Un diagrama de proceso de flujo es un diagrama que ilustra la secuencia de pasos necesarios para completar un proceso comercial. Utiliza símbolos estandarizados para describir y representar el flujo entre cada paso.
El uso de un diagrama de proceso de flujo garantiza que los procesos clave se completen con el mismo estándar cada vez, creando resultados más consistentes.
¿Quién usa diagramas de procesos de flujo?
El uso principal de lo diagrama de proceso de flujo es ayudar a los empleados a comprender completamente su función y qué trabajo debe completarse en un orden específico.
Los diagramas de flujo de trabajo se usaron principalmente en la fabricación, pero desde entonces han evolucionado en casi todas las industrias, ya sea un ingeniero mecánico, un contador o un empleado del gobierno.
Aquí hay algunos ejemplos, donde incluso se pueden usar como diagramas de flujo de datos, para mostrar puntos en los que se capturan detalles específicos:
- Comercio electrónico.
- Médico.
- Educación.
- Desarrollo de aplicaciones.
Un diagrama de proceso de flujo está en constante rotación para los gerentes de proyectos de todas las industrias, ya que son visualmente simples y fáciles de entender para todas las partes interesadas cuando se trata del mapeo de procesos comerciales.
¿Qué representan los símbolos en un diagrama de flujo de trabajo?
Los diagramas de flujo de trabajo tienen una variedad de formas geométricas y símbolos para ayudar a definir mejor cada paso. La mayoría de ellos se entienden universalmente, pero a menudo encontrará algunos inusuales específicos de una industria o proyecto.
Estos son algunos de los símbolos más comunes:
Cómo crear un diagrama de proceso flujo de trabajo
La creación de un flujo de información a través de un diagrama de proceso de flujo consta de una serie de pasos clave, pero el paso número uno es encontrar el espacio de trabajo adecuado. Las pizarras, las notas adhesivas y una herramienta de diagrama de flujo o un software de diagrama de flujo de trabajo funcionan igualmente bien para la fase de planificación.
Incluso podría ser ingenioso con una gran pared, papel de construcción y marcadores si fuera necesario.
Hagas lo que hagas, asegúrate de que haya mucho espacio para expandir el proceso y una forma sencilla de hacer ediciones.
Estos son los pasos para crear un diagrama de flujo de trabajo.
1. Realice un análisis del flujo de trabajo
En términos simples, un análisis de flujo de trabajo significa examinar su flujo de trabajo actual para que tenga un proceso de referencia para comenzar. Con suerte, eso le dará una idea general de dónde puede hacer mejoras.
A medida que profundice su comprensión del flujo de trabajo actual de su organización o equipo, asegúrese de anotar cualquier cosa que se sienta borrosa, engorrosa, redundante o tonta. Tome nota del flujo actual y la responsabilidad actual de todos.
Cuanto más minucioso sea aquí, más fácil será construir la base de su nuevo y mejorado diagrama de flujo de trabajo.
2. Defina sus puntos terminales
Un paso bastante sencillo, pero necesario, es averiguar dónde comienza y dónde termina el proceso. Marcará estos «puntos terminales» con óvalos en su diagrama de flujo de trabajo, para que todos estén en la misma página.
3. Escriba el nuevo proceso
Muchos artículos te dirán que no escatimes en detalles, y eso no es necesariamente un mal consejo.
Sin embargo, le advertimos que aún intente mantener cada paso algo simple. De esa manera, queda muy claro cuál será la próxima acción o decisión.
También es importante usar un formato de verbo/sustantivo siempre que sea posible para mantener las cosas orientadas a la acción.
Por ejemplo, uno de esos rectángulos de tareas o actividades podría decir: «Crear encuestas».
Se necesitará algo de práctica para encontrar el equilibrio adecuado entre muy poco y demasiado detalle, pero no te obsesiones con eso.
Anote todos los pasos que se le ocurran hasta que se complete el proceso.
4. Analiza los resultados
Da un paso atrás y admira tu trabajo práctico. Hágase algunas preguntas clave como:
- ¿Tiene sentido el flujo de trabajo?
- ¿El orden actual es muy lógico y tiene en cuenta las asignaciones de recursos adecuadas?
- ¿Existen obstáculos previstos o posibles cuellos de botella?
- ¿Deberíamos crear algún plan de contingencia para dichos obstáculos
- ¿Se puede automatizar, delegar o eliminar algo?
Responder estas preguntas puede y debería cambiar su diagrama de flujo de trabajo, pero todo es por el bien común.
5. Crea tu borrador final
Confecciona tu arduo trabajo en su forma visual. para que pueda entregarlo al equipo o a las partes interesadas clave para su aprobación. Asegúrese de usar un formato que sea fácil de editar, compartir y usar.
plantilla de diagrama de proceso de flujo de compra
Las plantilla de diagrama de proceso de flujo en Word son una manera fácil de crear diagramas de flujo en Word.
Clic para descargar diagrama de proceso de flujo en word
Para crear un diagrama de proceso de flujo en Word, debe seguir algunos pasos simples. En primer lugar, abra un documento de Word en blanco. Ahora, agregue formas al documento que abrió. Puede hacerlo fácilmente haciendo clic en la pestaña Insertar formas y eligiendo la forma deseada. Puede arrastrar fácilmente la forma para colocarla en la posición deseada. Una vez que haya colocado las formas correctamente, únalas con flechas y luego inserte texto dentro de los cuadros. ¡Felicidades! Ha creado un diagrama de flujo en Word. ¡Es así de simple!