Facilitar el trámite de servicios a los usuarios es algo que debería de estar entre las prioridades de toda empresa u organización que recibe numerosas solicitudes de personas que requieren de su servicio e incluso para los seguimientos que se realizan de forma interna entre los diferentes departamentos y direcciones de la misma institución.
No obstante, muchas compañías particulares y dependencias de gobierno siguen manejando procesos muy tardados debido a que no cuentan con las herramientas necesarias para brindar un servicio rápido y eficiente, lo que podría lograrse en gran medida recurriendo al uso de software especializado en gestión documental.
En este sentido, programas como OnBase y DocuWare ofrecen soluciones dirigidas tanto a grandes organizaciones como a otras de menor escala, beneficiando con sus funciones a corporativos de gran magnitud, micropymes, además de las administraciones gubernamentales de municipios, estados y de la federación.
¿Cómo un software de gestión documental agiliza trámites digitales?
Para realizar cualquier tipo de trámite es imprescindible contar con el material documental necesario para efectuarlo, como formularios, facturas, comprobantes, cartas poder y muchos otros más dependiendo el asunto a tratar.
Siguiendo de esto, un aspecto fundamental para lograr que las solicitudes y respuestas se realicen de forma fácil y rápida es tener un archivo documental bien organizado, cuestión que a la luz del avance tecnológico actual sólo puede lograrse a través de plataformas electrónicas que permitan contar con bases de datos y documentos digitales estructuradas con las que todo el acervo esté al alcance de unos cuantos clicks o al ingresar palabras clave de búsqueda.
Así, los programas de gestión documental permiten contar con toda la información pertinente siempre disponible e inclusive desde otros equipos que se encuentren fuera de las instalaciones del centro de trabajo, siempre que se tenga una conexión a internet y los accesos correspondientes.
Con esto, se aminoran los tiempos de rastreo de información y se puede consentir que nuevo material documental necesario sea ingresado por los mismos usuarios, lo que se traduce en menor carga de trabajo dedicada a labores de escaneo, fotocopiado y archivo.
Cabe destacar, además, que programas como OnBase tienen entre sus funciones la opción de integrar firmas digitales a la documentación expedida, por lo que en este caso ya no es necesario que oficios u otros papeles que deban ser signados para aprobación lleguen en físico al sujeto encargado de ello, sino que podrá rubricarlos en cuanto reciba una notificación con cada archivo enviado para su visto bueno.
En Microformas, como proveedores autorizados de estos servicios de gestión documental, te ofrecemos éstas y otras ventajas con las que podrás llevar a tu organización a la era digital. Contáctanos y descubre todas las soluciones que tenemos para ayudarte a aumentar tu productividad. Solicita más información sobre identidad biométrica, automatización robótica, oficina sin papel, onboarding digital con nosotros.
