¿Eficacia o eficiencia empresarial?

Eficiencia también es: «optimizar los recursos disponibles para obtener mejores resultados».

Aunque ambos términos se utilicen como sinónimos en la jerga empresarial, recordemos que hay una diferencia notable entre los dos conceptos. Mientras que la eficacia se refiere a la consecución de los objetivos planificados, la eficiencia hace alusión al rendimiento respecto a los medios utilizados. Así, si consigo que mis empleados realicen el trabajo asignado, tendré una empresa eficaz. En cambio, si logro hacerlo con menos personal, tendré una empresa eficiente.

De esta manera piensan muchos empresarios, por ello reducen personal por una parte mientras sobrecargan al resto para que lleguen a los objetivos igualmente. O, lo que es peor, reducen el servicio al cliente cambiándolo por un sistema digital online. Y, además, hacen redoble de tambores adjudicándose protagonismo en la revolución digital.

Hay algo de lo que no se han percatado. El concepto de «eficiencia» expresado de la manera anterior es «parcial», «erróneo» y solo funciona en el corto plazo. A largo plazo corroe los cimientos de la empresa y la lleva a la desintegración o a perpetuarse en una mediocridad anodina.

El concepto de «eficiencia» puede interpretarse de dos maneras. Si bien la RAE lo define como «la capacidad de lograr los resultados deseados con el mínimo posible de recursos», también es eficiencia: «lograr mejores resultados que los deseados con los mismos recursos». O, dicho de otra manera: «optimizar los recursos disponibles para obtener mejores resultados».

¿Cómo se hace eso?

Es muy simple, aunque necesita creatividad, objetividad y análisis. También es imprescindible contar con personal directivo centrado, comprometido y motivado.

Vamos a realizar un pequeño análisis para mostrarlo.

En una empresa, los principales recursos que se aplican a la producción o comercialización tienen relativamente un costo fijo. Y, según el INE, el gasto de personal corresponde solo a un 14% de todos los recursos que una empresa necesita para funcionar.

El edificio u oficina en la que se desarrolla la actividad, por ejemplo, tanto sea de alquiler como comprado, no puede agrandarse o reducirse a voluntad. Lo mismo sucede con los muebles y útiles: despachos, sillas, escritorios, ordenadores, o las líneas telefónicas, vehículos, gastos de electricidad, etc. Un comercio no puede enviar productos sin embalar o sin la correspondiente factura. Una industria no puede quitar componentes a sus manufacturas. Por ello se recurre a la solución más fácil que es reducir personal o realizar contratos temporales como norma. Esto es un enorme error.

Cada empleado nuevo que ingresa a una empresa tiene un costo de formación por mínima que esta sea. No podrá rendir de manera eficaz hasta que no se familiarice con el entorno, aunque tenga experiencia en el área. Además, recurrirá a sus compañeros más antiguos para gestionar sus dudas y estos verán comprometido su rendimiento al tener que hacerse cargo de una nueva tarea: «enseñar al nuevo».

En una empresa con rotación de personal permanente este fenómeno se hace crónico y genera además una sensación de cansancio, desidia y zozobra entre los trabajadores «fijos».

¿Para qué preocuparnos por ensenarle si dentro de tres meses ya no estará?

También hay que tener en cuenta la cantidad de trabajos que hay que repetir o que quedan inconclusos con los constantes cambios y los errores con cargo a la economía de la empresa que se producen por lógica con alguien nuevo en la plantilla.

Además, se incrementa el gasto administrativo: altas y bajas permanentes a la seguridad social, liquidaciones, entrevistas a nuevo personal, uniformes de trabajo o material de seguridad, revisiones médicas…

En lugar de ahorrar estamos incrementando el gasto. Aumentamos los recursos que necesita la empresa para funcionar y obtenemos un resultado igual o menor al anterior. Nuestro negocio no solo ya no es eficiente, sino que pronto dejará de ser eficaz. Y, recordemos que en la economía actual todo espacio vacío es ocupado por una competencia. Les ha pasado a muchísimas empresas que tenían una gran cuota de mercado y, al implementar estas políticas, dejaron la puerta abierta para que se introdujeran otras.

En cambio, una racionalización de los recursos, que suponen el 86% del gasto empresarial puede darnos la eficiencia que tanto estamos buscando.

Pongamos algún ejemplo:

Hoy día, la información, las reuniones o los famosos briefing (como reunión de planificación para tareas) son una parte importante en el consumo de tiempo de los departamentos de una empresa. Generar un informe lleva su tiempo, si es en papel también insumos. ¿Sabemos si realmente son necesarios? ¿Quién los lee? ¿Es necesario enviarlos a todos los que los reciben? Con las reuniones sucede lo mismo. ¿El tema a discutir puede ser decidido por solo un departamento? Entonces, ¿para qué convocar a varios? En muchos casos se generan reuniones informativas de varias horas para una decisión que ya está tomada y que simplemente debe informarse a quien o quienes estén encargados de ejecutarla. Pareciera que somos más democráticos o «transversales» actuando así.

El tiempo que se pierde en actividades improductivas repercute en la eficiencia del personal que debe suspender sus tareas habituales para concurrir a una reunión, leer un mail o responder a cuestiones que no corresponden a sus responsabilidades.

Y lo mismo puede aplicarse a todos los sectores de la actividad: insumos para oficina, recambios para vehículos, almacenes, stock y un largo etcétera.

Para llevar a cabo una racionalización de recursos es imprescindible contar con personal de dirección y mandos intermedios formado, motivado y por lo tanto comprometido. De no ser así, el procedimiento puede ser contraproducente y generar alarma o desconfianza.

¿Eres empresario, CEO o responsable de departamento? ¿Quieres conocer más sobre racionalización de recursos o motivación de personal?