Claves para una correcta organización del proceso administrativo

La organización del proceso administrativo es clave desde el inicio de la formación de una empresa, allí se encuentran diferentes etapas y fases que ayudan a conseguir los objetivos que se planearon desde el principio, por eso te explicamos cómo aplicarlo en tu empresa. 

1. ¿Qué es un proceso administrativo?

El proceso administrativo es el conjunto de etapas y fases que siguen las empresas para cumplir sus funciones y objetivos. Esta ruta acompaña en su mayoría las directrices que siga la organización desde su inicio y generalmente está acompañada por cuatro etapas principales:  planificación, organización, dirección y control. Este modelo fue desarrollado por Henri Fayol, un pionero de la teoría de la administración, y es ampliamente utilizado en los negocios hoy en día.

1.1 Etapa de la planificación

La etapa de planificación es la primera del proceso administrativo, en esta, los gerentes o líderes definen los objetivos de la empresa y determinan cómo se van a alcanzar. Estos son algunos aspectos clave que tienen para el cumplimiento de esta:

• Establecimiento de objetivos: Los gerentes deben definir claramente qué es lo que la empresa espera lograr, ya sea a corto, mediano o largo plazo. Estos objetivos deben ser medibles y alcanzables.

• Desarrollo de estrategias: Una vez que se han establecido los objetivos, los gerentes necesitan elaborar estrategias que guíen a la empresa para alcanzar estos objetivos. Esto puede implicar la identificación de las fortalezas y debilidades de la empresa, así como de las oportunidades y amenazas en su entorno (análisis SWOT).

• Elaboración de planes: Con los objetivos y estrategias en su lugar, se deben elaborar planes detallados para implementar las estrategias. Esto puede incluir la asignación de responsabilidades, la determinación de los recursos necesarios y la creación de un cronograma.

• Evaluación de los planes: Antes de implementar los planes, se deben evaluar para identificar cualquier posible problema o ineficiencia. Esto puede implicar la realización de pruebas, la solicitud de comentarios de los empleados y la revisión de los planes basándose en los comentarios y los resultados de las pruebas.

Es importante destacar que la planificación en el proceso administrativo no es un paso que se realiza una sola vez y luego se olvida. Los gerentes deben revisar y ajustar constantemente los planes y estrategias a medida que cambian las circunstancias, como las condiciones del mercado, la competencia, la tecnología, y otros factores internos y externos.

1.2 Etapa de Organización

La etapa de organización es la segunda fase del proceso administrativo. Tras la planificación, viene la organización, que es el proceso de asignar recursos (humanos, financieros, físicos, tecnológicos, etc.) y tareas entre los miembros de la organización para cumplir con los objetivos y planes establecidos. Esta etapa incluye:

• Diseño de la estructura organizativa: Esto implica definir cómo se dividirá el trabajo, cómo se agruparán las tareas y quién informará a quién. La estructura de una organización puede ser vertical con una clara jerarquía, o puede ser más horizontal, con equipos de trabajo autónomos. La elección de la estructura depende de la naturaleza de la empresa, su tamaño, su industria, su estrategia, y otros factores.

• Asignación de responsabilidades: Cada empleado debe saber qué se espera de él o ella. Esto implica asignar tareas específicas a individuos o equipos, y definir sus roles y responsabilidades.

• Coordinación de recursos y tareas: Los gerentes deben asegurarse de que todos los recursos y tareas estén alineados y trabajen juntos para cumplir con los planes y objetivos establecidos. Esto puede implicar coordinar entre diferentes departamentos, equipos, o individuos.

• Establecimiento de relaciones de autoridad: Debe estar claro quién tiene autoridad sobre quién, quién es responsable de qué, y cómo se debe comunicar la información dentro de la organización.

1.3 Etapa de Dirección

La etapa de dirección en el proceso administrativo se refiere al proceso de guiar, supervisar y motivar a los empleados para que realicen sus tareas de manera efectiva y eficiente para alcanzar los objetivos organizacionales. La dirección es una parte crucial del proceso administrativo que puede incluir lo siguiente:

• Liderazgo: Los jefes deben proporcionar una dirección clara, establecer expectativas claras. Esto implica lacapacidad de tomar decisiones, comunicar efectivamente estas decisiones y motivar a los empleados.

• Motivación: Los gerentes deben ser capaces de motivar a sus empleados para que realicen mejor su trabajo. Esto puede implicar el uso de incentivos, tanto tangibles como intangibles, y el reconocimiento del buen desempeño.

• Comunicación: Una comunicación efectiva es crucial para la dirección. Los gerentes deben ser capaces de comunicar claramente las expectativas, proporcionar retroalimentación y resolver conflictos cuando sea necesario.

• Toma de decisiones: Los gerentes deben tomar muchas decisiones, algunas rutinarias y otras críticas para el futuro de la empresa. La toma de decisiones eficaz implica evaluar la situación, considerar varias alternativas y seleccionar la mejor opción.

La etapa de dirección en el proceso administrativo es vital porque de ahí los planes y la organización se traducen en acciones. Los líderes de equipo desempeñan un papel crucial en esta fase, ya que son responsables de guiar a los empleados y asegurarse de que están trabajando de manera eficaz hacia el logro de los objetivos de la empresa.

1.4 Etapa de Control

La etapa de control en el proceso administrativo es el proceso de monitorear el rendimiento de la empresa, comparándolo con los objetivos establecidos durante la etapa de planificación. Si se identifican desviaciones, se deben tomar medidas correctivas. La etapa de control es crucial para asegurar que la empresa esté en camino de alcanzar sus objetivos y para identificar y corregir cualquier problema antes de que se convierta en una crisis. También permite a la empresa aprender de sus errores y mejorar continuamente.

Estos son algunos puntos que se deben tener en cuenta en esta etapa:

• Establecimiento de estándares de rendimiento: Estos estándares se basan en los objetivos de la empresa establecidos en la etapa de planificación. Pueden ser cuantitativos (como las metas de ventas) o cualitativos (como la satisfacción del cliente).

• Monitoreo del rendimiento: Esto implica recoger y analizar datos para determinar cómo está rindiendo la empresa. Esto puede incluir el análisis de informes financieros, la realización de encuestas de satisfacción del cliente, y la revisión del rendimiento de los empleados.
• Comparación del rendimiento con los estándares: Una vez que se ha recogido y analizado el rendimiento, se compara con los estándares establecidos. Si se identifican desviaciones, se deben analizar y entender las razones de estas desviaciones.

• Tomar medidas correctivas: Si el rendimiento no cumple con los estándares, los gerentes deben tomar medidas correctivas. Esto puede incluir la revisión y ajuste de los planes y procesos, la capacitación o el despido de los empleados, y la reasignación de los recursos.

2. Orígenes del proceso administrativo

El modelo base del proceso administrativo se basa en la teoría de la administración del ingeniero francés Henri Fayol, conocido por ser el desarrollador de la teoría de la administración clásica o de la gestión administrativa, en esta iniciativa el teórico propuso 14 principios claves para tener una correcta organización y gestión de una empresa. Estos son:

• División del trabajo: En la teoría en relación con el proceso administrativo, Fayol sugirió que el trabajo puede ser realizado de manera más eficiente si se divide en tareas especializadas realizadas por trabajadores específicamente capacitados.

• Autoridad y responsabilidad: Según Fayol, los lideres deben tener el derecho a dar órdenes, pero también deben tener en cuenta que con esta autoridad viene la responsabilidad.

• Disciplina: Fayol argumentó que la disciplina es esencial para el funcionamiento de una empresa, y que los gerentes deben asegurarse de que se mantenga la disciplina.

• Unidad de mando: En esta teoría, cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior para evitar confusiones y conflictos.

• Unidad de dirección: Las actividades con el mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente y deben seguir un solo plan.

• Subordinación del interés individual al interés general: Según Fayol, los intereses de una empresa siempre deben tener prioridad sobre los intereses de sus empleados individuales.

• Remuneración: La compensación de los empleados debe ser justa y debe motivar a los empleados a trabajar de manera eficiente.

• Centralización: Fayol creía en un equilibrio adecuado entre la centralización y la descentralización del poder y el control.

• Cadena Escalar: Fayol abogó por una jerarquía clara donde la información se pasa a través de una cadena de mando.

• Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado.

• Equidad: Los gerentes deben ser justos y amables con sus empleados.

• Estabilidad del personal: Un alto nivel de rotación de personal no es beneficioso para el funcionamiento eficiente de una organización.

• Iniciativa: Debe permitirse a los empleados mostrar su iniciativa.

• Espíritu de cuerpo: Según Fayol, la moral del equipo y la armonía son importantes para la organización.

Los 14 principios de Fayol han sido la base para el modelo del proceso administrativo que vemos hoy en día, estos principios han sido adoptados y modificados para ajustarse a las modernas teorías de gestión, pero sus conceptos básicos aún son muy relevantes hoy en día.

3. Elementos del proceso administrativo

Dentro de la organización del proceso administrativo de las empresas, se deben tener en cuenta algunos elementos como:

3.1 Elemento mecánico o de estructura

El elemento mecánico o de estructura en el proceso administrativo se refiere a la manera en que una empresa está organizada para llevar a cabo sus operaciones. Este elemento es crucial para la etapa de organización del proceso administrativo.

La estructura de una empresa puede ser vista como el “esqueleto” o marco que define cómo se asignan las tareas, cómo se agrupan, y cómo se coordinan para alcanzar los objetivos de la empresa. Aquí se incluyen aspectos como la jerarquía de la empresa (quién reporta a quién), la división del trabajo (qué tareas son realizadas por quién), la coordinación entre los diferentes departamentos o equipos, y los sistemas formales de comunicación.

En una estructura organizacional típica, se pueden tener niveles de gestión (como gerentes de alto nivel, gerentes medios y supervisores de primera línea), así como diferentes departamentos o divisiones (como ventas, marketing, recursos humanos, finanzas, producción, etc.).

Esta estructura debe diseñarse teniendo en cuenta los objetivos y la estrategia de la empresa, así como su tamaño, su cultura y el entorno en el que opera. Una estructura organizacional bien diseñada puede ayudar a una empresa a operar de manera eficiente y eficaz, al asegurar que las tareas y los recursos estén organizados de manera lógica y coherente.

3.2 Elemento dinámico u operativo

El elemento dinámico u operativo en el proceso administrativo se refiere a las acciones y actividades que se llevan a cabo para poner en práctica los planes y estructuras establecidos en las etapas de planificación y organización. Este elemento es esencial en las etapas de dirección y control del proceso administrativo.

Las actividades dinámicas u operativas son las que “ponen en movimiento” a la organización y son llevadas a cabo por las personas dentro de la empresa. En la etapa de dirección, estas pueden incluir liderar equipos, tomar decisiones, resolver conflictos, comunicarse con los empleados, y motivar a los empleados para que alcancen sus objetivos.

En la etapa de control, las actividades dinámicas pueden incluir el monitoreo del rendimiento de la empresa, la comparación del rendimiento real con los objetivos establecidos, y la toma de medidas correctivas si es necesario.

El elemento dinámico u operativo es lo que da vida a la estructura de la empresa y permite que la organización funcione y alcance sus objetivos. Es importante que los gerentes no solo se enfoquen en la estructura de la empresa, sino también en cómo se llevan a cabo las actividades diarias, ya que ambas son igualmente importantes para el éxito de la empresa.

3.3 Elemento de producción

En el contexto del proceso administrativo, el elemento de producción se refiere a todos los recursos, actividades y decisiones que se relacionan con la creación de bienes o servicios que una empresa produce. Este concepto se aplica tanto en empresas de manufactura como en empresas de servicios, aunque los detalles específicos de la producción pueden variar significativamente entre estos dos tipos de empresas.

El elemento de producción puede abarcar varios aspectos, entre los que se incluyen:

• Recursos: Esto se refiere a las materias primas, los equipos, la tecnología y la mano de obra que se utilizan para crear un producto o servicio.

• Procesos: Los procesos de producción implican las técnicas, procedimientos y flujos de trabajo que se utilizan para convertir los recursos en productos o servicios terminados.

• Calidad: La calidad de la producción es un factor crucial y puede involucrar tanto la calidad del producto final como la calidad de los procesos utilizados para producirlo.

• Eficiencia: La eficiencia de la producción se refiere a cómo la empresa utiliza sus recursos para producir bienes o servicios. Las empresas buscan constantemente formas de aumentar la eficiencia para reducir los costos y aumentar la productividad.

• Planificación de la producción: Este aspecto implica decidir cuánto producir, cuándo y dónde. Estas decisiones pueden basarse en factores como la demanda del mercado, la capacidad de producción, la disponibilidad de recursos y la estrategia comercial de la empresa.

Todos estos aspectos están interrelacionados y deben ser gestionados de manera efectiva para que la empresa pueda producir bienes o servicios de alta calidad de manera eficiente y rentable.

3.4 Elemento de información

El elemento de información en el proceso administrativo se refiere a la recopilación, gestión, uso y distribución de datos e información dentro de la organización. La información es esencial en todas las etapas del proceso administrativo y es crucial para la toma de decisiones eficaz y la operación fluida de una empresa.

4. ¿Por qué es importante tener una organización en el proceso administrativo?

La organización en el proceso administrativo de las empresas es fundamental para el desarrollo de las actividades y el cumplimento de objetivos de las organizaciones. Estas son algunas razones por lo que es crucial tener una correcta organización al momento de aplicar un proceso administrativo:

• Eficiencia: Una organización bien estructurada permite la distribución eficiente de tareas y recursos. Al definir claramente roles y responsabilidades, se minimizan los esfuerzos redundantes y se facilita la coordinación, lo que lleva a un mayor rendimiento y productividad.

• Claridad de roles: Al establecer una estructura organizativa, cada empleado conoce sus responsabilidades y a quién reportar. Esto minimiza la confusión, mejora la comunicación y proporciona una clara línea de autoridad y responsabilidad.

• Mejora la toma de decisiones: Con una buena organización, la toma de decisiones se vuelve más efectiva porque los roles y responsabilidades están claramente definidos. Los managers pueden tomar decisiones informadas y oportunas basadas en su conocimiento especializado de su área de responsabilidad.

• Motivación de los empleados: Cuando los empleados entienden su papel dentro de la organización y cómo su trabajo contribuye al éxito de la empresa, tienden a estar más comprometidos y motivados.

• Facilita el crecimiento y la adaptabilidad: Una organización bien estructurada puede manejar fácilmente el crecimiento y el cambio. Además, puede adaptarse a nuevas circunstancias, incorporar nuevas funciones y expandirse de manera más efectiva.

Por lo tanto, tener una organización adecuada en el proceso administrativo es fundamental para el éxito y la sostenibilidad de cualquier empresa en Colombia y en cualquier lugar del mundo.

5. ¿Cómo aplicar la tecnología en el proceso administrativo de las organizaciones?

La tecnología es una herramienta muy valiosa para potencializar el proceso administrativo en las empresas. Tickelia, es la solución tecnológica de legalización y gestión de viáticos y gastos empresariales que facilita los procesos administrativos. Con Tickelia los empleados pueden hacer el registro de todos los gastos que hagan por medio de la captura en foto de los recibos y facturas que tengan, luego Tickelia puede trasladarlos a un modo digital, y categorizarlos de forma más clara por medio de las tecnologías OCR e ICR.

Para la planificación en el proceso administrativo, Tickelia recoge, analiza información, identifica patrones, y ayuda a los managers a tomar decisiones más informadas durante el proceso de planificación para la gestión de los gastos empresariales. Para el departamento de finanzas Tickelia les permite tener una correcta organización en el sistema, siendo así muy practico para asignar los recursos y también los gerentes pueden monitorear e identificar posibles fraudes de forma muy sencilla.

Las herramientas digitales como Tickelia pueden facilitar mucho el proceso administrativo en las empresas ya que se pueden adecuar a las necesidades y proporcionar a la formación y el soporte adecuados para diferentes departamentos de las empresas.