FECEDA Fondo de Empleados Oficiales del Departamento del Meta
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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE PERSONAL IDENTIFICACIÓN NOMBRE
PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN DE PERSONAL
OBJETIVO
Contratar a la planta de colaboradores para proveer el talento humano requerido en la organización.
ALCANCE
Cubre las acciones relacionadas con la contratación de personal nuevo, prórrogas y prestación de servicios.
DEFINICIONES
ANEXOS
-
Prórroga: contrato ampliado por principio de silencio administrativo positivo. Contratar: formalizar la vinculación laboral, subordinada o no subordinada, como colaborador FECEDA. Prestación de servicio: contratación sin subordinación laboral para cumplir objetivos específicos. Renovación: ampliación de un contrato por un plazo superior al pactado originalmente. Cambio de contrato: contratación a un colaborador vinculado a la planta que es asignado a un cargo diferente al actual.
N/A DESCRIPCIÓN
PASO
0
ACTIVIDADES
Inicio
DESCRIPCIÓN N/A a. b.
1
Recibir decisión y verificar soportes
c.
a. b.
2
Informar condiciones laborales
c. d.
3
3.1
Recibir documentación
Recibir documentación para contratos por prestación de servicios
a. a. -
Recibir la decisión del colaborador seleccionado para cubrir un puesto de trabajo o atender una comisión de trabajo; Verificar el cumplimiento de las condiciones del procedimiento de selección: Experiencia; Formación y educación; Resultados de evaluaciones y entrevistas. Si hay incompatibilidad notificar y termina aquí. Nota: para las renovaciones o cambios de contratos (ascensos o cambio de cargo) de colaboradores vinculados, se ejecutan los pasos de este procedimiento a excepción del número nueve (“9. Decidir continuidad al finalizar el periodo de prueba.”); y modificar la interpretación del paso cinco (“5. Afiliar a la seguridad social”) por “5. Reportar las novedades de seguridad social”. Informar al seleccionado de la decisión; Retroalimentar las condiciones laborales: horarios, sitio de trabajo, salario, tipo de contrato, reglamento interno de trabajo, periodo de prueba; Si es por prestación de servicios, explicar la independencia y NO subordinación laboral; Cuando el seleccionado no acepta, notificar a gerencia y termina el procedimiento. Para la contratación laboral, se debe presentar: Fotocopia de la cédula; Pasado judicial; Antecedentes disciplinarios; Antecedentes fiscales; Soportes de la hoja de vida. Para la contratación, se debe presentar: Cédula Rut Registro de aporte a Salud, Pensión y Riesgos (o carta de exoneración de riesgos); Antecedentes disciplinarios; Pasado Judicial;
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
N/A
N/A
Gerente Subgerente
Selección de personal y contratación
Subgerente Seleccionado
Selección de personal y contratación
Subgerente Seleccionado
Hoja de vida
Subgerente Seleccionado
Hoja de vida
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE PERSONAL DESCRIPCIÓN PASO
ACTIVIDADES
4
Afiliar a seguridad social
5
Firmar contrato
6
Archivar
7
Inducir al colaborador
8
Constituir Pólizas y usuarios
9
Decidir continuidad al final del periodo de prueba
DESCRIPCIÓN Póliza de garantías (según monto de contratación); Proyecto de trabajo (Según labor contratada); Hoja de vida con soportes. Nota: En los casos de contratos por prestación de servicios, continuar en el paso seis (6) y ahí termina el procedimiento. a. Determinar la empresa de salud y pensiones de preferencia para el seleccionado; b. Determinar beneficiarios de la afiliación a Salud que reportará el seleccionado (adjuntar documentación); c. Reportar novedades a Salud, Riegos Profesionales, Pensión y Caja de Compensación; d. Verificar la certificación de recibidos. a. Elaborar contrato según condiciones pactadas; b. Enviar a gerencia para revisión (corregir cuando haya lugar); c. Entregar al seleccionado para su revisión (ajustar cuando haya lugar, con la aceptación de gerencia); d. Firmar el contrato de trabajo (Gerente y Seleccionado); e. Adquirir la condición de colaborador de FECEDA. a. Recopilar la información ; b. Organizar los soportes según tabla de retención documental; c. Rotular y archivar. a. Para servicios generales, brindar instrucciones de los planes de mantenimiento, así como del manual de calidad; b. Para los demás, un colaborador antiguo debe: Explicar funciones y brindar recomendaciones; Modelar las actividades en sitio; Solicitar la reproducción por parte del colaborador nuevo. c. Verificar el cumplimiento de la inducción (verbalmente); d. Entregar copia de: manual de funciones, calidad y reglamento interno de trabajo (digital); e. Evaluar el conocimiento de los manuales entregados (el personal de servicio será retroalimentado verbalmente); f. Aprobar con el ochenta por ciento (mínimo); caso contrario, repetir una vez más. a. Realizar la inclusión en las pólizas institucionales según el cargo contratado (Manejo individual, manejo global, Transporte de valores). b. Crear y parametrizar el usuario para manejo de la plataforma tecnológica. c. Solicitar y asignar las claves según el cargo contratado (Centrales de riesgo, caja fuerte, acceso a las oficinas, transacciones electrónicas). a. Terminar periodo de prueba (programar en agenda); b. Evaluar la continuidad del contrato: Conocimiento y cumplimiento de los manuales; Adaptación y contribución al clima laboral de la empresa (observación del jefe inmediato y apreciaciones recopiladas del equipo de colaboradores); Competencia (observación directa del jefe inmediato) para el desarrollo de las funciones; Quejas, reclamos y/o sugerencias de asociados. c. Cuando sea inconveniente, terminar contrato y liquidar; d. Cuando sea favorable, notificar verbalmente la continuidad.
PARTICIPANTES
REGISTRO/ DOCUMENTO
Subgerente Recepción Seleccionado
Planillas de: pensión, salud, caja de compensación, riesgos profesionales
Subgerente Gerente Colaborador
Contrato
Subgerente
Archivo
Subgerente Seleccionado
Selección de personal y contratación
Subgerente Secretaria
Póliza Oficios
Subgerente Colaborador
Selección de personal y contratación
“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.
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PROCEDIMIENTO PARA CONTRATACIÓN DE PERSONAL DESCRIPCIÓN PASO
10
ACTIVIDADES
Terminar
DESCRIPCIÓN N/A
N/A
ELABORÓ
REGISTRO/ DOCUMENTO
PARTICIPANTES
REVISÓ
N/A
APROBÓ
NOMBRE
Carlos Andrés peñas
NOMBRE
Celestino Romero
NOMBRE
Orlando Moreno
CARGO
Asesor de calidad
CARGO
Gerente
CARGO
Presidente Junta Directiva
FECHA
03 de junio de 2011
FECHA
10 de junio de 2011
FECHA
23 de junio de 2011
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“LA CULTURA DEL AHORRO SOLIDARIO”.