Engranar nuestros departamentos (Ahorros y Control de Costes)

Cooperación para mejorar el Control de Costes (2/3)

Siguiendo el hilo del último artículo que publiqué, cabe preguntarse ahora. ¿Se pueden establecer objetivos conjuntos entre el CPO y el CFO? Para ser capaz de juzgar la implementación de cualquier estrategia, es esencial establecer objetivos previos. Sin establecer objetivos medibles y claros, ningún plan de actividad puede ser evaluado posteriormente para analizar qué objetivos se han alcanzado. Hay algunos temas claves necesarios a alinear entre el CFO y la de CPO, para que todo el mundo sea capaz de trabajar en un proceso eficiente, con todas las partes interesadas yendo en la misma dirección.

Algunas cuestiones son: ¿el CFO ha definido un presupuesto de gastos indirectos específicos para cada departamento?, ¿está enfocado en la reducción de costes y éstos son razonables?, ¿se ha comparado con el de otros competidores? ¿están estos objetivos articulados con el Procurement de manera detallada en un plan de acción de reducción costes vs reducción de precios?, ¿quién es el responsable de los resultados finales?

Obviamente, estar de acuerdo en los ahorros es un proceso multidireccional. Tener un feedback directo tanto del consumidor final como de los especialistas de cada departamento es crucial para establecer metas realistas. En el caso de no recibir un buen feedback por parte de éstos estaríamos en una situación en la que habría que replantearse si se han hecho bien las cosas. 

Respecto a la gestión de los gastos es fundamental plantearse si estos son visibles y gestionables. En primer lugar, antes de tomar ninguna decisión sobre la reducción de gastos, como empresa es necesario que seamos conscientes del gasto real en cada área, Esto parece más fácil de lo que es y, en la práctica, se suelen descubrir niveles de gastos que eran desconocidos y que pueden reducirse. ¿Por qué ocurre eso?

Para tener una visión completa del gasto, una empresa necesita asegurarse de que los siguientes aspectos están bien establecidos. Primero, que existe una buena clasificación de las categorías de gasto. Segundo, ¿hay una coherencia en la distribución de gastos por departamento?. Tercero, se cumplen todas las distribuciones de gastos. Por último, analizar si la asignación de costes es precisa. Dependiendo de la categoría de gasto, estos aspectos serán más o menos difíciles de analizar.  

Por otro lado, en relación a la gestión de costes es necesaria la supervisión y gestión continua de los gastos de la empresa. Cómo se defina, depende del nivel de madurez y ambición de la organización. Más adelante, a esto se le añade la integración en los procesos de negociación, de cumplimiento y estrategia. Cuanto mayor sea la participación en la gestión y control del gasto, mayor será el nivel de información, conocimientos y control de lo que se espera mejorar. No obstante, para alcanzarlo es necesario un conocimiento preciso sobre la reducción de cada categoría de gasto. 

En conclusión, cuando los recursos están asignados para optimizar la eficiencia, el mayor potencial se puede alcanzar con una buena combinación entre visibilidad y gestión. Y teniendo siempre en cuenta las sinergias que pueden obtenerse de la buena colaboración entre el CFO y el CPO.