Los archivos son parte fundamental de cualquier empresa, ya que sin ellos no hay ni historia ni memoria, y ya sabemos lo importante que son los soportes en todas las actividades administrativas. Pese a esto, muchos líderes administrativos olvidan la relevancia de los procesos de gestión documental y la digitalización de archivos, ignorando las necesidades que suple para todas las dependencias de una compañía.
Los documentos son los grandes testigos de la evidencia tanto de los eventos del pasado como para la toma de decisiones en el presente.
Un archivo estructurado y bien gestionado contribuye al avance de cualquier sociedad, desarrollándose de manera plena. Los documentos son importantes para cualquier aspecto de la vida, facilitando los procesos de educación e investigación, garantizan la protección de los derechos judiciales, fiscales e incluso de los derechos humanos.
El Consejo Internacional de Archivos (ICA), a través de la Declaración Universal sobre los Archivos busca dar un paso importante para mejorar la comprensión y el conocimiento de los archivos dentro del público en general y para los encargados de la toma de decisiones. La declaración promueve la preservación y accesibilidad universal del patrimonio documental mundial, debido a que los archivos protegen los derechos humanos, fortalecen la memoria colectiva y sostienen gobiernos y procesos transparentes.
La declaración está dividida en tres partes: La importancia de los archivos en la sociedad, el reconocimiento de la necesidad de los archivos y el compromiso del Consejo Internacional de Archivos para trabajar colectivamente otorgándoles la importancia que se merecen.
Ahora bien, veamos cómo se componen cada una de estas tres partes, o más concretamente, las razones para archivar nuestros documentos:
La importancia de los archivos en la sociedad
- Los archivos custodian la memoria de cualquier organización.
- Los archivos conservan un patrimonio único e irremplazable.
- Los archivos nos permiten gestionar los documentos desde su nacimiento para preservar su valor y significado.
- Los documentos son soportes confiables de nuestra información, garantizándonos seguridad y transparencia en las actuaciones administrativas.
- Los archivos cumplen una función muy importante en la sociedad, ya que contribuyen a la custodia de la memoria individual y colectiva.
- El libre acceso a la memoria enriquece nuestro conocimiento, promueve la democracia y protege los derechos de todos los ciudadanos.
La necesidad de reconocimiento de los archivos
- Los archivos son fieles testimonios de las actividades administrativas, culturales, sociales, etc., en definitiva, son el reflejo de la evolución de una sociedad.
- Los archivos nos garantizan una gestión eficaz, responsable y transparente, protege los derechos de los ciudadanos y asegura la memoria colectiva, preparándonos para el futuro.
- La función de los archivos es dejar constancia de las actividades de la humanidad.
- Los archivos se conservan en diversos formatos: físico, electrónico, etc.
- Los profesionales de archivística brindan su conocimiento salvaguardando esta memoria documental.
- Todos los ciudadanos somos responsables, gestores, propietarios y protectores tanto de los archivos públicos como de los privados.
Conoce más sobre: ¿Cómo archivar los documentos digitalizados?
El compromiso colectivo en la gestión de archivos
- El compromiso para aplicar políticas y normas legales en materia de archivos.
- El compromiso de todas las organizaciones para utilizar archivos en ejercicio de sus funciones, aplicando eficientemente la gestión de archivos.
- El compromiso de obtener los recursos necesarios que nos proporcione una gestión transparente incluyendo procesos cualificados.
- El compromiso de la conservación documental para asegurar fiabilidad e integridad de los documentos.
- Compromiso para que los archivos sean accesibles a todos, respetando las leyes que se rigen sobre el mismo y que contemplen los derechos de las personas, tanto de propietarios como de usuarios.
- El compromiso de usar los archivos en pro de contribuir al desarrollo de una sociedad.
En definitiva, los archivos constituyen herramientas por medio del cual los gobiernos pueden rendir cuentas a los ciudadanos y promover valores democráticos. En menor escala las empresas que implementan una buena gestión de archivos aseguran una administración eficaz y responsable.
