Actualizado el: 17 abril 2024
¿Estás buscando información sobre los albaranes de venta? En este artículo encontrarás todo lo que necesitas saber sobre ellos: qué son, para qué sirven, cómo crearlos con un software ERP y mucho más.
¿Qué es un albarán? Ejemplos
Un albarán es un documento que se utiliza en el ámbito empresarial para acreditar la entrega de bienes o servicios a un cliente.
Es decir, es un comprobante que demuestra que se ha realizado una transacción de compra-venta entre dos partes. A veces se utiliza en su lugar una nota de entrega, que es un documento parecido pero no exactamente igual (ver diferencia entre albarán y nota de entrega).
Os dejamos a continuación un ejemplo de albarán de entrega creado con Cloud Gestion Software ERP.
¿Para qué sirve un albarán de venta?
Un albarán de venta tiene varias funciones importantes en una transacción comercial. En primer lugar, sirve como comprobante de entrega, ya que se registra la fecha y hora en la que se entregó el producto o servicio al cliente.
Además, también se indica en el albarán qué productos o servicios se han entregado, la cantidad, el precio unitario y el importe total.
Otra función importante del albarán de venta es que sirve como base para la emisión de la factura correspondiente.
Es decir, el albarán es el documento que da origen a la factura, ya que se utiliza como referencia para la facturación de los productos o servicios entregados.
¿Cómo crear un albarán de venta?
Para crear un albarán de venta, lo primero que se debe hacer es recopilar toda la información necesaria, como el nombre del cliente, los productos o servicios entregados, la cantidad, el precio unitario, el importe total, la fecha y hora de entrega, entre otros datos relevantes.
Una vez que se tiene toda la información necesaria, se puede proceder a la creación del albarán. Para ello, se pueden utilizar diferentes herramientas, como plantillas de albaranes de venta, programas de facturación como el de Cloud Gestion o incluso se puede crear uno de forma manual.
Cómo manera de trabajo, resulta mucho más fácil y rápido utilizar un software para realizar los albaranes. De esta manera también los tienes todos organizados en un mismo lugar.
A continuación te explicamos los pasos a seguir para realizar un albarán desde Cloud Gestion.
Crear un nuevo albarán
Seleccionaremos en el apartado de «Ventas» -> «Albaranes», se nos abrirá el listado de albaranes que tenemos creados, en la parte superior izquierda tenemos el icono de «Nuevo» pincharemos sobre él.
Añadir datos en el formulario de albarán
Se nos abrirá un nuevo formulario de albarán donde iremos añadiendo los datos, cliente, proyecto, fecha, serie, etc.
Apartado de detalles
En la parte inferior nos encontraremos varias pestañas, la primera «Detalles», es donde añadiremos los artículos o servicios que vamos a incluir en el albarán.
Estos artículos deberán estar creado en el almacén, en caso de no estar creados se pueden crear desde este mismo apartado.
Apartado firma
En este apartado es donde el cliente nos puede firmar el albarán cuando le entreguemos el artículo, de esta manera podemos enviárselo por mail con el albarán ya firmado como que está conforme de la entrega.
En caso de entregar el albarán en papel, siempre nos lo puede firmar en el mismo albarán.
Apartado notas
En este apartado se pueden añadir las anotaciones correspondientes a este albarán. Estas notas no aparecen reflejadas en ningún documento, ya que se utilizan de manera interna en la aplicación.
Apartado adjuntos
En el apartado de adjuntos podemos subir una imagen o archivo correspondiente a este albarán, por ejemplo la ficha técnica de una artículo para tenerlo registrado con el mismo albarán.
Apartado seguimiento
Este apartado no estará activo hasta que no esté creado el albarán, después podrás registrar en él todos los seguimientos que tengas correspondientes a este albarán.
¿Qué información debe incluir un albarán de venta?
Un albarán de venta debe incluir la siguiente información:
- Nombre y dirección del vendedor y del comprador.
- Fecha de emisión del albarán.
- Descripción detallada de los productos o servicios entregados, incluyendo la cantidad, el precio unitario y el importe total.
- Número de albarán (este número debe ser único para cada albarán).
- Total de la venta, si el albarán está valorado incluyendo impuestos y descuentos si los hubiera. Cuando el albarán no está valorado no aparecen los precios ni el total, solo las unidades.
- Forma de pago acordada.
- Fecha de entrega prevista.
- Firma del vendedor y del comprador (opcional).
¿Qué diferencias hay entre un albarán de venta y una factura?
Aunque el albarán de venta y la factura son documentos similares, existen algunas diferencias importantes entre ellos.
La principal diferencia es que el albarán de venta se utiliza para acreditar la entrega de los productos o servicios, mientras que la factura se utiliza para cobrar el importe correspondiente.
Otra diferencia importante es que el albarán no incluye el importe total de la transacción, mientras que la factura sí lo hace. Es decir, el albarán se utiliza como base para la emisión de la factura, pero no tiene carácter fiscal.
Conclusiones
En conclusión, los albaranes de venta son documentos importantes en una transacción comercial, ya que acreditan la entrega de los productos o servicios al cliente y sirven como base para la emisión de la factura correspondiente.
Para crear un albarán de venta, es necesario recopilar toda la información necesaria, te animamos a que pruebes nuestra demo de manera gratuita, podrás comprobar lo sencillo y fácil que es crear albaranes desde nuestro software ERP de Cloud Gestion.
Además podrás tener organizados tus albaranes y poder acceder a ellos en cualquier momento y lugar, desde cualquier dispositivo con acceso a internet
