La automatización de los procesos al interior de las empresas, se ha convertido en una de las estrategias que promueven la eficacia y la eficiencia en el desarrollo de deberes. Una de las mejores formas de aplicar este sistema es por medio de la digitalización de documentos, lo cual contribuye a la optimización de los recursos físicos, materiales y laborales. A continuación, te daremos algunos consejos para adelantar este proceso, y para implementar un archivo organizado en tu empresa.
La digitalización de documentos se enfoca en el cambio de formato de la información física que lo amerite, a fin de que se establezca su almacenamiento en matrices de archivo determinados en la nube; esto permite que la información cuente con un mayor control para su disposición, así como índices más elevados de seguridad, facilidad de acceso, edición y revisión, y demás factores asociados a la realización de procedimientos en el menor tiempo posible.
Hay que tener en cuenta que antes de iniciar cualquier actividad propia de la digitalización de documentos en tu empresa, es necesario ejecutar revisiones al detalle de todos los aspectos organizacionales y administrativos, esto con el propósito de determinar de forma acertada la asignación de los documentos que, por sus características, relevancia, usabilidad y permanencia en los archivos, son aptos para la digitalización.
Toda actividad propia de la gestión documental, exige en sí misma una revisión y el cumplimiento total de protocolos internos.
Ahora bien, dichos documentos pasan a ser parte de una base de datos en la nube o en matrices, que funcionan como archivos, en donde se alojan de manera categorizada y seriada, respondiendo a la necesidad de establecer un orden coherente y útil a la hora de identificar la información y de acceder a ella.
De esta manera, para establecer un archivo digital exitoso deberás tener en cuenta:
- La organización establecida, deberá cumplir con los parámetros determinados en las normas empresariales; esto propicia el manejo adecuado de la información, partiendo desde la premisa del control documental.
- Las series documentales y las categorías establecidas en las Tablas de Retención Documental, con el fin de definir y almacenar los documentos en pro de la consulta, manipulación y acceso frecuente de los mismos.
- Capacitar a los trabajadores que estarán en contacto con el archivo, lo cual contribuye al mantenimiento de la estrategia de digitalización de documentos en el tiempo; garantizando el correcto manejo de la información.
Al archivar:
- Mantente apegado al protocolo de almacenamiento de información digital, ya que el equipo de gestión documental deberá encargarse de asignar los nombres tanto de los documentos, como de las carpetas y subcarpetas de la matriz.
- Se deberán establecer, partiendo de la relevancia de la información, si los documentos serán archivados en la nube o en servidores locales.
- Desde el inicio se deben estipular las estructuras y jerarquías de almacenamiento, ya que esto facilitará su búsqueda y ubicación final.
- Mantener una codificación homogénea y coherente con lo establecido en los instrumentos archivísticos, hace viable el control sobre la documentación.
- Ejecutar una constante depuración teniendo como base las Tablas de Valoración Documental. Aunque los documentos no estén ocupando un espacio físico, y no estemos viendo carpetas por doquier, algo que permite la evolución de la gestión es la depuración. Siempre es importante tener presentes los documentos que sean obsoletos, para empezar un proceso de eliminación y así, de limpieza del archivo.
- Revisa las copias de seguridad y mantén en constante control los documentos y su seguridad.
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Recuerda que cada actividad es determinante a la hora de llevar a cabo la digitalización de documentos; por lo tanto, cada procedimiento debe seguirse de la mejor manera, en pro de la eficiencia en la búsqueda, revisión y almacenamiento de la información.
El crecimiento empresarial va de la mano con la automatización de los procesos.
