👉 Antes de comenzar cualquier proceso de adquisición de un paquete de software de gestión empresarial (ERP), es necesario comprender acabadamente las necesidades de las distintas áreas de usuarios.
Para ello, siempre recomendamos la elaboración de un documento comercial llamado RFP (request for proposal o solicitud de propuesta), que detalla todos los requerimientos de la organización. Este documento es la herramienta fundamental de comunicación con los proveedores potenciales y los usuarios, transformándose en la base del alcance del futuro proyecto de implementación del sistema.
El RFP permitirá estandarizar formatos y clarificar requerimientos, por el lado de los proveedores. Ellos deberán detallar el grado de cobertura que sus productos tienen respectos de los requerimientos, permitiendo una fácil comparación de ofertas entre los mismos.
Por el lado de los usuarios, este documento establecerá la base de comparación para saber si el sistema cumple con las expectativas de sus requerimientos o no, facilitando la interacción con los proveedores y el futuro desarrollo del proyecto.
Una vez que los proveedores contestan el RFP, se podrá comparar con objetividad las propuestas de cada uno, facilitando una decisión informada sobre la propuesta a elegir.
