma un costo fijo. Además, se carga un costo fijo por imagen (logo).
e) Cotización patentes
La cotización de publicaciones de patentes se realiza en línea, el sistema cuenta automáticamente el número de caracteres de la publicación y se divide por 95.
5.1.4. Generación de notas de ventas a usuarios particulares
En este apartado se describen en detalle los pasos involucrados al momento de generar notas de venta, factura o boleta y realizar procedimientos de caja para el pago de publicaciones solicitadas por los usuarios Particulares.
Para la generación de notas de ventas se utiliza el software de gestión Softland ERP. En el caso de solicitudes de publicación de particulares, realizadas de manera presencial, la nota de venta se genera al momento, una vez que es recepcionada la solicitud.
Para las solicitudes de publicación de particulares, realizadas por correo postal, la nota de venta se genera una vez que el usuario ha acreditado el pago con depósito bancario o electrónico (Asistente de Call Center).
En el caso de las solicitudes de publicación realizadas por internet y con opción de pago electrónico, la nota de venta se genera una vez acreditado el pago de la publicación a través de la Tesorería General de la República (Costeador).
Independiente de la forma en que se realiza la solicitud de publicación, el procedimiento para generar una nota de venta en Softland ERP es el mismo. Sin embargo, existe una pequeña variación cuando se trata de la emisión de boletas o facturas.
Son varios los cargos que pueden generar Nota de venta: Asistente de Recepción y Cotización a Privados, Asistente de Call Center, Costeador, Cajero, Analista de Cobranza, Encargado de Facturación.
Para simplificar, se utilizará un nombre genérico que los agrupe. El nombre será "Encargado generar nota venta".
Generación nota de venta (boletas)
Generación de nota de venta (Facturas)
5.1.5. Pago por caja de la solicitud de publicación
El procedimiento de caja consta de tres etapas: i) la apertura de caja, ii) la emisión de facturas o boletas para el pago de solicitudes de publicación y iii) el cierre y cuadratura de caja.
El procedimiento de caja con pago presencial considera aquellas solicitudes de publicación realizadas en las oficinas centrales del Diario Oficial. Una vez generada la nota de venta por parte del funcionario del Diario, corresponde al usuario realizar el pago en caja de la publicación.
Para ejecutar el pago, el usuario debe acercarse a la caja una vez generada la nota de venta. En caja, el solicitante entrega al cajero el documento original, el cual ya ha sido aceptado a publicación por un funcionario de recepción y cotización a privados.
Apertura de caja
Emisión de boletas o facturas
Cierre y arqueo de caja
5.1.6. Recepción de solicitudes en Boletín Oficial de Minería
Las publicaciones del Boletín Oficial de Minería, tienen como marco legal el Decreto Supremo 88, de 2016, del Ministerio de Minería y del Ministerio del Interior y Seguridad Pública, que Establece el Boletín Oficial de Minería como suplemento especial del Diario Oficial y deja sin efecto el decreto N° 6, de 2005.
a) Ingreso de solicitudes de publicación
Las publicaciones en el Boletín Oficial de Minería, se deben solicitar en las oficinas de los respectivos Encargados Regionales o Provinciales del Boletín (ERoP), ubicadas en las ciudades de: Arica, Iquique, Antofagasta, Copiapó, Coquimbo, Ovalle, Illapel, La Ligua, San Felipe y Santiago. Los encargados son responsables de:
.Recibir y registrar todos los documentos que se presenten para su publicación en el Boletín Oficial de Minería, digitalizarlos y revisarlos, en fecha y forma.
.Emitir las órdenes de publicación, señalando día y hora de recepción de la publicación solicitada, individualización del solicitante y de su pago, debiendo entregarle copia de la Orden al mismo.
.Aplicar los cobros respectivos de publicación (de acuerdo a lo establecido en el contrato), emitir los documentos tributarios correspondientes e informarlos en liquidaciones al Diario Oficial.
.Enviar diariamente a las oficinas del Diario Oficial, al final de cada día de recepción todas las solicitudes recibidas ese día, con los documentos originales. El envío se hará por valijas.
.Transmitir diaria y electrónicamente, antes de las 12:00 hrs. (mediodía) del día hábil siguiente a su recepción, todos los documentos electrónicos en formato de texto (txt o rtf, no imágenes escaneadas).
.Cerrar, semanal y mensualmente según corresponda, la recepción de solicitudes.
.Generar por cada edición, semanal y mensualmente según corresponda, una representación impresa con las publicaciones de la zona de cobertura respectiva, el que se denominará Cuerpo.
.Imprimir en soporte papel, semanal o mensualmente según corresponda, el Cuerpo respectivo de cada edición.
.Transmitir, semanal y mensualmente según corresponda, antes de las 12:00 hrs. (mediodía) del día de su publicación, el archivo digital del Cuerpo, suscrito con firma electrónica avanzada del Encargado Regional o Provincial o de su representante legal en su caso.
b) Envío de valija ERoP
Las solicitudes a ser publicadas en el Boletín Oficial de Minería, son enviadas por valija desde cada oficina de los ERoP a dependencias del Diario Oficial, ubicadas en Dr. Torres Boonen N° 511, Providencia.
El servicio de valija es gestionado por el Diario Oficial, para lo cual periódicamente se envía a cada ERoP las órdenes de transporte, las cuales deben ser adjuntadas para cada valija.
El servicio de traslado de las valijas es ejecutado por una empresa externa, contratada por el Diario Oficial. Cualquier problema en el envío debe ser informado al Diario Oficial para que éste revise la situación con dicha empresa.
En el caso de ERoP Santiago, es responsabilidad del Encargado gestionar la entrega diaria en las dependencias de Diario Oficial, de la documentación a publicar.
Envío valija a ERoP
5.1.7. Recepción respaldo físico de la publicación
Cada ERoP envía por valija una o más hojas resúmenes generadas por la plataforma de tramitación.
Las valijas del día son recepcionadas por el Asistente Administrativo ERoP y controlado su contenido:
.Para cada hoja de resumen, se chequea detalle de las órdenes de publicación que mencionan.
.Para cada orden de publicación, se chequea detalle de las publicaciones que ahí se mencionan.
Una vez efectuado el chequeo, se realizan dos entregas: (a) los documentos originales a ser publicados, se entregan al Coordinador de Edición, (b) la rendición de ingresos y el resto de la documentación se entrega al funcionario encargado de generar la nota de venta para el cobro de la comisión respectiva.
Recepción de solicitudes de publicación BOM
Edición y publicación
En esta sección se detallan los pasos y documentos del proceso de Edición del Diario Oficial, asegurando la legitimidad de la documentación a publicar, el correcto ingreso de la documentación e información al flujo de trabajo y sistemas electrónicos del Diario.
Para las solicitudes con respaldo físico, el Coordinador de Edición es el responsable de recibir los documentos y verificar que el folio y fecha de publicación indicada en el listado sea consistente con lo indicado en los timbres sobre los documentos en papel. Si está todo correcto, se procede a ordenar los documentos por fecha de publicación, para luego asignar a los digitalizadores los documentos con fecha de publicación más próxima.
Proceso previo a la edición
Para el caso de las publicaciones de solicitudes por internet, la asignación la realiza el Coordinador de Edición, a través del Sistema de Edición (SEDO).
El proceso de edición de documentos se puede dividir en cinco sub-procesos.
El proceso de edición comienza con el trabajo de digitación de los documentos aceptados e ingresados al flujo de trabajo del Diario. Luego de la digitación de los documentos, se realiza la primera corrección contra originales en papel. Aprobada la primera corrección, se liberan los documentos para su diagramación.
Una vez que todos los documentos asignados a una fecha de publicación en particular han sido diagramados, se procede a realizar la segunda corrección, verificando la consistencia de los documentos diagramados contra los originales en papel. Por último, se realiza una última revisión general del diario diagramado antes de su publicación. A continuación, se presenta un esquema simplificado del proceso de edición.
Proceso de edición
Todo documento debe primero entrar a digitalización para ser editado, luego, en ciertos casos hay solicitudes que requieren un pre-diagramado. Esta actividad la realizan los diagramadores de forma excepcional cuando un documento es muy grande (no se puede trabajar en SEDO con el documento) o contiene muchas imágenes. Los documentos en este estado son marcados en el sistema como prediagramación y son trabajados por fuera del SEDO. Una vez que están listos para publicación se suben manualmente por los diagramadores al sistema SEDO.
a) Digitación de documentos
Actualmente, los documentos recepcionados en papel son escaneados durante el proceso de recepción e ingreso de solicitudes de publicación, quedando estos almacenados como imagen en el Sistema de Edición (SEDO). Del mismo modo, aquellos documentos que ingresan directamente a través de internet, quedan automáticamente disponibles en formato digital en repositorios electrónicos.
Por lo tanto, el trabajo de digitación consiste en: i) transformar las imágenes de aquellos documentos recepcionados en papel a un formato digital editable, ii) verificar la consistencia del contenido de la publicación digital respecto del documento original en papel, iii) adecuar el formato del texto de acuerdo a las pautas de publicación establecidas por el Diario, y iv) clasificar documento según orden protocolar. Para el caso de los documentos ingresados a través de internet, la digitación consiste en adecuar el formato del documento electrónico de acuerdo a las pautas de publicación establecidas por el Diario Oficial y chequear su consistencia.
Si el extracto presenta algún inconveniente, se procede a contactar vía correo electrónico o teléfono al solicitante explicando los inconvenientes con el extracto en cuestión. Si el solicitante requiere formalmente la suspensión o eliminación de la publicación, personal autorizado del DO procede a suspender o eliminar la solicitud desde los registros electrónicos del DO, informando internamente a todos los involucrados. Si, por el contrario, no se recibe respuesta formal de parte del solicitante, se continúa con el proceso de edición.
Digitación de documentos en general
Documentos ingresados a través de internet
Formateo de documentos BOM
b) Primera lectura de documentos
Cuando se trata de una primera lectura, son varios los aspectos que se deben verificar. Para ello, una pareja de correctores lleva a cabo este trabajo. El primero lee en voz alta el texto del documento digital, mientras que el segundo sigue la lectura del mismo documento en papel, alertando de cualquier error a su compañero, si fuese el caso. Lo que se debe corroborar en este paso es que el documento digital sea idéntico en contenido al documento en papel.
Si se detectan errores de transcripción, formato, ortográficos o metadata los correctores proceden a corregirlos sobre el documento digital. Otro aspecto que se debe chequear en esta etapa es si los documentos que han sido ingresados al flujo de trabajo del Diario para su edición, corresponden a documentos que son publicables en el Diario Oficial. Existe una excepción a este proceso para las solicitudes de Sociedades, Cooperativas, Marcas y Patentes. Estas solicitudes se revisan contra el documento digitalizado, no hay copia física del documento.
Una vez aprobada la primera lectura, se liberan los documentos. Según sea el caso los documentos pueden pasar a:
- Diagramación, si son publicaciones que tienen imágenes o tablas o textos muy extensos.
- Asignado a segunda corrección, si son publicaciones ministeriales o del BOM.
- Pendiente de firma, si son publicaciones de marcas y sociedades.
- Aprobado para publicación, en otra situación no prevista en las antes mencionadas.
Corrección de documentos a través de sistema SEDO
Corrección de documentos fuera del sistema SEDO
c) Diagramación de documentos
El diagramado de los documentos a ser publicados, consiste en adecuar los textos e imágenes a los estándares definidos por el DO. Todos los días de publicación existen 2 versiones del DO, la digital y la impresa, cada modalidad contempla sus actividades y responsables.
El trabajo de diagramación se distribuye entre los diagramadores de acuerdo a la carga de trabajo del día. Son los mismos diagramadores quienes acuerdan cómo se distribuirá el trabajo de diagramación.
El diagramado del DO digital lo genera el sistema automáticamente. Las personalizaciones solo se pueden dar en las imágenes y tablas, tamaño que se adecua visualmente conforme a lo publicado.
Diagramación versión Digital del Diario Oficial
Los documentos que pasan por esta etapa son los ministeriales o bien documentos que contengan imágenes y/o tablas.
El proceso consiste en tomar el documento desde el sistema SEDO, se le agregan las imágenes, tablas y formato. Una vez hecho esto, la solicitud se pasa a segunda corrección. La sección V no tiene diagramación.
Diagramado de solicitudes BOM diario digital
Actualmente las solicitudes BOM que se diagraman son los remates, los cuales son diagramados fuera del sistema SEDO.
Diagramado versión impresa del Diario Oficial
La versión física del DO oficial debe ser una copia fiel de lo que es el DO digital, para un mismo día.
En el diagramado del DO impreso se utilizan distintos formatos de diagramado. Estos pueden ser de 2, 3, 4 y 5 columnas. Dependiendo de la sección que se trabaje:
- Sección I y IV, se diagrama a 2 columnas.
- Sección II, se diagrama a 2 columnas, excepto los días 1 y 15, que es a 3 columnas.
- Sección III, se diagrama a 2 columnas, excepto los días 1 y 15, que es a 5 columnas.
- Sumario sección I a IV, se diagrama a 4 columnas.
- Boletín Oficial de Minería, Marcas y Patentes, siempre se diagrama a 3 columnas, tanto el sumario como el contenido.
Tamaño de la letra definido es:
- Sección BOM, tamaño 7 pt. interlineado 8 pt. (*)
- Otras Secciones, tamaño 11 pt interlineado 11, 7 pt. (*)
(*) Los interlineados son variables, dependen de las páginas a cuadrar para llegar a una cantidad de 4 en 4.
Actualmente, se tiene pre definidas 2 parejas para realizar esta actividad, las cuales se turnan. Dentro de las parejas, la diagramación de las secciones se divide según carga de trabajo. Las secciones son: Normas Generales, Normas Particulares, Publicaciones Judiciales, Avisos Destacados. Los días viernes se suma la sección Marcas y Patentes.
Diagramado del Diario Oficial en versión impresa
d) Segunda lectura de documentos
En el caso de la publicación de leyes, los correctores actúan como si se tratase de una primera lectura debido a la importancia de este tipo de publicaciones.
El resto de los casos, la lectura la hace un corrector y se procede a verificar la consistencia en contenido y forma de los documentos diagramados impresos contra los originales.
Orden protocolar, título, número de resolución o CVE, fecha, sección, firmas, tablas e imágenes. Si está correcto se libera para su aprobación de publicación.
Una vez aprobada la segunda lectura, se liberan los documentos. Según sea el caso los documentos pueden pasar a:
- Pendiente de Firma, si son publicaciones de marcas, sociedades o BOM.
- Aprobado para Publicación, si son otro tipo de publicaciones.
Segunda lectura de documentos
e) Revisión final
La revisión final del Diario, es la última etapa en el proceso de edición antes de que el Diario sea publicado. Esta revisión se realiza una vez que los correctores han dado el visto bueno a los documentos a publicar. Al mismo tiempo, los correctores hacen entrega de todos los documentos originales en papel al Coordinador de Edición.
Posteriormente, se separan los documentos originales por sección en cuatro carpetas una por cada sección. Se entregan las cuatro carpetas al Coordinador de Edición para su revisión.
No pasan por esta revisión las secciones: Marcas y Patentes, Sociedades y Cooperativas y Boletín Oficial de Minería.
El Coordinador de Edición en conjunto con el Coordinador de Edición BOM o, en subsidio, con el Encargado de Operaciones, revisan, corrigen y aprueban los documentos para su publicación, quedando pendiente de firma.
Revisión final
f) Publicación de Diario Oficial
Una vez que se haya incorporado la información del dólar, enviada por el Banco Central, y contando con el V° B° de los correctores, se procede a firmar la publicación y a hacer el sellado de tiempo de la nueva versión que se visualizará en la página web después de las 12 pm.
Publicación del Diario Oficial
Publicación del Diario Oficial
g) Rectificaciones solicitudes de publicación
Como parte de los procesos de publicación, existen también las rectificaciones. En la mayoría de los casos existen dos posibles situaciones que originan una rectificación:
.Error en la información original provista por el solicitante.
.Error en la publicación que realizó el Diario Oficial.
En el primer caso, se llamará Solicitud de Rectificación y es tratada como una nueva publicación. El texto a publicar es provisto por el solicitante, se acoge a las condiciones de publicaciones normales y tiene costo para el solicitante.
En el segundo caso, se llamará Rectificación y debe ser tratada con la urgencia que corresponda a la naturaleza de la publicación. El texto a publicar es generado en el DO y no tiene costo asociado para el solicitante.
Rectificación de publicación
h) Edición de otros contenidos del Diario Oficial
Existen otras publicaciones adicionales del DO que ayudan a su divulgación.
Sitio interno sumario de publicaciones
Actualmente a este sitio tiene acceso el Sr. Subsecretario del Interior. Visiblemente el sitio tiene la siguiente presentación:
Normas para despliegue
5.1.8. Otras Actividades de Operaciones
a) Consultas del proceso de publicación
Las consultas de los usuarios/solicitantes son realizadas a las siguientes áreas:
Los e-mails de contacto para consultas y soporte, se detallan a continuación:
b) Devoluciones de pago
Todo trámite de devolución se genera a partir de una solicitud del solicitante, ya sea de un órgano público o de algún particular.
Existen situaciones en que las publicaciones están efectivamente pagadas, pero que en la práctica no se efectúa la publicación. Lo anterior ya sea porque: el DO una vez revisada la publicación determina que no corresponde la publicación o es el solicitante quien determina que no corresponde la publicación. En ambos casos se procede a la suspensión de la publicación y la tramitación de la devolución del pago.
Existe otro caso en que se hizo un cobro erróneo por la publicación, pero el documento efectivamente se debe publicar. En caso de que corresponda una devolución parcial del monto cancelado se procederá a su tramitación.
Devolución usuarios particulares por no publicación
Devolución usuarios particulares por error en el cobro
c) Copia Impresa del Diario Oficial y Boletín Oficial de Minería
La representación impresa de cada edición del Diario Oficial considerará imprimir al menos dos ejemplares para el Diario Oficial, uno para la Biblioteca del Congreso Nacional y uno para la Corte Suprema de Justicia, así como aquellos que sean necesarios para cumplir con las exigencias del depósito en el Archivo Nacional.
Los documentos incluidos en la representación impresa del Diario Oficial deberán dar debida cuenta de que se trata de documentos que provienen de la edición electrónica del mismo, debiendo incluirse un mecanismo que permita acceder electrónicamente a verificar el contenido y exactitud de la edición o publicación específica de que se trate.
La cantidad de ejemplares impresos por el Diario Oficial del Boletín Oficial de Minería, incluidos todos sus Cuerpos, serán limitados a aquellos que sean necesarios para cumplir con la siguiente distribución: un (1) ejemplar será enviado a cada una de las oficinas de los Conservadores de Minas del país; un (1) ejemplar será enviado al Ministerio de Minería y un (1) ejemplar se remitirá al Servicio Nacional de Geología y Minería, el que velará por que sea encuadernado convenientemente y por orden cronológico y lo mantendrá a disposición del público para que sea consultado por los interesados en cualquier tiempo. Adicionalmente, el Diario Oficial deberá imprimir tantos ejemplares como sea necesario para dar cumplimiento a lo dispuesto en el artículo 9º del decreto supremo 22, de 2016, del Ministerio del Interior y Seguridad Pública.
d) Revisión de solicitud gratuidad de publicación judicial
e) Respuesta a liquidadores concursales
f) Respuesta a tribunales y fiscalías de oficios
g) Respuesta a consultas efectuadas por transparencia
h) Archivo de documentos
El objetivo de esta sección, es detallar los pasos involucrados en los procesos de archivos de publicación del Diario Oficial, reuniendo toda la documentación recibida, con el propósito de generar procedimientos para el adecuado manejo, uso y disposición de toda la documentación que se encuentre en la bodega del DO y en las bodegas ubicadas en Agustinas N° 1269.
Tiempo de almacenaje de documentos
5.2. ÁREA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS
El área de Administración y Finanzas se compone por las unidades de Finanzas, Contabilidad, Cobranza, Tesorería, Recurso Humano, Tecnología e Innovación, compras y Servicios Generales.
A la Sección de Administración y Finanzas le corresponde gestionar, administrar y controlar los recursos financieros, de personal, de adquisiciones, infraestructura, logística, tecnología e información, para lo cual debe velar por la correcta formulación y ejecución presupuestaria; respetar las políticas de compras internas y externas, proveer y mantener una adecuada infraestructura y logística de los servicios generales.
5.2.1. Facturación de solicitudes
a) Facturación de solicitudes de organismos públicos
Para el caso de solicitudes de publicación realizadas por organismos públicos, la nota de venta y facturación se genera una vez que la publicación se ha realizado, es decir, corresponde a una publicación a crédito.
Este proceso se inicia con la recepción del sobre enviado por Edición, con todos los documentos originales de las solicitudes publicadas un determinado día (público o privado). Este proceso consta de las siguientes actividades: generación nota de venta, aprobación nota de venta y facturación electrónica.
b) Generación de nota de venta organismos públicos
Esta actividad se desglosa en los siguientes pasos:
- Control de la publicación, esta actividad tiene como objetivo chequear que todas las solicitudes contenidas en el sobre hayan sido efectivamente publicadas.
- Registrar en cada documento de solicitud monto a pagar, este dato se obtiene del sistema SEDO en opción Facturación Público revisando cada solicitud de publicación.
- Ingresar Nota de venta en sistema Softland (Contabilidad). Este registro debe ser por cliente.
- Esto es, cada nota de venta debe contener todas las solicitudes del cliente que se publicaron en el día a procesar.
- Registrar N° de Nota de venta en sistema SEDO, quedando la Solicitud de publicación en estado pendiente aprobación Nota de venta.
Facturación de nota de venta crédito
Nota de crédito y refacturación
Facturación de nota de venta regiones usuarios particulares
Facturación pagos web particulares
c) Liquidación de comisión a ERoP
La liquidación del pago de comisión por publicación, se realiza a través de la plataforma de trámites en línea, opción ERoP Rendición de Ingresos. La rendición se realiza diariamente por Encargado de la Oficina del BOM. La SLA de esta actividad es de tres días desde la recepción de la valija.
Es Contabilidad quien instruye la generación de la factura por el monto de comisión diario, informa a cada ERoP el monto adeudado y envía información de respaldo de la operación al Encargado de la Oficina del BOM, para su archivo.
d) Cobranza de solicitudes de publicación
Pago organismo público
Para una mejor gestión la cobranza se distribuye en dos grupos:
- Región Metropolitana, donde la gestión de cobranza es telefónica y presencial
- Otras regiones, donde la gestión de cobranza es telefónica.
La gestión se realiza utilizando como base una planilla Excel, en la cual se detalla el número de facturas pendientes de pago, monto, RUT cliente, fecha de emisión, fecha de vencimiento.
Pago comisión publicación Boletín Oficial de Minería
e) Procesos de análisis contable
El objetivo es propender a realizar los procedimientos en el sistema "ERP Softland", en el correcto uso de los diferentes módulos y funciones (contabilidad, facturación, cobranzas, entre otros), de tal modo de obtener reportes de las acciones o tareas realizadas por el analista contable.
f) Centralizaciones de documentos diarios
g) Informes tributarios de contabilidad
Tiene como objetivo el reporte de la situación financiera del Diario Oficial, dado por los informes de libros diarios, libros de venta, balance general mensual y balance anual. Parte de estos reportes son enviados a nivel central de la Subsecretaría del Interior – Departamento de Finanzas, en forma mensual.
h) Tesorería
Tiene como objetivo la realización de formular y velar por el cumplimiento de la custodia de los dineros recibidos, así como el control de las cuentas corrientes bancarias.
i) Acreditaciones de los ID de pago
j) Protocolo de subir cartola del banco al sistema SEDO
La finalidad de este proceso es cargar la información de la cartola en el sistema SEDO, para posteriormente generar las planillas de cobranzas de manera más eficiente.
k) Conciliación bancaria cierre mensual
En este apartado se desarrollarán las etapas de revisión y control en la información contable.
5.2.2. Supervisión del proceso contable
Tiene como objetivo asegurar la calidad y comprensibilidad de la información contable, estableciendo los procesos contables y su correcta realización. Suministrar información contable objetiva y verificable a la jefatura de administración y finanzas.
a) Revisión de publicación de boletas en sistema
b) Autorización emisión notas de crédito
c) Revisión aceptación o rechazo facturas electrónicas
Es necesario mensualmente revisar en la página web del SII, si existen facturas emitidas rechazadas con el fin de cumplir la normativa tributaria en relación a la emisión de documentos tributarios electrónicos y su vigencia. Se recuerda que el plazo para rechazar o aceptar una factura electrónica es de 8 días corridos.
5.2.3. Proceso de informática y desarrollo
Se encarga de liderar la construcción, mantención y soporte de las plataformas de operación del Diario Oficial, principalmente los sistemas de Edición, sitio de Publicación y sitio de Tramitación Electrónica. Cabe mencionar que se describen las tareas periódicas, excluyendo los desarrollos que se realizan por única vez.
Las actividades de Soporte se dividen en requerimientos e incidencia. Un requerimiento es una solicitud que ingresa de manera formal (Email o teléfono) o informal (verbal) la cual no afecta en la operación de las labores diarias del usuario. Por otra parte, se califica de incidencia a cualquier interrupción o falla en los servicios TI.
a) Requerimientos
b) Incidencias
c) Soporte de infraestructura
5.2.4. Procedimientos de compras y contratación de bienes y servicios En los procedimientos que se describen a continuación, se define la forma de realizar los procesos de compra y contratación de bienes y servicios para su normal funcionamiento, los tiempos de trabajo, coordinación y comunicación, y los responsables de cada una de las etapas del proceso de abastecimiento.
a) Proceso de compras
b) Elaboración de memorándum de solicitudes
c) Registro y envío de documentación institucional (SIGE)
5.2.5. Procedimientos de recursos humanos
Control de asistencia
Control de dotación y administración de carpetas digitales
Contrataciones
5.3. ÁREA DE ESTUDIOS, PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE GESTIÓN
El área de Estudios, Planificación y Control de Gestión es la responsable de llevar un registro mensual de estadísticas de publicación, elaborar informes para mantener actualizada la sección de estadísticas e informes del sitio web, así como enviar información a interesados (operaciones, Registro de Empresa en un día - RES, Servicio de Impuestos Internos), definir y realizar seguimiento de metas CDC y PMG, confeccionar la memoria anual y realizar o gestionar estudios de diversa índole (tarifarios, de sustentabilidad, capacidad ociosa, etc.). Cabe mencionar que la descripción de procedimientos solo contempla los procesos periódicos, excluyendo todos los estudios y/o informes que se realizan por única vez.
5.3.1. Actualización de publicaciones y memoria anual
5.3.2. Definición, seguimiento y subida de metas CDC y PMG
5.3.3. Análisis y evaluación presupuestaria
5.4. ÁREA JURÍDICA Y COORDINACIÓN DE ERoP
El Área Jurídica y Coordinación de ERoP ejerce funciones administrativas en el Departamento Diario Oficial, para la elaboración de decretos, resoluciones, contratos, convenios y otros actos administrativos que se requieran para el ejercicio de las actividades propias del Diario Oficial. En este marco, analiza requerimientos provenientes de los encargados de áreas y de la Dirección del Diario Oficial.
Recibe instrucciones de la Dirección, para dar forma jurídico–administrativa a los requerimientos, mediante elaboración de memorandos, oficios, instrucciones internas, convenios, bases técnicas de licitación, decretos y resoluciones, entre otros. Asimismo, integra comisiones evaluadoras de procesos de licitación pública y elabora actas de evaluación de licitaciones.
De igual forma, ejerce la función de ministro de fe y actuario en comités internos del Diario Oficial, a requerimiento de la Dirección.
5.4.1. Tramitación jurídica
Tramitación jurídica de convenios
Realización de gestiones ante organismos públicos
5.4.2. Análisis jurídico administrativo
Revisión de normativa legal en contratación de ciertos servicios y productos
Elaboración de contratos
Criterio legal
Actualización del sumario en la sección normas generales
Estadísticas de normas jurídicas
5.4.3. Coordinación de ERoP
Para mayores detalles sobre la realización de las operaciones de los ERoP, consultar el Manual de Operaciones de los Encargados Regionales o Provinciales del Boletín Oficial de Minería.
5.5. ASISTENTE DE DIRECCIÓN
Gestión de la agenda del Director
Control de documentación de Dirección
Concertar reuniones del Director
6. GLOSARIO
7. ANEXOS
Se cita como anexo del presente manual, la resolución exenta N° 28, de 2019, de la Subsecretaría del Interior, que Aprueba Instrucciones de Orden Interno, Relativas al Nuevo Organigrama y Manual de Funciones del Departamento Diario Oficial, publicada en el Diario Oficial de fecha 17 de enero de 2019.
8. VALIDACIÓN
9. CUADRO DE CONTROL DE VERSIONES
