Optimizar la eficiencia de tu negocio: ¿Cómo lograrlo?
Uno de los valores que hemos definido dentro de los que contribuyen a incrementar las probabilidades de éxito del emprendedor es la Eficiencia. Hoy vamos a conversar acerca de cómo optimizar la eficiencia de tu negocio.
Hemos dicho anteriormente, que la Eficiencia es uno de los valores que hemos llamado “Valores de relación con tu producto o servicio”, siendo aquellos que te aseguran un producto o servicio de calidad. (Puedes leer un artículo anterior sobre este tema en el siguiente enlace: 9 valores del emprendedor exitoso).
“Eficiencia es hacer mejor lo que ya se hace actualmente”
Peter Drucker
Para optimizar la eficiencia de tu negocio debes entender qué significa ser eficiente.
La eficiencia se define como la capacidad de cumplir los objetivos optimizando el uso de recursos.
Muchas personas tienden a confundir los términos Eficacia y Eficiencia, utilizándolos indistintamente como sinónimos. Esto es incorrecto.
Eficacia, se refiere a la capacidad de cumplir los objetivos propuestos.
Eficiencia, se refiere a la capacidad de cumplir los objetivos propuestos, utilizando la menor cantidad de recursos posibles.
Veamos un ejemplo: Digamos que dos negocios se dedican, por ejemplo, a confeccionar pantalones y ambos tienen una orden para realizar 50 pantalones color azul talla M y deben entregarlos en un lapso de 5 días.
El negocio A confecciona los 50 pantalones en 4 días, con la participación de 5 costureras.
El negocio B confecciona los 50 pantalones en 3 días, con la misma participación de 5 costureras.
Ambos negocios fueron eficaces, puesto que ambos cumplieron con el objetivo de producir los 50 pantalones para ser entregados en la fecha requerida.
No obstante, el negocio B fue más eficiente, puesto que ahorró recursos. Ahorró tiempo. En consecuencia, ahorró electricidad, porque requirió menos horas de energía. Ahorró en salarios, porque las 5 costureras pueden destinar el día adicional a otros proyectos de la empresa.
Vemos entonces que el concepto de eficiencia involucra dos partes: 1) Logro de Objetivos y 2) Optimización de recursos.
Al ser eficiente ahorras costos y mejoras calidad
Creo que es fácil que te des cuenta clara de cómo el tratar de ser eficiente representa un beneficio inmediato para tu emprendimiento, ya que al ahorrar costos te permite un mejor beneficio o te permite disponer de recursos adicionales para mejoras que favorezcan a tus empleados y tus clientes, favoreciendo tu imagen.
Por supuesto, como todo en nuestros emprendimientos, nada es blanco y negro. Hay muchas tonalidades de grises en el medio. Es factible que a veces se busque incrementar la eficiencia y se ha sacrificado en alguna pequeña medida la calidad. Supongamos que el negocio B logró hacerlo más rápido porque prestó menos atención a los detalles.
Tal vez los pantalones de A y B lucen iguales pero los de A duran más porque los de la empresa B fueron rematados de forma apresurada y al cabo de un tiempo se les abren algunas costuras. Todo eso es posible.
En todo caso, vamos a concentrarnos en tu negocio y en lugar de comparar tu eficiencia con la de otras empresas, trata siempre de buscar mejorar tu eficiencia comparado contigo mismo.
Si planificaste producir los 50 pantalones en 4 días podrías pensar en alguna forma de eficientizar tus procesos para producirlos en 3, pero manteniendo el mismo estándar de calidad que siempre ofreces.
Nunca, nunca, busques incrementar la eficiencia sacrificando calidad de tu producto o servicio. Producir más o más rápido, pero a costa de la calidad, es un error que te puede costar caro porque te arriesga a perder clientes.
Nunca busques incrementar eficiencia sacrificando calidad de tu producto o servicio. Producir más o más rápido a costa de la calidad, es un error que te costará caro Clic para tuitearLa eficiencia implica el análisis y optimización de la relación entre los resultados esperados y el uso de recursos que logras para ello, manifestándose en la habilidad de evitar el desperdicio de recursos.
Cuando hablamos de ahorro de recursos, sé que lo inmediato es pensar en recursos económicos, pero no necesariamente es hacer las cosas más baratas.
El ahorro de recursos es un concepto amplio que abarca ahorro de tiempo, de discusiones estériles, de corrección de errores, de horas hombre, de costos fijos de la oficina, de material gastable. Todo ahorro que permite mantener la calidad de los resultados (cumplimiento del objetivo), te ayuda a optimizar la eficiencia de tu negocio.
¿Cómo mejorar la eficiencia en tu emprendimiento?
La teoría parece estar clara: aprovecho mejor los recursos para lograr mis objetivos y así mejoro mi eficiencia.
En la práctica, no es tan sencillo identificar oportunidades de mejor aprovechamiento de los recursos, porque muchas veces no estamos conscientes del desperdicio. A veces no nos damos cuenta de que estamos gastando más tiempo, o más dinero, o más materiales de los que son indispensables para lograr los objetivos.
Por eso, si deseas proponerte ser más eficiente en tu emprendimiento, es necesario siempre iniciar con una auditoría de todos los procesos e identificar oportunidades.
Una técnica muy útil para iniciar este proceso de auditoría es la técnica Scamper, que te describo en un artículo anterior (Aplicando el método Scamper para innovar en tu emprendimiento).
¿Optimizar la eficiencia de tu negocio?: Colócate tu sombrero de ¿Qué puedo mejorar hoy?
A continuación, te listo algunas áreas en las que es posible que puedas identificar oportunidades de mejoras de la eficiencia de tu negocio.
No necesariamente todas aplican a tu empresa, o no todas pueden ser optimizadas en cada uno de tus procesos, productos y servicios, pero con seguridad te ayudarán a identificar algunas áreas en las que puedes mejorar:
Desarrollo de sistemas:
Cada vez que puedas, es conveniente que sistematices todos los procesos posibles, para optimizar la eficiencia de tu negocio. Bien sea que fabricas un producto o que ofreces un servicio, es posible identificar los cursos idóneos de acción para cada producto o servicio en particular y diseñar un proceso estándar de producción. El tiempo que inviertes en sistematizar tus procesos, es tiempo que luego ahorras en la producción de productos y servicios, a la vez que te ayuda en la reducción de posibles errores, puesto que cada uno sabrá en cada momento cómo proceder. Incluso si eres tú solo en tu negocio, a medida que sistematizas lo que haces logras hacerlo más rápido y mejor, porque inviertes menos tiempo y esfuerzo en decidir cada vez cómo proceder y cuál es el siguiente paso.
Automatización de procesos:
Todo lo que pueda ser automatizado en tu negocio, es conveniente que lo automatices. De esta forma, liberas tiempo tuyo y de tus colaboradores para actividades de mayor valor y que exigen discrecionalidad y pensamiento. Al mismo tiempo, también la automatización reduce errores, porque elimina la participación del error humano en el proceso.
Uso de agenda y listas de tareas.
Si dedicas tiempo a organizarte, luego dedicarás menos tiempo y recursos a ejecutar. El ayudarte de una agenda y de una lista de tareas, para ti y para tu equipo de trabajo, ayuda a asegurar que nada será pasado por alto y te sorprenderás de la cantidad de cosas que alcanzarás a hacer en un tiempo limitado. En el siguiente enlace encontrarás un artículo anterior sobre el uso de las listas de tareas: ¿Tienes lista la lista del día?.
Uso de listas de chequeo para verificaciones de control de calidad.
Cuando cometes errores y/o te saltas pasos, aún si los identificas antes de que lleguen al cliente para poder corregirlos, estás afectando tu eficiencia, porque el tiempo y/o materiales que inviertes en rehacer las cosas son recursos extra que utilizas para el logro del objetivo (y recuerda: uso de recursos extra = menor eficiencia). Cuando utilizas listas de chequeo de control de calidad, en las cuales se verifique cada paso antes de pasar al siguiente, optimizas tu eficiencia mediante la reducción de errores.
Entrenamientos exhaustivos y adecuados.
Todo tiempo que inviertes en entrenar, bien sea entrenarte a ti mismo, o entrenar a tu equipo, en los procesos y procedimientos necesarios, es tiempo que reduces luego durante a fase de ejecución. Mientras mejor entrenados estén todos los que participan en un proceso, menos dudas y errores habrá, lo cual te ayudará a optimizar la eficiencia de tu negocio.
Delegación adecuada.
Muchas veces es más eficiente delegar tareas que hacerlas personalmente. Delegar no es fácil, lo se personalmente porque siempre ha sido uno de mis retos. Sin embargo, cuando la persona adecuada asume una tarea, el proceso es más eficiente. Cuando una sola persona quiere hacer todo, es difícil sistematizar y apalancarse en las fortalezas de todos los talentos que colaboran contigo. Bien sea que delegues en tus empleados o en personal que subcontratas para cosas específicas, la persona adecuada para la tarea será la que mayor eficiencia aporte a tu negocio.
Planificación y seguimiento.
La improvisación es una fuente importante de desperdicio de recursos, de todo tipo. Una forma fundamental de hacer más eficientes los procesos en tu emprendimiento es dedicar el tiempo a planificar y preparar todo, antes de iniciar. Pero, la planificación no suficiente per se. Si quieres que la planificación que hiciste sea de utilidad, es necesario que des seguimiento a la ejecución de lo que has planificado. El adecuado seguimiento te permitirá identificar potenciales problemas a tiempo y corregirlos antes de que afecten tu resultado o el uso de tus recursos.
Por otro lado, la adecuada planificación te permite asegurar que tendrás disponibles todos los recursos requeridos cuando hagan falta, de manera de no invertir tiempo innecesario en obtenerlos deteniendo el flujo del proceso.
Orden y disciplina.
Posiblemente te parece que soy aburrida, insistiendo cada vez que puedo en este tema. Pero realmente es fundamental en el éxito general de tu emprendimiento y en particular en el mejoramiento de tu eficiencia. Mientras más organizados tengas tus espacios y tu tiempo y más disciplinado seas en ejecutar lo que debes en cada momento y exigir lo mismo a tus colaboradores, más podrás optimizar la eficiencia de tu negocio.
La optimización de la eficiencia de tu emprendimiento permite mejorar tu competitividad en el mercado, porque reduce tus costos e incrementa la calidad de tus productos o servicios.
Haz de la búsqueda de la eficiencia parte de tu estilo de vida. Que no sea algo ajeno o externo, que debes buscar cada día, sino parte integral de tu forma de emprender.
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