MANUAL DE DERECHO ROMANO - JUAN CARLOS GHIRARDI - APORTE UEU DERECHO 2020.pdf
ENJ-100 Tema I Gestion administrativa de los tribunales - Taller Gestión Administrativa del Tribunal
1. “ TALLER GESTION
ADMINISTRATIVA DE LOS
TRIBUNALES ”
Dr. Francisco Antonio Jerez Mena
Licda. Sennia Marmolejos Gutierrez
TALLER GESTION ADMINISTRATIVA DE LOS TRIBUNALES está distribuido bajo
una Licencia Creative Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.
2. OBJETIVO GENERAL DEL TALLER
Que los participantes puedan desarrollar
una mayor productividad, mediante la
adecuada planificación, organización y
cumplimiento de sus responsabilidades.
En este taller se verán los contenidos de
liderazgo, trabajo en equipo y las
competencias necesarias para desarrollar
un servicio eficiente.
3. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Dotar a los participantes de las
herramientas necesarias para realizar el
trabajo en equipo.
Desarrollar habilidades y competencias
sobre el liderazgo en una organización.
Presentar las pautas principales para
dirimir los conflictos interlaborales.
Promover la Motivación y Calidad, en los
equipos de Trabajo.
4. CONCEPTO DE GESTION
Del latín gestĭo, el concepto de gestión hace
referencia a la acción y al efecto de
gestionar o de administrar.
Gestionar es realizar
diligencias conducentes al logro de un
negocio o de un deseo cualquiera.
Administrar, por otra parte, consiste
en gobernar, dirigir, ordenar, disponer u
organizar.
5. “ GESTION ADMINISTRATIVA DE
LOS TRIBUNALES ”
Los Tribunales
administrativamente
están dirigidos por el
secretario, quien a su
vez está bajo el
control del juez que
preside el tribunal.
6. EL SECRETARIO DEL TRIBUNAL
Es el responsable de prever, planear,
organizar, dirigir y controlar los asuntos
administrativos y de organización del
despacho judicial o tribunal a su cargo.
Así mismo, hacer más eficiente el servicio a
los usuarios y administrar los recursos
materiales, humanos y financieros que le
sean asignados.
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7. PERFIL DEL SECRETARIO
a) Ser licenciado o doctor en Derecho,
preferiblemente, administración de
empresas, psicología industrial o carreras
afines.
b) No haber sido condenado a pena aflictiva
o infamante, o por falta a la ética.
c) Aprobar las pruebas generales de
ingreso para ser empleado del Poder
Judicial
c) Aprobar las pruebas específicas de
capacidad para el desempeño del cargo
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8. CONOCIMIENTOS
FUNDAMENTALES
Los secretarios de los tribunales deben poseer:
conocimientos generales de la normativa de su
tribunal.
dominio al máximo sobre administración de
personal,
estadística básica a los fines de elaboración de
informes,
dominar las técnicas de archivo
conocer al máximo todos los procesos
administrativos del tribunal en que ha sido
designado.
9. HABILIDADES Y DESTREZAS
Habilidades de Liderazgo Gerencial
De organización y control
dar seguimiento a procesos y
procedimientos
destrezas de comunicación por escrito y
verbalmente con sus superiores,
subordinados, usuarios internos y externos
capacidad para resolver situaciones
difíciles y sobre todo para trabajar en
equipo.
10. CONDUCTAS PSICO-SOCIALES
Liderazgo personal,
Manejarse bajo presión
Manejo de sí mismo,
Ser discreto,
Tener iniciativa y creatividad,
Honestidad,
Responsabilidad,
Disciplina,
Compromiso con la Institución
Disposición de servicio.
12. FUNCIÓN, DIRECCIÓN Y
RESPONSABILIDAD DE LOS
SECRETARIOS
Según la Ley 821 de Organización Judicial:
Art. 71.- Los Secretarios Judiciales tienen fe pública en el
ejercicio de sus funciones.
Art. 72.- Los Secretarios están obligados:
1°. A asistir puntualmente a su oficina y a permanecer en ella en
las horas de servicio.
2°. A mantener en orden y conservar con toda seguridad el
archivo a su cargo.
3°. A dar cuenta al Tribunal, Juez o funcionario del Ministerio
Público, de quien dependan, de la correspondencia y demás
documentos que se le entregan para aquellos, dentro de las
veinticuatro horas de haberlos recibido.
4°. A tener al día los libros de la oficina.
5°. A velar porque los empleados de su dependencia desempeñen
fielmente sus deberes, y a poner en conocimiento del superior
las faltas que tales empleados cometan en el ejercicio de sus
funciones.
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13. La resolución 1734-2005, de Gestión Administrativa de los Tribunales Penales,
amplia ese abanico de responsabilidades:
1. El ejercicio de la fe pública judicial, al amparo de lo dispuesto por el
artículo 71 de la Ley de Organización Judicial. En el ejercicio de esta función
levantarán las actas que correspondan en la realización de los actos
procesales de que se trate. En aquellos casos en que se utilicen medios
técnicos de reproducción o grabación, el secretario dará fe de la autenticidad
e integridad de lo reproducido o grabado.
2. Expedirán certificaciones de las actuaciones judiciales y desgloses de
documentos a requerimiento de parte interesada, indicando su destinatario y
el fin por el cual se solicitan.
3. Cumplirán con todas las decisiones que adopten los jueces o tribunales en
el ámbito de su competencia, de todo lo cual darán fe y conformarán el
correspondiente registro.
4. Serán responsables de la organización, gestión, inspección y dirección del
personal auxiliar del despacho judicial en aspectos administrativos,
asegurando en todo caso el mantenimiento de la disciplina y la realización
eficiente del trabajo en un marco de armonía y respeto.
5. Llevarán al día los libros y registros de las actuaciones del despacho
judicial ante el cual ejercen sus funciones, así como de las estadísticas del
tribunal.
6. Facilitarán a las partes interesadas y al público en general que lo requiera
la información que soliciten sobre el estado de las actuaciones judiciales que
cursen por ante el tribunal donde ejercen sus funciones.
7. Serán responsables del archivo del tribunal, de conformidad con el artículo
77 del Código Procesal Penal y el numeral 2do. del artículo 72 de la Ley de
Organización Judicial.
8. Responderán del depósito de los bienes u objetos pertenecientes a los
procesos bajo su jurisdicción, así como de las piezas de convicción o medios de
prueba de las causas penales que se sigan en el tribunal y que se encuentren
bajo su custodia.
14. 10. Recibirán y despacharán la correspondencia y demás
documentos que se le entreguen para aquellos sin demora
alguna.
11. Solicitarán a las autoridades correspondientes el traslado
de reclusos que deban comparecer por ante el tribunal ante el
cual ejercen sus funciones.
12. Recibirán el pago o recibo de los impuestos y costas
judiciales asignados por la ley a los actos procesales a su
cargo a través de la entrega de los recibos y sellos que
correspondan y remitirán mensualmente un informe a las
autoridades correspondientes, dando el detalle de los recibos
percibidos y del monto de lo recaudado.
13. Liquidarán las costas y honorarios sometidas a su
consideración por los abogados que hubieren llevado
procesos por ante el tribunal donde ejerce sus funciones.
14. Dentro del ámbito de su competencia, gestionarán en
forma oportuna y eficiente las peticiones de los jueces de su
sede y colaborarán con éstos en el suministro de transporte
para las diligencias judiciales.
15. Tramitarán el servicio de fotocopiado de los documentos y
actuaciones judiciales, con sujeción a los procedimientos
administrativos que se hubieren dispuesto.
16. Rendirán informes mensuales relacionados con sus
funciones administrativas a las autoridades
correspondientes.
17. Controlarán el uso de la sala de audiencias.
15. EL ARTÍCULO 35 DEL REGLAMENTO DE LOS
TRIBUNALES SUPERIORES DE TIERRAS Y DE
JURISDICCIÓN ORIGINAL, ESTABLECE LAS SIGUIENTES
OBLIGACIONES
a) Publicar y comunicar las decisiones y
resoluciones del Tribunal en los medios y plazos
establecidos en la Ley.
b) Dar ingreso y salida oportuna a los
documentos relativos a casos del Tribunal.
c) Recibir y tramitar las acciones y recursos
interpuestos ante la misma.
d) Tramitar oportunamente cualquier actuación
requerida por el Tribunal.
e) Asistir al Tribunal en la celebración de las
audiencias.
f) Ofrecer la debida información a los usuarios
sobre los procesos judiciales y/o administrativos
del Tribunal.
g) Emitir las certificaciones sobre actuaciones
del Tribunal, previa aprobación del juez
correspondiente.
16. EL PERSONAL AUXILIAR
Son los demás empleados
administrativos del tribunal
o despacho judicial, según
el caso, cuyas funciones
consisten en apoyar y
auxiliar a los funcionarios
judiciales en la gestión
procesal de los tribunales.
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17. FUNCIONES DEL PERSONAL
AUXILIAR
Oficinistas
1. Organizar y jerarquizar el trabajo que le es asignado.
2. Digitar autos, certificaciones, oficios y otros
documentos expedidos por el tribunal.
3. Registrar en los libros correspondientes la condición
de los expedientes en proceso.
4. Preparar las audiencias.
5. Registrar en los libros correspondientes, los
expedientes fallados y los que tienen sentencias
pendientes.
6. Transcribir las incidencias de las audiencias.
7. Atender las llamadas telefónicas.
8. Coordinar trabajo con su superior inmediato y con
otros oficinistas.
9. Mantener informado a su superior de cualquier
situación anómala que se presente en el proceso de
trabajo.
10. Realizar otras tareas afines y complementarias a su
puesto.
18. FUNCIONES DEL PERSONAL
AUXILIAR
Archivistas
1. Organizar y jerarquizar el trabajo que le es asignado.
2. Registrar en el sistema establecido los documentos que
integraran el expediente.
3. Registrar la condición o estado de los expedientes en
proceso.
4. Controlar el movimiento de los expedientes a los
funcionarios autorizados para manejarlos.
5. Registrar en los libros correspondientes, los expedientes
fallados y los que tienen sentencias pendientes.
6. Integrar al expediente los documentos que le sean
remitidos con las instrucciones pertinentes.
7. Atender la solicitud de expedientes de las áreas autorizadas
y dar seguimiento a los controles establecidos.
8. Cumplir con los mecanismos establecidos para el
movimiento de los expedientes.
9. Mantener informado a su superior de cualquier situación
anómala que se presente en el proceso de trabajo.
10. Realizar otras tareas afines y complementarias a su
puesto.
19. EL PROCESO ADMINISTRATIVO
“ La administración se refiere al proceso de
que las cosas se hagan efectiva y
eficientemente”.
El término proceso, en la definición de
administración, representa las actividades
primarias desempeñadas por sus
supervisores, llamamos a esas actividades
funciones administrativas.
Eficiencia, significa hacer la tarea
correctamente y efectividad, hacer la tarea
correcta y el logro de la meta.
21. Planeación Estratégica:
Que, quien, como, cuando, donde, responsable
y medición.
Para lograr los más altos niveles de eficiencia
y efectividad a que nos referíamos en la
primera parte, los secretarios como
administradores de los tribunales y en
consenso con su superior inmediato, deben
elaborar una planeación estratégica a corto
plazo, centrándose en programar la carga de
trabajo por ejemplo a un mes, distribuyéndolos
en su personal auxiliar y los grupos de trabajo
de forma organizada y calendarizada.