El proceso administrativo es un conjunto de funciones que persigue satisfacer las necesidades de una institución. Si quieres descubrir con más detalle qué es el proceso administrativo, cuáles son sus características y los beneficios que conlleva para una organización, te desvelamos todo esto en este artículo.
¿Qué es el proceso administrativo?
El proceso administrativo es un conjunto de funciones administrativas, llevadas a cabo por parte de una empresa o institución, que engloba el capital humano, tecnológico y financiero, con el objetivo de sacar el máximo partido de los recursos existentes de manera rápida y eficaz. Incluso permite agilizar flujos de tareas como la facturación y los cobros. Gracias al proceso administrativo se puede disponer de un registro de horas de trabajo de cada profesional de la plantilla. Esto permite medir la productividad y el rendimiento de la empresa.
El origen del término “proceso administrativo” tiene su origen en el ingeniero francés Henry Fayol. Éste escribió en 1916 un libro titulado “Administración industrial y general”, que contiene unas de las teorías más relevantes a día de hoy para los expertos en el sector de la administración.
Etapas del proceso administrativo
Este proceso administrativo está formado por cuatro etapas: la planificación, la organización, la dirección y el control.
Planificación
En la etapa de planificación se definen los objetivos que se pretenden alcanzar y todas las estrategias que permitirán cumplirlos. Para ello se deberá elaborar un documento con cada una de las actividades futuras a seguir en el proceso administrativo. Algunas de las cuestiones importantes que incluirán este plan son:
- Los tiempos y plazos de cada tarea para ser realistas en las metas y poder llevarlas a cabo
- Determinar la situación actual de la organización e identificar posibles escenarios que puedan darse.
- Establecer cómo se actuará ante los problemas.
Organización
En la fase de organización deberemos organizar quién y qué departamento va a realizar cada actividad, así como la jerarquía entre el personal. Deberás proporcionar las herramientas y el material necesario a cada persona según las funciones que le sean asignadas dentro del plan de proceso administrativo. También es esencial establecer mecanismos que permitan integrar cada una de las tareas en los diversos departamentos y revisar su eficiencia.
Dirección
Se debe establecer una persona responsable que se encargue de liderar todos los equipos de trabajo. Esta se ocupará de que cumplan sus funciones, hagan sus tareas correctamente, en el plazo establecido y logrando los objetivos marcados. Además, será un líder para ellos, motivándolos, guiándolos y resolviendo sus dudas.
Control
En esta fase la supervisión es primordial para ver que el plan administrativo funciona como debe ser. En esta supervisión se medirán una serie de indicadores y se analizarán para ver el rendimiento de los procesos administrativos implementados. En este análisis es necesario detectar los puntos débiles y fuertes para poder aplicar mejoras o modificar las diferentes estrategias.
Características del proceso administrativo
Cualquier proceso administrativo tiene varias características en común:
- Repetición: Las funciones del proceso administrativo se repiten constantemente de forma cíclica.
- Flexibilidad: El plan puede cambiar y adaptarse si se necesitan aplicar mejoras o resolver situaciones.
- Simultaneidad: Se pueden llevar a cabo distintos procesos a la vez.
- Transversalidad: Es transversal porque sus procesos competen a distintas personas del organigrama de la empresa.
- Jerarquía: Existe un orden jerárquico a la hora de ejecutar las funciones y se establece un plan para conseguir las metas marcadas por la organización.
Beneficios del proceso administrativo
El proceso administrativo tiene varios beneficios para cualquier empresa u organización. Entre ellos destacan principalmente las siguientes ventajas:
- Permite que la empresa esté enfocada en el futuro y sus objetivos.
- Facilita la toma de decisiones y la definición de las estrategias.
- Define la jerarquía de la empresa y establece funciones para cada persona dentro de la organización, para un buen funcionamiento.
- Permite diseñar métodos y procedimientos a la hora de llevar a cabo cada una de las actividades de la empresa.
- Evita que las funciones se dupliquen dentro de un departamento.
- Mejora el ambiente entre colaboradores y directivos.
- El trabajo fluye de forma constante.
- Gracias al proceso administrativo es posible detectar problemas y establecer mejoras para corregir las desviaciones.
- Es más fácil identificar los recursos necesarios para cada una de las actividades o tareas a desempeñar.
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