Catalogación y archivo Primer Bimestre
Catalogación La catalogación de los archivos es la más común de las técnicas empleadas en la descripción documental, la más variada y compleja . Generalmente los catalogadores emplean adaptaciones de modelos bibliográficos con la finalidad de satisfacer necesidades específicas de cada archivo.
Archivos Antiguos LAS FORMAS ANTIGUAS DE ARCHIVO SON:
• Gancho o Espigón: Los papeles se insertan en el gancho o clavo a medida que se reciben. Este sistema lo utilizan las abarroterías pequeñas, lavanderías, tiendas pequeñas, oficinas pequeñas, almacenes, pero en forma temporal ya que lo pasan a un archivo permanente.
Archivos Antiguos LAS FORMAS ANTIGUAS DE ARCHIVO SON: • Casilleros o Nido de Paloma: Consiste en un mueble de madera con distintas divisiones pequeñas y con suficiente capacidad para guardar papeles del tamaño carta o de documentos más pequeños. Es usualmente en los correos y hoteles para guardar la correspondencia.
Archivos Antiguos LAS FORMAS ANTIGUAS DE ARCHIVO SON: • Tabla de Shannon: Consiste en una tabla de madera con ganchos de presión para sostener los documentos. Se cuelga en la pared y los documentos se archivan por orden de recibo. Se utilizan en oficinas de registro civil, las notarias, tribunales de justicia, hospitales.
Archivo Moderno Actualmente el archivero moderno utiliza las tecnologías de la información como medios para agilizar los procesos archivísticos. De tal manera, que los documentos primarios de valor temporal y permanente los organiza, describe, conserva y los pone al uso del productor del documento y al usuario externo.
Términos de Archivo ARCHIVÍSTICA Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
ARCHIVO DE GESTIÓN Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
ARCHIVO Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Términos de Archivo
ARCHIVO HISTÓRICO Unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.
ARCHIVO TOTAL Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
FICHAS
01
Ficha informativa textual
Ficha de resumen
Sirve para transcribir de manera exacta el párrafo de un escrito.
02
Sirve para escribir un resumen de un escrito estudiado.
Ficha bibliográfica
03
Se escribe información de un libro
Archivos Centralizados y descentralizados ARCHIVO CENTRALIZADO
Es cuando toda la información se encuentra en una sola dependencia, la ventaja es que se tiene mejor control de la duplicidad de documentos.
EJEMPLOS •
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EJEMPLO DE CENTRALIZADO: Base de datos EJEMPLO DE DESCENTRALIZADO: Archivos de contabilidad
ARCHIVO DESCENTRALIZADO
Cada dependencia de la empresa tiene su propio centro de documentación, la desventaja es que se debe tener una buena relación entre dependencias.
CICLO DE VIDA DE LOS DOCUMENTOS
CREACIÓN Es donde se planean y generan los documentos
DISTRIBUCIÓN Los documentos se clasifican para ser distribuidos a nivel interno o externo según se considere.
Uso del documento Se determina su función, es decir si es para responder una petición o para cualquier tipo de tramite.
Archivación y protección Son documentos que la ley exige conservar como: Facturas, escrituras, etc.
PEPRMANENCIA O ELIMINACIÓN Es la evaluación de los documentos para saber si se deben conservar o eliminar definitivamente.
Reglas internacionales de catalogación
Software
REGLA 1: Se debe descomponer el nombre de las personas para archivarla, cada partícula ocupará una unidad.
REGLA 2: El primer apellido del nombre de una persona forma una unidad de archivo y éste determina el orden alfabético.
REGLA 3: El segundo apellido del nombre de una persona, si lo tiene forma una segunda unidad de archivo éste determina el orden alfabético si la primera unidad es igual.
Reglas internacionales de catalogación
Software
REGLA 4: Cuando el nombre tenga iniciales, éstas determinan el orden alfabético con otros nombres cuya unidad repetida inicie con la letra igual a la inicial.
REGLA 5: Cuando las mujeres usan el apellido de casada, sus nombres se archivan de dos forma. Rabanales (de) Torres------1ª. Unidad Irma-----------------------------2ª. Unidad Torres--------------------------1ª. Unidad Irma----------------------------2ª. Unidad Rabanales (de)--------------3ª. Unidad
Con esfuerzo y perseverancia podrás alcanzar tus metas.