¿Cómo establecer el alcance del proyecto?

Es muy importante establecer de forma correcta el alcance de un proyecto, ya que los cambios al alcance que se implementan luego de que comiencen los  trabajos, tendrán un efecto mayor sobre el cronograma y el costo del proyecto, que los cambios que se implementan durante la fase de inicio o planificación; por lo tanto, es de suma importancia que se defina bien  antes de comenzar los trabajos.

Sabiendo esto,  es oportuno  disminuir los cambios que se le puedan hacer al  alcance, especialmente cuando se comienzan los trabajos. Para hacer esto, tenemos que desarrollar lo más exactamente posible el alcance del proyecto, lo cual se puede conseguir realizando  algunos pasos  que, en mi opinión, conducirán a una buena definición del alcance del proyecto:

Primer paso: Se debe   puntualizar y evidenciar la mayor cantidad de información relacionada con el proyecto, de esta manera podemos  conocer las exigencias que existen al desarrollar un proyecto, estas pueden ser de carácter técnico, legal, ambiental, etc.  

Segundo paso: Identificar a los interesados del proyecto. Esto nos  ayudará a conocer todos los grupos interesados y relacionados en la ejecución del proyecto y la manera en que pueden afectar el desarrollo del mismo, positiva o negativamente. 

Tercer paso: Conocer  la  selección  de las herramientas y técnicas más adecuadas para hacer una correcta definición y una adecuada gestión del proyecto, ya que existen una gran variedad de herramientas para definir o gestionar proyectos, por lo tanto debemos hacer un análisis de cuáles son las más apropiadas para el proyecto que se va a ejecutar, teniendo en cuenta las diferencias que se presentan en cada caso.

Cuarto paso: Conocer toda la información recopilada nos ayuda a realizar  un desglose del proyecto y definir sus entregables, de esta manera podemos tener un mayor control y/o seguimiento durante la ejecución y se garantiza que se cumplan los objetivos planteados.

Quinto paso: Asegurar la inclusión de  todos los interesados que participarán en las tareas del proyecto, de esta manera podemos identificar, enlistar y secuenciar las actividades de una manera más eficiente.

Sexto paso: Responder a todas las preguntas que pueda tener el equipo del proyecto, sobre aspectos técnicos, entregables o preguntas sobre el cronograma. Debemos alcanzar un acuerdo entre el equipo de trabajo, el gerente y el cliente  sobre el alcance del trabajo y los entregables, debemos documentar este alcance, y finalmente asegurarnos  de que no se realizará trabajo que esté fuera del alcance del proyecto.

Ademas de estos pasos, se puede decir con seguridad que para una buena definición del alcance del proyecto, debemos tener bien desarrollada el Acta de Constitución del proyecto y en esta se debería  incluir también una lista completa de tareas y de entregables que están fuera del alcance del proyecto, ya que como se ha mencionado antes,   los cambios al alcance que se implementan luego de que comiencen los trabajos, tendrán un efecto mayor sobre el cronograma y el costo del proyecto. También debemos asegurarnos de que toda la información se actualiza en el acta de constitución del proyecto y de que el patrocinador, el cliente, y el equipo, firman el acta de constitución del proyecto.