La Eficiencia y la Eficacia son dos conceptos de la administración de empresas que se pueden aplicar a la vida cotidiana y a cualquier ámbito donde existen procesos de tareas.
En talleres de gestión de negocios hemos desarrollado tareas de empresa y tareas domésticas tomando en cuenta la eficiencia de los procesos y la eficacia de los resultados.
La medición de los logros alcanzados podría relacionarse con los indicadores de rentabilidad sobre el activo (ROA) y la rentabilidad sobre el Patrimonio (ROE)
La eficiencia es la forma de desarrollar una tarea de la mejor manera posible ya sea utilizando la menor cantidad de recursos para lograr el objetivo o con los recursos existentes lograr el mejor resultado posible o sea trabajar de la mejor manera posible con los recursos el tiempo, los resultados y los riesgos.
La eficacia está relacionada con la obtención del resultado esperado entonces cuando se planifica el logro de un resultado determinado, al obtenerlo podemos decir que hemos sido eficaces. Puede ser que una tarea sea eficaz pero no eficiente porque, por ejemplo, hemos pintado una habitación, pero usamos demasiada pintura, ensuciamos mucho y tardamos el doble. En este ejemplo se logró el objetivo de pintar, pero no de la mejor manera posible.
Entendemos que la eficiencia es la elección adecuada donde trabajando de la mejor manera posible se logran los mejores resultados posibles.
En gestión de empresas los accionistas o los gerentes habitualmente exigen resultados y son las distintas direcciones o gerencias las que deben arbitrar los medios y los procesos para lograrlos.
Si no se consiguen los resultados deseados es porque el proceso está mal diseñado y se debe revisar para ajustar tareas o recursos.
Por ultimo existe un concepto más llamado Efectividad. La Efectividad es la correcta utilidad del resultado obtenido. O sea, una tarea puede lograr el resultado estimado pero dicho resultado no sirve para las necesidades de la organización. Un ejemplo: en una empresa podemos contratar a un profesor de idioma japonés. Terminado el curso los alumnos sabe japonés perfecto, pero en la empresa no se necesita que sepan ese idioma. Entonces se realizó la capacitación, se logró aprender el idioma, pero no sirve para la organización.
Dentro del desarrollo de procesos eficientes podemos encontrar el método Kaizen que en japonés quiere decir: Kai = Cambio. Zen = Bueno.
El método Kaizen es un sistema de mejora continua de los procesos y sirve para detectar y solucionar los problemas en todas las áreas de la organización y tiene como prioridad revisar y optimizar todos los procesos que se realizan en la misma.
Toda organización debe diseñar sus procesos de la mejor manera posible optimizando recursos, tiempos y reduciendo riesgos. Los recursos pueden ser los costos operativos, los componentes financieros y los costos fiscales.