No automatice la ineficiencia!

“La primera regla de cualquier tecnología utilizada en una empresa es que la automatización aplicada a una operación eficiente aumentará la eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una operación ineficiente aumentará la ineficiencia.” Bill Gates

Hoy en día existen soluciones de gran valor para automatizar y digitalizar los procesos de negocio, tales como: Business Process Management (BPM), Robotic Process Automation (RPA), Inteligencia Artificial (IA) y Machine Learning (ML), entre otras. 

Todas ellas ofrecen importantes beneficios para las empresas, como la eliminación o reducción de procesos manuales, de errores humanos, de cuellos de botellas, de desperdicio de recursos, de costos y tiempos innecesarios, como la predicción de comportamientos, o mayor precisión y visibilidad del negocio, etc.

El problema es que muchas empresas comienzan su digitalización y automatización manteniendo las ineficiencias de sus procesos actuales, pensando que la solución se basa en el software o aplicación. Por tanto, no hacen una evaluación idónea del proceso, y terminan solo colocando un vestido nuevo a un problema de negocio, sin lograr una solución definitiva y de largo plazo.

Al momento de decidir llevar a cabo la automatización de un proceso, las empresas deben revisar varios aspectos, a nivel micro y macro: definir y mapear muy bien la situación actual (AS IS) y situación futura deseada (TO BE); tener claro el propósito del proceso, el resultado deseado, las actividades que forman parte del mismo, los departamentos, personas, documentos, datos e información involucrados, tiempo del proceso, las actividades duplicadas o retrabajo, los cuellos de botella, los errores humanos, la infraestructura, sistemas y aplicaciones actuales, los procesos que serán afectados, la escalabilidad de la solución, entre otros aspectos. 

La incorrecta evaluación de un proceso, es una de las razones por las cuales muchas empresas han implementado tecnologías digitales, pero no logran el valor esperado, y se mantienen los silos o islas dentro de la organización. 

En cambio, la correcta automatización de un proceso traerá como resultado mayor satisfacción del cliente, y de los empleados, y un mejor rendimiento operacional y financiero de la empresa.

Luisana Gamboa.