Cómo archivar

Coescrito por Christel Ferguson

Generalmente, la tarea de archivar resultar necesaria en el trabajo y en casa. Si pasas por alto la tarea de archivar durante mucho tiempo, puedes llegar a acumular una gran pila de papel, la cual te tomará horas o incluso días para clasificar. Para mantener tu buzón de entrada libre de desorden, ordena cualquier documento que recibas diariamente. Luego, crea un sistema para archivar que funcione para ti. ¡Utiliza un sistema para ordenar papeles de forma que puedas acceder fácilmente a los documentos importantes cuando lo necesites!

Método 1

Método 1 de 3:

Encargarse de la afluencia diaria de papeles

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Establece un buzón de entrada principal para conservar los papeles hasta que puedas ordenarlos. El buzón de entrada principal es donde colocarás todos los papeles que lleguen a tu escritorio o a tu buzón de correo diariamente. Esto puede ayudar a mantenerte organizado hasta que tengas tiempo para ordenar y encargarte de cada elemento.^{[1]
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- Puedes utilizar una pequeña caja de cartón como buzón de entrada principal, o conseguir una caja, cesta, o bandeja especial para este propósito.
- Coloca la caja en la esquina de tu escritorio, en una mesa cerca de la puerta principal, o en algún otro lugar visible para que no te olvides de su existencia.^{[2]
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Revisa el buzón de entrada diariamente y separa los elementos importantes. Mira cada uno de los artículos en el buzón de entrada una vez al día para buscar aquellos elementos que requieran de tu atención inmediata. Esto puede incluir las facturas que se venzan pronto, invitaciones a fiestas, o formularios que cuenten con un límite de tiempo. Pon estos elementos a un lado para que puedas encargarte de ellos inmediatamente.^{[3]
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- Es posible que necesites conseguir una segunda caja de un color diferente a la primera caja para colocar los elementos urgentes. Por ejemplo, podrías conseguir una caja roja para indicar que se trata de elementos urgentes.
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Coloca los elementos que desees archivar en un fichero. Conserva una tercera caja al lado del buzón de entrada principal y la caja de elementos urgentes. Utiliza esto como un punto de almacenamiento de los artículos que desees archivar. Esto te ayudará a mantenerlos organizados hasta que estés listo para archivarlos.
- Asegúrate de que esta caja sea de un color diferente a las otras cajas. De lo contrario, podrías confundir las cajas.
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Desecha los elementos innecesarios en una papelera de reciclaje. Cualquier correo basura u otro elemento innecesario que termine en el buzón de entrada puede ir directamente a la papelera de reciclaje. Identifica estos elementos a medida que clasifiques los documentos y envíalos a la papelera inmediatamente para ayudar a mantener el buzón libre de desorden.^{[4]
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- Mantén la papelera de reciclaje en el suelo para no confundirla con las otras cajas.
- Si alguno de los elementos innecesarios contiene información personal, tritúralo antes de desecharlo.^{[5]
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CONSEJO DE ESPECIALISTA

Christel Ferguson
Organizadora profesional
Christel Ferguson es la propietaria de Space to Love, un servicio de limpieza y organización en funcionamiento por más de 5 años. Está certificada en Feng Shui y forma parte de la Asociación Nacional de Profesionales de la Productividad y la Organización.

Christel Ferguson
Organizadora profesional

Al final del año, revisa tus documentos y determina qué necesitas conservar. Recicla todo lo que ya no necesites y archiva los documentos esenciales para futuras referencias. De esta manera, no terminarás con documentos de muchos años. También puedes minimizar tus documentos al no tener nada en formato físico y hacer todo en internet.

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Método 2

Método 2 de 3:

Elegir un sistema de archivado

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Designa un archivo mensual y diario si tienes bastantes tareas que administrar. A esto se le conoce como el sistema de archivado Tickler (recordatorios) y es una gran manera de mantener un registro de lo que se necesita hacer diariamente. Designa una carpeta de archivos para cada mes y una carpeta para cada día del mes. Luego, introduce elementos en los archivos. Archiva los elementos de acuerdo a las fechas en las que necesitarás encargarte de ellos.^{[6]
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- Por ejemplo, si necesitas pagar una factura el 23 de septiembre, entonces introduce la factura en la carpeta asignada a esa fecha.
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Organiza las carpetas de forma alfabética para mantener los documentos importantes a la mano. Archivar elementos de forma alfabética es útil para encontrar los archivos de personas individuales, empresas o asuntos. Esto puede resultar ideal si cuentas con bastantes clientes y deseas conservar un archivo de cada uno, o si deseas contar con una manera sencilla de gestionar la organización de los archivos en casa.^{[7]
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- Asegúrate de primero colocar el apellido de las personas en las etiquetas de los archivos, tal como "Pérez, Susana" o "Castillo, David".
- Ignora las palabras tales como "La", "Un" y "Una" cuando archives según el nombre de la empresa. Por ejemplo, si tienes un cliente cuya empresa se llama “La Diosa del Pastel,” entonces organiza el elemento según la “D” en la palabra “Diosa”, e ignora la letra “L” presente en “La” al momento de archivar
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Elige un sistema de archivado numérico para cubrir las necesidades de organización a corto plazo. Si tienes un proyecto a corto plazo para el cual deseas conservar registros, entonces un sistema de archivado numérico puede ser la mejor opción. Esto sucede cuando se asigna un número a cada documento y se lo archiva de acuerdo a ese número. Sin embargo, ten en cuenta que también tendrás que llevar un registro acerca de qué documento corresponde a cada número, por ejemplo, mediante el uso de una hoja de cálculo.^{[8]
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- Por ejemplo, puedes asignar todos los elementos que hayas recibido durante la semana del 14 de marzo a una carpeta de archivo etiquetada como el número 1, luego todos los elementos para la semana del 21 de marzo en un archivo etiquetado con el número 2, y así sucesivamente.
- Otra opción es etiquetar los archivos según la fecha y organizarlos cronológicamente. Por ejemplo, los elementos recibidos el 2 de mayo de 2018 podrían guardarse en un archivo etiquetado como 2/5/2018.
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Codifica los archivos según el color para hacer más rápida y fácil la búsqueda de elementos. Designa un color por cada categoría de archivos. Esto te ayudará a localizar una categoría de archivos a simple golpe de vista.^{[9]
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- Por ejemplo, usa el color rojo para las facturas médicas, el azul para los impuestos, y el verde para los seguros.
- Asigna un color a un rango numérico o alfabético para codificar los archivos numéricos o alfabéticos según el color, mediante la creación de archivos tales como verde 1-25 o A-G, púrpura 25-50 o H-M, y amarillo 50-75 o N-R.
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Incluye información adicional relevante en la carpeta del archivo. Añadir información adicional para describir el contenido del archivo o cualquier acción requerida también ayudará a hacer que el sistema de archivado sea más eficiente. Para hacerlo, es posible que necesites agregar 1 o más de los siguientes elementos:^{[10]
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- número o nombre del archivo
- título del archivo
- fecha en la que se abrió y cerró el archivo
- nombre del departamento o equipo
- número de registro informático
- fecha de eliminación y método de eliminación
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Método 3

Método 3 de 3:

Organizar los documentos en los archivos

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Coloca el documento más reciente en la parte superior del archivo. Utiliza la fecha que aparezca en el documento para ayudarte con esto. Después de que tengas los documentos listos para archivar y el sistema de archivado definido, puedes comenzar a colocar artículos en los archivos. Asegúrate siempre de mantener los documentos más recientes para cada archivo en la parte superior, de forma que sean más fáciles de acceder.^{[11]
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- Por ejemplo, si tienes un archivo de tu seguro de propiedad, entonces necesitarás colocar el registro de pago más reciente del seguro de propiedad en la parte superior del archivo.
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Conserva los archivos adjuntos junto con los documentos a los cuales se encuentren asociados. Si tienes algún recibo relevante u otros documentos que necesiten guardarse junto a otro documento, asegúrate de conservarlos juntos dentro del mismo archivo. Es posible que incluso necesites grapar o utilizar un sujetapapeles para adjuntar elementos en la parte posterior del documento.^{[12]
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- Por ejemplo, si tienes un recibo por haber pagado la factura de electricidad, grápalo detrás de la factura en caso de que necesites consultarlo.
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Coloca los documentos grandes en sobres separados. Puedes archivar estos sobres detrás de los archivos con los que se relacionen. Asegúrate de incluir una descripción del contenido en la parte frontal del sobre. Esto ayudará a eliminar el desorden de archivos y mejorar la eficiencia de tu sistema de archivado.^{[13]
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- Por ejemplo, si tienes los planos de un proyecto en el que estés trabajando, podrías colocarlos en un sobre grande.
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Archiva el documento original y elimina cualquier copia. No archivar duplicados ayudará a evitar la confusión cuando busques un elemento en los archivos. Si te topas con algún duplicado, deshazte de él y archiva solamente el documento original.^{[14]
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- Si no estás seguro acerca de cuál documento es el original, entonces es posible que necesites archivar ambos elementos para asegurarte de contar el original. ¡Sin embargo, trata de no hacerlo muy a menudo o los archivos se acumularán rápidamente!
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Consejos

Si no estás seguro acerca de si debes o no archivar o reciclar un artículo, guárdalo durante 30 días y luego vuelve a analizarlo.
Escanear los documentos de poca relevancia es otra buena manera de limpiar el desorden de documentos mientras que a la vez se mantiene la información dentro de un documento en caso de necesitarlo.

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