Diagrama de flujo de procedimientos de activos fijos de una empresa
Una parte importante de la gestión de activos son las personas que la implementan. De nada sirve tener las mejores y más actuales maquinarias, haber hecho un diagnóstico de lo que se necesita para cuidarlos adecuadamente, tener un libro muy bien elaborado de políticas para tratar estos bienes, contar con indicadores para medir el trabajo hecho, establecer umbrales de capitalización e implementar un sistema de control, si todo esto no lo conocen los empleados que trabajan desde el nivel directivo hasta los operarios.
Para eso están los diagramas de flujo, que cumplen la función de trasladar el conocimiento de todos los procedimientos de activos fijos de una empresa de una manera visual, fácil de leer y entender. De eso hablaremos a continuación:
Qué es un diagrama de flujo
Utilizar un diagrama de flujo o flujograma es algo que aprendemos en la escuela, es una herramienta básica que resume una secuencia de actividades de manera gráfica, estableciendo responsabilidades y relaciones entre los diferentes actores que participan en un proceso determinado.
Elementos comunes en los diagramas de flujo
Dada su característica gráfica, los flujogramas suelen utilizar símbolos comunes para hacer más entendible para todos, la información que contienen. Por esto, es necesario conocer sus significados (y así hacérselo conocer al resto de la plantilla), que vendrían a ser los siguientes:
A partir de estos elementos y teniendo claras las políticas de gestión de activos fijos de la empresa, resultará fácil elaborar un diagrama de flujo para cada uno de los diferentes procesos que se desarrollan.
Ventajas de elaborar un flujograma
Si bien hemos dicho que una de las ventajas de los diagramas de flujo es que presentan la información de una forma fácil de entender, aquí puedes conocer otros beneficios de elaborar uno:
- Establece el principio y el final de cada proceso en la empresa.
- Dado que se alinea con otros procesos de la empresa y fija procedimientos estandarizados puede mejorar la satisfacción del cliente.
- Implementa un lenguaje común que todos en la empresa pueden entender.
- Al tener todo tan programado, es posible identificar las actividades que más valor agregado le dan al producto final.
- A partir del diagrama de flujo, las empresas pueden desarrollar actividades de control más precisas y se puede conocer en qué punto de la cadena hubo algún fallo.
El flujograma para el control de los activos fijos
En el control de activos los diagramas de flujo pueden tener múltiples aplicaciones, como los procesos de altas: compra, enajenación, regalo, entre otros. También en las bajas: venta, robo, donación, obsolescencia, siniestro, etc.
Además, en las transferencias y movimientos, creando un flujograma para cada uno de dichos procesos, con un número establecido de pasos, quiénes participan y cómo lo hacen.
En el caso de la contabilidad, puede ayudar a informarle al personal cuándo capitalizar un bien, establecer la vida útil, y aplicar la depreciación o amortización correspondiente. Para el departamento de compras, puede ayudar a definir cuándo es necesario comprar nuevos bienes y los procesos para cotizarlo o elegir proveedores. Entre otras actividades alrededor de activos fijos que pueden ser comunicadas con el diagrama de flujo.
Cómo hacer un diagrama de flujo
Los flujogramas se pueden hacer de manera manual, sin embargo existen también herramientas para hacerlo, pero lo ideal sería construirlos de la mano al inventario y el libro de políticas de gestión de activos, asignando responsables y dejándolos ya de forma automatizada.
Con el software de control de activos fijos de HTK-ID, no es necesario hacerlo manualmente, pues dentro de su interfaz pueden encontrarse toda la información de los procesos.