¡Lo ultimo en herramientas de administración!
Como bien sabemos el mundo ha venido en un constante cambio y las compañías están innovando día tras día, por eso hoy te traigo las nuevas herramientas de la Administración de los últimos tiempos.
Estas herramientas te servirán para darle valor agregado a tu compañía en términos de competitividad y mejora de servicio al consumidor final.
Mejora Continua
La mejora continua ha significado el indicador más certero en el aumento de la calidad de un producto o de un servicio, relacionado con la satisfacción del cliente, por lo anterior, la organización debe concebirse y proyectarse continuamente en la búsqueda de suplir las expectativas que sus clientes tengan
Si la premisa es sostener a través del tiempo el aumento de la satisfacción de los clientes, los objetivos de mejora continua deben estar alineados a los objetivos de la organización, y a su vez se deben desarrollar diferentes estrategias que ayuden a descubrir las necesidades y expectativas de los mismos.
Benchmarking
Método de investigación en el reconocimiento de las mejores prácticas, con el fin de incrementar el desempeño en las organizaciones, y es que no es para menos, una correcta evolución de los indicadores, permitirá que se incrementen los índices de productividad en cortos periodos de tiempo, si se lleva a cabo un ajuiciado procedimiento.
Para realizar un benchmarking se deben realizar el siguiente conjunto de tareas:
1. Identificación de los procesos clave:
Esta primera fase hace alusión a la elección de los procesos o servicios que se consideran claves, para ello, es necesario analizar cada aspecto relevante, en conjunto con los problemas y avances que haya tenido cada proceso, y a su vez, identificar las áreas de la empresa, que contribuirían a la implementación.
2. Documentación/diagrama de procesos y subprocesos:
Se refiere a la documentación minuciosa del proceso, reconociendo objetivamente cada parte que conforma el mismo, en relación con cada etapa que lo compone.
3. Identificación de los factores clave de éxito:
En este ítem, se reconocen los elementos que son claves frente a la satisfacción de los clientes. Alguno de los factores a tener en cuenta es: La atención al cliente, posibilidades de obtener productos complementarios, entre otros.
4. Medición de los factores clave de éxito:
Presenta especial importancia en razón, a que se debe tener clara la relación que existe entre los mecanismos de medición y los resultados positivos de un proceso de benchmarking. Para ello, las acciones que se lleven a cabo deberán ser veraces y precisas, sin dejar de lado la medición de los criterios.
5. Análisis de resultados/identificación de las diferencias de rendimiento:
Lo primero a considerar es la identificación de la organización que presenta mayores índices de rendimiento frente a los indicadores que se hayan seleccionado, para de esta manera reconocer las diferencias.
6. Selección de asociados:
Una vez se hayan analizado la información recolectada, se detallan las áreas en las que se pueden desarrollar acciones de mejora, seguidamente, se conseguirán los posibles socios u organizaciones para el cumplimiento de los procesos de benchmarking, se espera que la asociación se realice con organizaciones que se considere, desarrollan las mejores prácticas.
7. Organización de visitas:
Realizar previa organización mediante cronograma de las visitas a las organizaciones con las que se pretende efectuar la asociación, establecer relaciones cercanas que permitan romper el hielo, y por ende conseguir de primera mano información relevante, respectos a las buenas prácticas que se lleven a cabo y que se puedan comparar con las áreas que presentan mayores problemáticas, para comprender los correctivos más viables a implementar. Las visitas no implican solamente una serie de factores a comparar, sino también, de aprender, de interiorizar, pero sobre todo de poner en práctica, cada situación, cada detalle, para que de esta meneara se generen los resultados esperados.
8. Identificar las mejores prácticas:
En cuanto se haya dado satisfactorio cumplimiento a las visitas, se deberá realizar un sondeo comparativo de la información en común que se haya recolectado, así como la identificación de las prácticas más convenientes, para dar inicio a los correctivos o acciones de mejora en los respectivos procesos. Es imprescindible que el equipo que se encuentre a cargo del benchmarking no solo identifique las mejores prácticas, sino que además sugiera la manera más adecuada de adaptarlas a su empresa.
Outsourcing
El Outsourcing se origina a partir de la necesidad que se manifiesta en las organizaciones, independientemente de su tamaño (pequeña, mediana o grande) de insertarse en la globalización, en mercados que les exige ser más productivos y competitivos, y todo esto conlleva a la tercerización de varios procesos que habitualmente se encuentran a cargo de la organización, ya que a medida que la competencia aumenta, es necesario enfocarse exclusivamente en los procesos empresariales que se consideran clave.
Para tomar la decisión de optar por el Outsourcing, es indispensable que se analice de qué manera se estaría mejorando la gestión, en cuánto se reducen los costos al hacerlo, qué hacer para que el buen nombre y reconocimiento empresarial que se ha logrado, no se vea comprometido por manejos administrativos incorrectos, entre otros aspectos que requieren especial cuidado.
Hay diferentes motivos por los cuales se debe contemplar la posibilidad de contratar un Outsourcing, a continuación, se pondrá a consideración y análisis de ustedes como estudiantes, una lista de los mismos:
Por lo anterior se puede afirmar que el Outsourcing, permite que las organizaciones sean mucho más flexibles en su estructura organizacional y optimicen los costos operativos que estén manejando, haciendo que se adapten con mucha más rapidez a las nuevas exigencias del mercado.
Coaching
El coaching es un conjunto de esfuerzos y técnicas enfocadas al equipo humano de una empresa u organización según Gestiopolis (s. f.).
Su objetivo es lograr la eficiencia en los resultados, la motivación y la satisfacción personal de los trabajadores, independientemente de su nivel.
Por ello, se reconocen cuatro habilidades que debe desarrollar el coach, la primera es una escucha activa, pues ello, le garantizará un reconocimiento del entorno y aprendizaje continuo de las apreciaciones compartidas con los demás, en segundo lugar, las preguntas poderosas que le servirán de indagación en el ambiente en el cual se encuentra, seguidamente la confrontación, pues el coach tendrá que enfrentarse a la realidad, aceptando y entendiendo todo lo que ella trae consigo, y finalmente el empoderamiento, que consiste en la motivación de la persona y el descubrimiento de sus fortalezas, desarrollando la capacidad de alcanzar todo aquello que se proponga.
Balance ScoreCard
El Balance ScoreCard también conocido en su traducción, como cuadro de mando integral, fue creado por Kaplan y Norton, con un sentido fundamental y es que sirviera de herramienta para relacionar las estrategias junto con los objetivos clave de desempeño y resultado, mediante el análisis de las áreas concebidas como las más críticas en cualquier empresa:
La mencionada herramienta, permite la integración de indicadores que se van obteniendo gradualmente de la estrategia. No obstante, no se queda simplemente en la medición sino que las empresas que se interesan y reconocen la importancia de la innovación, comprenden que en la medida que se utiliza adecuadamente la estructura del Balance ScoreCard, el sistema de indicadores se convierte en un sistema de gestión bastante enriquecedor. (Kaplan y Norton, 1993, p.38 y 39).
Es así como el Balance ScoreCard complementa los procesos de la organización, en la medida que al poner en práctica la estrategia se da inicio a un proceso sistemático del cual se obtiene la suficiente información para mejorarla, de tal manera que entrega los cimientos fundamentales para gestionar las organizaciones en un entorno rápidamente cambiante.
A medida que más y más empresas trabajan con el Cuadro de Mando Integral, se dan cuenta de que puede utilizarse para:
A modo de conclusión se puede afirmar que el Balance ScoreCard poco a poco ha recobrado importancia, llegando a presentarse como un elemento fundamental para la consolidación de la estrategia empresarial, ya que permite comprender, implementar y expresar una estrategia con toda la organización. Asimismo, contribuye a proyectar la empresa en escenarios futuros, con el fin de convertir en realidad cada uno de los objetivos empresariales que se hayan enmarcado, todo esto, teniendo muy en cuenta las cuatro perspectivas que propone el Balance ScoreCard.
CONCLUSION FINAL
Considero que las herramientas vistas en el anterior blog contribuyen a diferentes aspectos como:
TERMINOS DE COMPETENCIA: Estas herramientas si contribuyen a este aspecto ya que varias de ellas nos ayudan a estar siempre a la vanguardia en cuanto a la competencia y no verla como un enemigo si no como un objeto de aprendizaje ya que de ella puedo aprender para hacer mas eficiente mi compañía.
EXIGENCIAS DEL CONSUMIDOR: Si bien es claro actualmente el consumidor final es un ser cambiante ante las diferentes necesidades que se le presentan, estas herramientas nos ayudan a darle valor agregado al producto o servicio que ofrecemos desde la parte de mejora de procesos y aumento de calidad del producto esto hace que podamos ser competitivos a las diferentes necesidades que nos presenta el mercado.
GLOBALIZACION: La globalización es un fenómeno que se esta dando en todo el mundo que esta haciendo que las compañías se renueven para ser mas competitivas en el mercado, estas herramientas básicamente nos ayudan a ser competitivos a realizar procesos eficientes y a disminuir costos para ser mas competitivos frente a la competencia