La importancia de las auditorías para la continuidad de los negocios
Las auditorías buscan debilidades o fallas en los procesos y controles internos de una compañía con la finalidad de mejorarlos y así evitar contingencias futuras, o reducir el impacto de contingencias no detectadas. Por ejemplo: pérdidas económicas por errores humanos o fraudes internos, multas y sanciones por incumplimientos regulatorios, accidentes de trabajo, vulneración de los sistemas de información, etc.
Por ello, llevar a cabo auditorías con regularidad debe ser una práctica natural para toda empresa y no solo una actividad que se realice “por cumplir” con un mandato regulatorio.
Las auditorías pueden ser internas o externas (si requieres que el trabajo sea realizado por un profesional independiente a la compañía) y cubrir diferentes frentes: contable-financiero, tecnológico, legal, tributario, laboral, regulatorio, etc.
A pesar de la fama ganada, las auditorías no tienen por qué ser una pesadilla o un tortuoso proceso obligatorio. En este artículo te dejo algunas estrategias para afrontar con éxito y sin sufrimiento cualquier auditoría.
Conociendo al “enemigo”
Escuchar las palabras “auditoría” o “auditor” tiene el poder de causarnos tensión y ansiedad dado que nos visualizamos expuestos a la exhaustiva revisión de un(a) desconocido(a) que tiene por objeto sacar a la luz errores y fallas en nuestro trabajo.
Desde el lado del auditor, este sabe bien que por su trabajo tiene el estigma del “cuco”, lo cual le genera retos para conseguir el nivel de compromiso y colaboración que necesita para ejecutar bien su mandato.
Como cualquier otro profesional, un auditor busca que su trabajo sea valorado y que aporte valor, lo que le permitirá hacer crecer a su área si es un auditor interno, o renovar/ampliar su contrato de servicios si es externo. Por ello, un buen auditor buscará estrechar lazos de colaboración mutua con la compañía y posicionarse como un asesor más que como simple revisor.
Claves para una auditoría exitosa
1. Elabora un plan de auditorías
Toda compañía debería incluir un plan de auditorías anual que cubra por lo menos la revisión de los aspectos de riesgo más significativos para el negocio.
Por lo general, se cubren con la auditoría contable-financiera, sin embargo, dado que los recursos son limitados, tanto de personas como de presupuesto, es necesario priorizar los aspectos más críticos del negocio y donde exista mayor riesgo de contingencias. De acuerdo a cada industria, pueden incluirse revisiones sobre riesgos en aspectos como: tecnología, lavado de activos, tributario, laboral, protección al consumidor, protección de datos, inventarios, etc.
Además, las auditorías deben programarse con suficiente anticipación para que puedan ser ejecutadas en periodos que no se crucen con los picos estacionales del negocio.
2. Elige a los auditores adecuados
Ya sea interno o externo, el auditor debe ser un profesional de probada experiencia y capacidad que además cubra tres aspectos clave:
Visión estratégica. Debe ser capaz de entender y alinearse a los objetivos estratégicos de la compañía, enfocando su plan de trabajo de auditoría en los aspectos más relevantes y de mayor impacto para la compañía.
Experiencia sectorial. Además de acreditar experiencia en su especialidad de auditoría, debe contar con experiencia previa relevante en el sector o industria.
Este conocimiento es muy valioso dado que le permite aportar en base a su experiencia en otras compañías: i) una visión privilegiada sobre el mercado, ii) las mejores prácticas de la industria (por qué no decirlo, conociendo los errores y éxitos de otras compañías), y iii) conocimiento a profundidad de cómo funciona el negocio, ya que no es eficiente gastar horas explicándole al auditor cómo se hacen las cosas más básicas de tu negocio (evitemos situaciones donde los auditados piensen: “Ya tengo bastante trabajo y ahora tengo que hacer el trabajo del auditor…”).
Empatía. No basta que el auditor sea un excelente profesional sino también debe tener ese “don de gente” que le permita simpatizar hasta con el más duro de tus colaboradores. Debe ser capaz de transmitir la importancia de su trabajo para el éxito de la compañía a largo plazo y así lograr la colaboración de sus auditados.
Una auditoría no debe generar tensiones que reduzcan la productividad y eficiencia de los equipos, ya que además de la carga de trabajo regular, deberán adicionar horas de trabajo para cubrir en tiempo y forma con los requerimientos del auditor.
3. Ejecución
Para el éxito de la auditoría, todos los empleados de la compañía deben colaborar con el proceso para sacarle el máximo provecho. Después de todo, el costo de las auditorías lo asume la compañía.
Colaboración. Al iniciar la auditoría, es importante que desde lo más alto de la organización se sensibilice a los equipos sobre la importancia de la auditoría y que, por un tiempo limitado, todos deberán hacer un esfuerzo extra para dedicarle tiempo al auditor: entrevistas, responder a sus preguntas, preparar documentación y evidencias para las pruebas de auditoría, entre otros. No es recomendable ocultar información o entorpecer el trabajo del auditor ya que naturalmente tomará esto como una señal de alerta y de que es ahí donde debe profundizar su revisión (y tal vez sean aspectos no críticos para el negocio).
Documentación y evidencias. Preparar la documentación y evidencias de los procesos bajo revisión de forma ordenada y a tiempo dice mucho de lo bien que haces tu trabajo y que tu función está cubriendo adecuadamente los riesgos. De esta manera, el auditor no tendrá que ahondar más, evitando reprocesos y más trabajo para ambas partes. Esto le dará tiempo al auditor para dar feedback y proponer mejoras desde su propia experiencia.
Todos los procesos y políticas de la empresa deberían estar documentados y aprobados por los órganos de gestión que correspondan. En caso de no contar con estos documentos, recomiendo empezar por algo pequeño que cubra mínimamente el requerimiento y después mejorarlo para futuras revisiones.
Además, todos los controles deben contar con evidencias que sustenten que los procesos de control: revisiones/aprobaciones de transacciones y contratos, logs, constancias de envío de documentación, etc.
4. Resultados y seguimiento
Cierre. Al finalizar el trabajo de campo de una auditoría, siempre hay una reunión de cierre antes de emitir el informe final con las observaciones encontradas, las recomendaciones de mejora y el plan de acción para subsanar las observaciones. Es un buen momento para aprovechar el conocimiento del auditor y consultar sobre las mejores prácticas de mercado, cómo han resuelto las mismas observaciones otras empresas del sector, así como perspectivas y tendencias del mercado en los aspectos auditados.
Plan de acción. Las observaciones detectadas no deben quedar olvidadas hasta la siguiente auditoría, para ello, se debe armar un plan de acción para corregirlas en plazos razonables y priorizando las más críticas para el negocio según riesgo/impacto.
En conclusión, todo proceso de auditoría aporta valor si fortalece a una compañía con procesos más robustos que mitiguen los riesgos y contingencias inherentes al negocio.
Recuerda que es preferible que las deficiencias en tus procesos de control o fallos cometidos sean detectados por el auditor, con la oportunidad de corregirlos o mitigarlos, antes que lo haga el regulador o la autoridad competente. Evita lamentos futuros y el “ojalá hubiéramos…”