Organigrama de un hipermercado

Los hipermercados actuales, la mayoría pertenecientes a empresas o grupos con marcas de fuerte presencia en el mercado, requieren de un complejo organigrama interno para poder ofrecer a sus clientes una amplia gama de productos y en ocasiones, también servicios.

Instalados generalmente en grandes superficies, se centran en el sector de la alimentación, aunque en ellos es posible encontrar, también, desde electrodomésticos hasta mobiliario o productos de jardinería o papelería. Independientemente de su tamaño, para funcionar necesitan trabajadores de perfiles muy variados que pertenecen a departamentos distintos, la mayoría interrelacionados y coordinados para que la gran tienda consiga sus objetivos de ventas y de satisfacción de los clientes. El organigrama de un hipermercado es una compleja estructura en la que cada uno de sus elementos desempeña funciones perfectamente definidas que, en este artículo, vamos a analizar.

Dirección y gerencia

En los más alto del organigrama de un hipermercado se encuentra el equipo directivo y el (o los) gerentes. En ambos puestos recae la máxima responsabilidad del funcionamiento y del rendimiento del establecimiento.

La principal misión del director es llevar a la práctica la estrategia corporativa de la propia empresa, siendo responsable, por tanto, de hacer cumplir las directrices acordadas por los socios (o por el dueño) y definidas en el consejo de administración propietario de una cadena de hipermercados.

Además de la supervisión general, un director de hipermercado se encarga de:

• Planificar la estrategia de venta y velar por el cumplimiento de los objetivos marcados
• Buscar el equilibrio entre los intereses de la compañía, los trabajadores y los clientes.
• Representar a la empresa ante la administración local (municipio y provincia donde se ubique el hipermercado) o en actos diversos.
• Gestionar el presupuesto asignado, organizando los recursos disponibles y detectando posibles mejoras en el establecimiento (necesidad de contratar más personal, ampliación del catálogo de productos, cambio de proveedores…)

“El organigrama de un hipermercado lo forman el equipo de dirección y gerencia, los distintos departamentos implicados en su funcionamiento y el personal necesario para atención a los clientes.”

• Tomar decisiones sobre cualquier aspecto que incida en el funcionamiento y la buena marcha del hipermercado.
• Intervenir en la resolución de conflictos que puedan surgir en los distintos departamentos: área de atención al cliente, recursos humanos, logística…
• Analizar y presentar el balance de resultados del hipermercado a propietarios y accionistas.

Por su parte, el gerente de un hipermercado, en coordinación permanente con el director, es el encargado ‘in situ’ del óptimo funcionamiento de la tienda, es decir, su puesto se basa en el ‘trabajo de campo’, prestando atención a cualquier incidencia que afecte al desarrollo de la actividad comercial. Entre sus principales funciones destacan:

• Mantener contacto directo con los jefes de sección para atender cualquier demanda o incidencia.
• Controlar la correcta recepción de mercancías, la distribución de productos en la superficie del hipermercado y el adecuado almacenaje. El gerente es el encargado de las relaciones con los principales proveedores.
• Gestionar los pedidos y stocks existentes.
• Organizar el día a día del hipermercado: líneas de caja, mantenimiento y limpieza, reposición de productos, establecimientos de turnos de trabajo…
• Ejercer funciones de liderazgo en la creación de equipos favoreciendo la comunicación con los trabajadores de cada departamento.
• Garantizar que se cumple la normativa vigente que pueda afectar a la actividad del hipermercado (venta de bebidas alcohólicas a menores, prohibición de fumar en el establecimiento, medidas preventivas frente a hurtos y robos…)
• Velar por la imagen de la tienda.
• Intervenir en los procesos de selección de personal.

Departamentos de un hipermercado

Como hemos visto, en la cúspide del organigrama de un hipermercado se sitúan la dirección y la gerencia, pero esta estructura cuenta con un segundo ‘escalón’ formado por distintos departamentos que dan forma al engranaje de una gran tienda y que cumplen funciones concretas, esenciales para que la oferta comercial y la atención recibida resulte atractiva al consumidor. Cada departamento cuenta, a su vez con un encargado o jefe y, aunque cada comercio establece su propio organigrama con pequeñas variaciones, los departamentos (y jefes) con los que suele contar cualquier hipermercado son:

Departamento de compras

Es uno de los departamentos más importantes en un hipermercado porque de él depende la adquisición, en las mejores condiciones, de los distintos productos que dan forma a su oferta comercial. Encabezado por el jefe o responsable de compras, entre sus cometidos destacan:

• Planificar las compras teniendo en cuenta el presupuesto disponible.
• Establecer las directrices que garanticen un abastecimiento óptimo y un stock equilibrado, es decir, que el hipermercado esté bien surtido, pero sin exceso de mercancía almacenada.
• Buscar los mejores proveedores teniendo en cuenta parámetros de calidad, precios, condiciones de pagos, proximidad…
• Prestar atención a novedades que surjan en el mercado y que puedan ser interesante ofrecer a los clientes del hipermercado.
• Encargarse de la documentación y trámites necesarios para la compra eficiente.

Administración y contabilidad

Interconectado con el resto de departamentos, el de contabilidad y administración lleva a cabo los trámites necesarios para la gestión empresarial, comercial y de personal. Pilar básico en el organigrama de un hipermercado, las funciones de estos departamentos (que pueden agruparse en uno solo) abarcan múltiples acciones, entre otras:

• Registro de ventas según recaudación en cajas.
• Contabilidad del departamento de compras y pago a proveedores.
• Gestión de nóminas.
• Trámites para el cumplimiento de la normativa vigente en el sector.
• Atención quejas y reclamaciones.
• Cumplimento con la legislación tributaria.
• Establecimiento de sistemas de financiación propios y para clientes (gestión bancaria)
• Balance contable teniendo en cuenta el presupuesto establecido.

Recursos Humanos

Como en cualquier otra gran empresa, el departamento de RRHH de un hipermercado se encarga de los asuntos relativos al personal que trabaja en él, desde la contratación y la captación de nuevo talento, hasta el establecimiento de planes de formación o conciliación atendiendo a la normativa vigente.

“Los jefes de sección de un hipermercado son los responsables de todos aquellos aspectos referidos a una gama concreta de productos.”

Logística y mantenimiento

La logística es clave para el desarrollo de la actividad diaria en un hipermercado. El jefe de este departamento debe encargarse de implementar la mejor estrategia para el suministro y almacenaje de la mercancía necesaria para el comercio. Sus competencias son muy diversas y abarcan entre otras:

• Recepción (y comprobación) de las mercancías recibidas según lo establecido en acuerdos previos.
• Distribución en los lugares correspondientes en el hipermercado.
• Vigilancia de las condiciones de almacenaje de cada producto (temperaturas, cadena de frío, ventilación).  Organización que facilite la reposición de mercancía con rapidez y eficiencia.
• Control de envíos y devoluciones, sobre todo si el hipermercado dispone de servicio de compra online.
• Inventario de productos existentes y de previsiones.

En cuanto al mantenimiento, es el departamento responsable de que el hipermercado mantenga en todo momento las condiciones idóneas de limpieza y seguridad para trabajadores y clientes. La limpieza y el orden en los distintos linieres, la revisión periódica de los productos ofertados para garantizar su buen estado (o proceder a su retirada), la comprobación de instalaciones básicas (luz, climatización, sistemas informáticos…) son solo algunos de sus cometidos.

Atención al cliente

Mejorar la experiencia de compra de sus clientes es una de las prioridades de los grandes hipermercados como vía para incrementar sus ventas. En este sentido, el departamento de atención al cliente realiza numerosas gestiones, desde solventar dudas entre los clientes hasta atender reclamaciones o encargarse de realizar devoluciones en caso de compras no satisfactorias.

Jefes de sección

En el organigrama de un hipermercado no solo hay que destacar los departamentos que dan forma a su estructura, sino, además, el personal que se encarga de atender directamente a los clientes, entre el que destaca el puesto de jefe de sección.

Los grandes supermercados ofrecen sus productos organizándolos por secciones. Algunos están al alcance directo del consumidor y otros requieren despacho previo. Es el caso, por ejemplo, de carnes, pescados, frutas o embutidos.  Los jefes de sección son los responsables de las ventas de una gama concreta de productos, sobre cuyos resultados tendrán que dar los informes correspondientes al gerente. Sus principales cometidos son:

• Recibir los distintos productos y posicionarlos en mostradores o linieres de la mejor manera posible para alcanzar, así, los objetivos de venta establecidos.
• Buscar la optimización del producto, vigilando su calidad y aplicando las técnicas de venta marcadas por la compañía.
• Formar a su equipo comercial, tanto en el adecuado manejo de los alimentos como en la atención al cliente.
• Observar las tendencias de consumo analizando preferencias del cliente de cara a mejorar ventas. Sugerir la incorporación de nuevos productos (o la retirada de alguno), proponer ofertas o descuentos según mercancía recibida…
• Mantener contacto con proveedores en colaboración con el departamento de compras.

Personal incluido en el organigrama de un hipermercado

Por último, en la base del organigrama se encuentran los distintos grupos de trabajadores que hacen posible la actividad cotidiana del hipermercado, entre los que se encuentran:

• Comerciales, asesores y personal de cada sección.
• Reponedores.
• Cajeros.
• Personal de limpieza y mantenimiento.
• Personal de seguridad.
• Personal de reparto a domicilio.