Cuando hablamos de gestión documental, nos referimos a una amplia gama de procesos, protocolos y servicios enfocados en el manejo y administración de los diferentes tipos de documentos que se generan y se reciben en las empresas; sin embargo, pese a lo que se cree, este no es un procedimiento 100% mecánico, lo que significa que es necesario tener a un experto que pueda coordinar, administrar y analizar todo lo relacionado a esta gran labor. Es en este punto donde aparece el archivista, un profesional capacitado para realizar todas las gestiones necesarias. Si quieres saber más de su relevancia en la administración de documentos, te invitamos a seguir leyendo.
¿Qué es un archivista y qué hace?
El archivista es un profesional de la información, con una carrera fascinante que se dedica a guardar, recolectar, gestionar, facilitar, garantizar y proteger la historia y la documentación de una empresa, organización, entidad o comunidad. En sí, su deber está relacionado con la planeación, categorización, custodia y almacenamiento de todo tipo de documentos en pro de la eficiencia y el desarrollo de quien lo requiera.
El papel del archivista es tan importante y necesario dentro de la gestión documental, que sin su acompañamiento y conocimientos no se podría garantizar que toda la información se conserve inalterable con el paso del tiempo.
Ahora bien, el objetivo del archivista es mantener el orden lógico de la documentación de las empresas, con una serie de codificaciones y protocolos para conservar la información o la fuente inicial, desde su creación. Con esto, protege el contenido vital de las empresas, garantizando el acceso de los empleados y demás personal que lo requiera y facilitando la ubicación de la información y su seguridad.
¿Cuál es la importancia de un archivista en la administración de documentos?
Como lo vimos anteriormente, el archivista es el centro ejecutor de todos los procedimientos de gestión documental, en sí, su papel es fundamental para definir propósitos, protocolos y prioridades dentro del manejo de la información.
Por lo tanto, contribuye en el manejo de los archivos de la siguiente manera:
- Ahorro de tiempo, espacio y dinero significativos, gracias a la correcta planeación.
- Eficiencia en ubicar y encontrar documentación.
- Almacenamiento ordenado y eficaz en todo momento.
- Mejor productividad en los procesos de documentación.
- Revisión objetiva de la información y su custodia.
- Correcta clasificación de los archivos de tu empresa.
En resumen, el archivista es una ayuda importante para mantener en orden todo lo relacionado con el archivo y la clasificación de lo que consideres importante. Además, así puedes tener una respuesta ágil al consultar cualquier documento, en el momento oportuno y sin demoras en su ejecución.
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Archivista: El profesional en pro del aumento de la eficiencia empresarial
Como lo hemos mencionado hasta este punto, el archivista no solo planea, también permite tener una información más ordenada, lo que se traduce en más eficiencia y productividad en el archivo de tu empresa, por ejemplo:
- Documentación electrónica: Podemos decir que un archivista administra mejor los espacios de tus archivos, es decir, tiene la capacidad de determinar qué archivos deben estar en formato físico y cuáles pueden ser digitalizados, lo anterior basado en la información especificada en los instrumentos archivístico.
- Acceso eficaz a la información: Al trabajar en equipo con tu empresa, tus empleados tendrán el conocimiento de cómo mantener los protocolos de gestión y como acceder a los archivos de forma clara, en cualquier momento, sin contratiempos y sin esperas, incluso en situaciones donde requieran alguna documentación urgente.
Así que, si lo que deseas es una correcta administración de tu información, no dudes en contactar profesionales en archivística, quienes contribuirán considerablemente en la administración eficaz de la información.
Debes tener en cuenta que el archivista necesita trabajar en conjunto con los demás profesionales de tu empresa, en diferentes áreas como personal de sistemas, contadores, administrativos, etc., para alcanzar los objetivos de su trabajo.
No esperes más, ten el mejor archivo de la mano de un buen archivista.
