¿Cómo definir correctamente el alcance de nuestros proyectos?. Primera parte.

La importancia del Alcance.

La Gestión del Alcance en un proyecto puede resultar una de las labores más complejas y críticas para un jefe de proyecto, inicialmente en la etapa de definición, cuando debe asegurar que la totalidad del trabajo requerido y sólo éste, sea considerada. Y luego, en la ejecución del proyecto controlar su cumplimiento.

Esto queda confirmado en que diversos problemas que se presentan durante la implementación del proyecto, tienen su origen en deficientes captura de requisitos y definición de alcance, y por consecuencia, complejiza el control del mismo.

Dado lo anterior, y por la importancia e impacto que tienen luego en la implementación del proyecto revisaremos a continuación los aspectos principales de sus principales errores y una correcta definición de alcance.

El siguiente gráfico, producto de una encuesta a nivel mundial que hizo PMI el 2018 presenta la medición y porcentaje de proyectos que tuvieron corrupción de alcance, que alcanza un promedio aproximado de 30%, lo cual haciendo un ejercicio simple de una cartera de 100 proyectos anuales da 30 proyectos en donde el Alcance fue vulnerado, esto se da cuando llevamos a cabo alguna tarea, actividad o trabajo que esta fuera del alcance inicial definido para el producto para el proyecto, y que no fue gestionado a través del control de cambios pertinente.

El control integrado de cambios, es un proceso que puede diferir entre organizaciones, en el detalle de las actividades que la involucran, pero el foco principal es: que aquella nueva funcionalidad, modificación o cambio de alcance, seguramente muy justificado (o no) desde el punto de vista negocio, sea debidamente respecto a las restricciones del proyecto, en cuanto a su impacto, esto es; esta que “se requiere” adicionar, ¿impacta el software o entregable?, ¿nos retrasa?, ¿modifica o limita lo ya realizado?, ¿se integra correctamente?, ¿nos implica realizar nuevos ciclos de pruebas?, etc.

¹Gráfico 1.Métricas de desempeño de proyectos durante 7 años.

Por supuesto que la corrupción tiene efectos negativos en los proyectos, como por ejemplo: costos adicionales, deficiencia en la calidad en el producto, retrasos, desplazamiento de entregas planificadas, movimiento de la línea base, re- planificaciones, ausencia de control, etc.

¿Qué es el Alcance?

Cuando hablamos de alcance de un proyecto nos referimos a los entregables, productos o servicios comprometidos (definición del alcance) que debe proporcionar el proyecto, y que por supuesto, tiene ciertas características y especificaciones acordadas con nuestros clientes.

Además, éste alcance queda acotado al trabajo que se debe llevar a cabo para lograr cumplir con los entregables en tiempo y forma.

Ahora bien, suele confundirse el alcance del proyecto con el alcance del producto. El primero tiene relación con las características y funciones del producto, servicio. Lo segundo, tiene relación con el trabajo que se debe realizar para la entregar del producto o servicio, es decir; las actividades o tareas del proyecto.

¿Qué lo compone?

Según Pmbok®, la Gestión del Alcance del Proyecto involucra:

• Planificar la Gestión de Alcance: crear un plan en donde se describa como se definirá, validará y controlará el alcance del proyecto y del producto, es el “Qué” y el “Cómo”.
• Capturar Requisitos: todo el proceso de capturar, detallar y documentar las necesidades de nuestros clientes/usuarios y que definen además las características del producto y entregables del proyecto.
•  Definir el Alcance: pasa por definir y desarrollar el trabajo que realizaremos para cumplir con el producto comprometido, y sobre todo a que corresponde ese trabajo, qué condiciones se deben cumplir, cuales son las características exigidas, etc.
•  Crear la EDT: este proceso implica descomponer el trabajo del proyecto en unidades que permitan ser más manejables y más pequeños. Permitiendo distribuir entre muchas otras cosas, el trabajo a realizar.
• Validar el Alcance: esto es; validar y verificar formalmente que los entregables o productos comprometidos por el proyecto cumplan con lo requerido y definido.
•  Controlar el Alcance: implica la supervisión del trabajo del proyecto, respecto de la línea base, verificando tanto el estado del proyecto como del producto, y con ello generar las acciones necesarias cuando ocurran desviaciones.

 Estos procesos se comprenden mejor en el siguiente esquema:

Hasta aquí con esta primera parte. En la segunda ya veremos las recomendaciones.

Referencias.

¹Gráfico obtenido de Pulse of the profession 2018. El éxito en tiempos de disrupción. Project Management Institute Inc.

Un Abrazo!

Carlos Alvarez G. 

Santiago 13 de Octubre 2020.

“Pulse of the profession”® es una marca registrada del Project Management Institute, Inc.