El alcance del proyecto es el aspecto más definitorio de tu proyecto. No tus objetivos, entregables o partes interesadas. Juntas, estas piezas completan el rompecabezas que es terminar un proyecto a tiempo, dentro del presupuesto y sin sobrecargar a tu equipo.
Definir qué es el alcance del proyecto desde el principio del ciclo de vida del proyecto y evaluarlo a lo largo de la planificación del proyecto mantiene tus objetivos alcanzables. En esta guía, cubriremos todos los pasos necesarios para definir y perfeccionar tu alcance del proyecto.
¿Qué es el Alcance del Proyecto?
El alcance del proyecto es la definición de los objetivos y entregables de un proyecto. Básicamente, define lo que se hará para completar el proyecto con éxito. Es la declaración clave que guía al proyecto desde el principio.
El alcance del proyecto define las partes interesadas clave, los recursos y los plazos que son esenciales para un proyecto exitoso. El alcance define lo que incluye tu proyecto completo y, igual de importante, lo que no incluye.
El alcance del proyecto también establece cualquier limitación o restricción que pueda afectar cómo se completa el proyecto. El alcance del proyecto determina los límites de un proyecto y ayuda a los directores de proyecto a garantizar que todas las tareas necesarias para completarlo con éxito se terminen dentro del cronograma y el presupuesto del proyecto. Es uno de los factores más importantes a definir cuando se inicia un proyecto.
¿Qué es una Declaración de Alcance del Proyecto?
Una declaración de alcance del proyecto es un documento que describe los entregables del proyecto. Incluye detalles como los objetivos del proyecto, el alcance del trabajo, el cronograma del proyecto y el presupuesto del proyecto. Este documento ayuda a los directores de proyecto a comunicar las expectativas del proyecto a las partes interesadas y a los miembros del equipo.
Harás referencia a la declaración de alcance a lo largo de tu proyecto para asegurarte de que estás dentro del alcance y en camino de cumplir tus objetivos. Definir el alcance del proyecto te ayudará a mantener el objetivo final en mente sin distracciones ni adiciones a la meta inicial.
¿Qué es el scope creep?
El scope creep es el fenómeno en el que el alcance del proyecto aumenta con el tiempo. Ocurre cuando los directores de proyecto agregan tareas o características a un proyecto (a menudo a solicitud de un cliente) sin evaluar adecuadamente el impacto que tendrá en el cronograma y el presupuesto del proyecto.
Esto puede llevar a retrasos en el proyecto y sobrecostos, lo que puede ser perjudicial para cualquier proyecto.
El alcance de un proyecto será tu guía para completar un proyecto. Por lo tanto, es importante consultar a las partes interesadas clave al determinar los objetivos y entregables. Anticipar todo lo que un proyecto necesita desde el principio e incluirlo dentro de tu alcance te ayudará a prevenir scrope creep.
Al implementar una estrategia de gestión del alcance del proyecto, puedes trabajar para eliminar distracciones y obstáculos que puedan obstaculizar tu cronograma y el éxito general. Aprende cómo detener el scope creep para que no afecte tus entregables.
¿Por qué es importante el alcance del proyecto?
Tener un alcance del proyecto es importante porque sirve como referencia para los directores de proyecto, las partes interesadas y los miembros del equipo del proyecto.
Comprender el alcance del proyecto ayuda a los directores de proyecto a realizar un seguimiento del progreso del proyecto, evaluar los riesgos del proyecto, asignar recursos de manera efectiva y asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro del presupuesto.
Escribir un alcance del proyecto permite a los directores de proyecto presentar y compartir un proyecto con los gerentes y los responsables de las tareas de una manera simple y efectiva. Sin una declaración de alcance del proyecto, los directores de proyecto encontrarían difícil mantener el proyecto en el camino correcto y completarlo.
¿Qué debe incluir el alcance del proyecto?
El alcance del proyecto debe incluir los objetivos del proyecto, los entregables del proyecto, el cronograma del proyecto, el presupuesto del proyecto y cualquier restricción o limitación.
Estos elementos ayudarán a los directores de proyecto a establecer expectativas realistas para el proyecto y garantizar que todas las tareas se completen dentro del cronograma y presupuesto del proyecto. Normalmente se incluye en la declaración de trabajo o contrato para el cliente.
Además, es importante hacer una nota de cualquier cosa que esté explícitamente fuera del alcance. Por ejemplo, si está llevando a cabo una campaña de marketing que involucra anuncios en Google Ads o anuncios de pago por clic, pero no es responsable de una página de destino para esos anuncios, asegúrese de que esta exclusión esté señalada en su declaración de alcance.
Cómo definir el alcance
1. Identificar los objetivos del proyecto
Este es el primer paso en la definición del alcance del proyecto. Implica definir los objetivos del proyecto, comprender los requisitos del proyecto y entender cualquier restricción que pueda afectar la finalización del proyecto. También es fundamental definir cualquier exclusión, lo que establece lo que el proyecto no cubrirá. Considera utilizar una herramienta de gestión de requisitos.
2. Definir los entregables
Una vez que se han identificado los objetivos del proyecto, los directores de proyecto pueden definir los entregables del proyecto. Esto incluye enumerar las tareas que deben completarse para alcanzar los objetivos del proyecto. También incluye quién estará a cargo de definir y revisar los criterios de aceptación de los entregables finales.
Como parte de este paso, es probable que se cree una estructura de desglose del trabajo (EDT), que enumera todas las tareas, sub tareas y entregables.
3. Establecer un cronograma
Los directores de proyecto deben determinar los plazos, las fechas límite y los flujos de trabajo del proyecto. Esto ayudará a que los interesados en el proyecto comprendan cuándo se espera que el proyecto esté terminado y cómo gestionar el cronograma general del proyecto.
Los hitos pueden desglosarlo para que cada parte del proyecto sienta que está contribuyendo al éxito general con metas medibles.
Aquí, también se debe considerar la creación de un gráfico de Gantt. Los gráficos de Gantt proporcionan una visualización útil del orden en que deben completarse las tareas, qué tareas dependen de otras y cuánto tiempo se estima que llevará cada tarea.
4. Estimar los recursos necesarios
Contar con una estimación precisa de los recursos del proyecto garantiza que los miembros del equipo del proyecto tengan las herramientas y materiales necesarios para completar las tareas asignadas. Es importante definir a los responsables de las tareas temprano e incluirlos en la elaboración del alcance de su proyecto.
Realice algunas actividades preliminares de gestión de recursos y comience a armar un equipo. Tenga en cuenta la disponibilidad de recursos y el presupuesto.
- ¿Qué habilidades se requieren para completar los entregables?
- ¿Cuántos desarrolladores y/o diseñadores necesito?
- ¿Los miembros del equipo que necesito están disponibles para trabajar en este proyecto? Si no, ¿cuáles son mis opciones?
- ¿Hay suficiente presupuesto para un diseñador más experimentado? Si no, ¿puedo encontrar una forma de utilizar menos de su tiempo emparejándolo con un diseñador más junior?
Ejemplo de Alcance del Proyecto
Si fueras un director de proyecto encargado de un nuevo proyecto para entregar computadoras terminadas desde el almacén de fabricación a clientes en todo el condado, un alcance de proyecto simple podría verse algo así como lo siguiente:
Introducción:
Enviar computadoras fabricadas por ABC a centros de distribución en todo Estados Unidos a tiempo para la temporada de compras navideñas.
Alcance del Proyecto:
- Este proyecto incluirá el envío de 500 computadoras fabricadas en octubre de 2022 por ABC
- Definir cuántas computadoras necesitan los 10 distribuidores de ABC
- Planificar rutas y entregas para los camiones de entrega de ABC
- Las actividades de envío de ABC serán gestionadas por John Doe, gerente de envío, y toda la información de distribución será proporcionada por Mary See, de compras.
Entregables del Proyecto:
500 computadoras enviadas a los 10 distribuidores de ABC a más tardar el 30/11/2022.
Criterios de Aceptación:
Mary See revisará la cantidad de computadoras enviadas a cada distribuidor y garantizará que todas las computadoras se hayan enviado adecuadamente.
Exclusiones:
Todos los productos fabricados después de octubre de 2022 no se incluirán en este proyecto.
Limitaciones del Proyecto:
Plazos de envío y comunicación entre ABC y los distribuidores externos.
Utilizar una plantilla puede ayudar a garantizar que tengas un documento de alcance de proyecto consistente y efectivo cada vez.
Alcance del Proyecto Definido
Ahora que sabes que el alcance del proyecto define los entregables, las limitaciones y el cronograma del proyecto, puedes utilizar estas herramientas para comenzar tu próximo proyecto en la dirección correcta y mantenerlo en ese rumbo.
Definir el alcance de tu proyecto puede ayudarte a mantener los límites del proyecto en primer plano y garantizar que el éxito del proyecto siga siendo la prioridad. El uso de herramientas de gestión de proyectos puede ayudarte a mantener el cronograma del proyecto en buen camino y asegurarte de que el alcance no se expanda de manera no planificada.
Para obtener más información sobre el alcance del proyecto y cómo presentarlo a otros, consulta este artículo sobre la creación de una hoja de ruta del proyecto.
Además, el software de gestión de proyectos puede ayudar a realizar un seguimiento del progreso del proyecto en comparación con el alcance del proyecto, así como a gestionar las solicitudes de cambios que pueden causar el crecimiento del alcance. Aquí tienes algunas de las mejores opciones de software de gestión de proyectos actualmente disponibles en el mercado.
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